GESTION – ADMINISTRATION

GESTION – ADMINISTRATION.

Le référentiel de certification du baccalauréat Gestion-Administration respecte le cadre général défini par le guide d’élaboration des diplômes professionnels. Il s’agit de fournir ici quelques axes méthodologiques pour en faciliter la lecture et la compréhension.  une structuration strictement identique entre le référentiel d’activités professionnelles et le référentiel de certification C’est ainsi que les compétences, les unités d’enseignement, les unités de certification et les épreuves reprennent le découpage des quatre pôles d’activités décrits dans le référentiel d’activités professionnelles. L’objectif est que tout candidat, quel que soit son statut, puisse relier son activité professionnelle aux exigences certificatives du diplôme ;  la définition des exigences du diplôme à partir de la description des situations professionnelles caractéristiques de la gestion administrative, devant être maîtrisées à l’issue du baccalauréat Gestion-Administration C’est pourquoi le référentiel de certification propose un répertoire exhaustif de 55 situations professionnelles regroupées en 13 classes de situations, correspondant aux 4 pôles du référentiel d’activités professionnelles. A chaque pôle correspond une unité certificative ; les compétences, les critères d’évaluation, la performance attendue et les savoirs associés apparaissent dans la description de chaque situation professionnelle ;  une évaluation du niveau de compétence attendu du candidat par le repérage de sa capacité à traiter, pour une même situation professionnelle, différents niveaux de complexité et différents aléas Ces niveaux de complexité et d’aléas sont ainsi décrits par ordre croissant dans chaque situation professionnelle ;  3 champs distincts de savoirs associés rattachés à chaque situation professionnelle :  les savoirs de gestion et savoirs technologiques qui regroupent les savoirs relevant de la gestion au sens strict, de la comptabilité, de la communication, de l’organisation, de l’administratif, du commercial, de l’informatique et de la bureautique ;  les savoirs juridiques et économiques qui sans reprendre la formulation des programmes du tronc commun de Droit et d’Économie, peuvent y être facilement rattachés ;  les savoirs rédactionnels qui constituent une composante à part entière des savoirs mobilisés et des critères de certification, tant les exigences professionnelles en matière de maîtrise de l’orthographe et de la syntaxe sont reconnues comme essentielles dans les activités administratives (voir Annexe III.c). Ces savoirs sont présents dans 17 situations professionnelles sur les 55 que comporte le référentiel.  les comportements ne font pas l’objet d’une évaluation spécifique Ils sont intégrés dans l’évaluation de la compétence considérant que :  toute action de travail constitue en soi un comportement qu’il n’y a pas lieu de détacher de la partie visible et observable de la compétence ;  s’il existe bien des exigences importantes, d’ordre comportemental imposées par la situation professionnelle, elles figurent en tant que telles, dans les données de la situation à intégrer dans l’activité, au même titre que d’autres normes, procédures ou prescriptions à suivre.  Les aptitudes, de par leur caractère non situé, sont précisées au niveau général de chaque pôle d’activités. C’est ainsi que sont définies quatre aptitudes générales :  Pôle 1 : Aptitude générale à maintenir la relation avec des tiers  Pôle 2 : Aptitude générale à renforcer les liens sociaux  Pôle 3 : Aptitude générale à améliorer la productivité administrative  Pôle 4 : Aptitude générale à accompagner des projets  le passeport professionnel (voir annexe III), utilisé dans le Baccalauréat professionnel Gestion-Administration, constitue le support privilégié des épreuves professionnelles. Il est donc un document obligatoire car, outre son intérêt pour la formation, il constitue une trace visible des activités et des acquis des candidats.

RÉFÉRENTIELS  DU DIPLÔME.

La mission globale du titulaire du baccalauréat professionnel Gestion-Administration consiste à prendre en charge les activités relevant de la gestion administrative, principalement au sein d’entreprises de petite et moyenne taille (artisanat, commerces, TPE, PME-PMI, ETI), de collectivités territoriales, d’administrations ou encore d’associations. L’activité du titulaire du baccalauréat professionnel Gestion-Administration se situe dans un contexte de mutation profonde des métiers administratifs notamment en raison de l’impact des restructurations, des nouvelles formes d’organisation du travail, de la dématérialisation des informations et des évolutions technologiques. Gestionnaire administratif est l’appellation générique utilisée pour désigner un métier qui peut prendre des formes diverses selon les types d’organisations et les secteurs d’activités. Toutes les appellations font cependant référence à la prise en charge d’activités administratives très marquées par les formalismes administratif, règlementaire et juridique. La gestion administrative possède à la fois une dimension transversale et spécifique : – transversale, car la composante administrative existe naturellement dans chaque fonction, processus ou projet, mis en place dans tout type d’organisation, mais aussi parce qu’on assiste à une forte mutualisation des fonctions administratives ; – spécifique, au sens où la gestion administrative intègre les particularités des contextes d’exercice et des secteurs d’activités, notamment en ce qui concerne les domaines juridique et règlementaire. La prise en charge des activités de gestion administrative implique donc de la part du gestionnaire administratif, à la fois : – une grande multivalence au sens où les interventions sur les processus de gestion, commerciaux, de communication et de GRH mobilisent un périmètre très large de connaissances techniques, de gestion, juridiques, économiques et commerciales qui nécessitent d’être articulées et combinées entre elles pour répondre aux besoins de gestion ; le tout associé à une réelle professionnalité relationnelle ; – une forme de spécialisation qui porte moins sur une expertise bureautique ou comptable que sur l’appropriation des contextes d’exercice et des secteurs d’activités ou encore le développement de compétences spécialisées sur un service particulier. II.1.2. Les activités constitutives de la mission Dans un contexte maîtrisé, porteur de spécificités, le titulaire du baccalauréat professionnel Gestion-Administration est conduit, dans les limites de sa responsabilité et de son autonomie, à : – prendre en charge les différentes dimensions administratives des activités de gestion, commerciales, de communication, de gestion du personnel, de production ainsi que celles associées à la mise en œuvre de projets au sein de l’organisation ; – assurer l’interface entre les différents acteurs internes et externes de l’organisation. Il doit donc mobiliser une véritable professionnalité relationnelle visant à maintenir et développer les relations tout en étant porteur de l’image et des valeurs de l’organisation. Une grande rigueur rédactionnelle est, de ce point de vue, exigée ; – inscrire l’action administrative au cœur des systèmes d’information et des évolutions technologiques notamment en intégrant dans toutes les activités une culture quantitative permettant de traiter et structurer l’information de gestion en vue de la mettre au service des décideurs ; – assurer l’organisation et la gestion matérielle du service ou de l’entité.

L’ensemble de ces activités de gestion administrative vise très généralement à sécuriser les opérations, les processus et les projets, développés par l’organisation, dans toutes leurs composantes : relationnelle, informationnelle, organisationnelle, opérationnelle, documentaire et règlementaire. De ce point de vue, le gestionnaire administratif, par sa maîtrise des contextes et par sa discrète, mais réelle, efficacité opérationnelle, devient un acteur incontournable de l’organisation, dans ses rôles d’assistant auprès des responsables, de référent reconnu par les tiers et de support pour les autres membres de l’entité. Le titulaire du baccalauréat professionnel Gestion-Administration participe, avec une plus ou moins grande autonomie et un niveau de responsabilité variable selon la taille de l’organisation ou du service, aux activités suivantes : – Gestion administrative des relations externes. Les tâches réalisées se situent :  dans le cadre du processus achats, avec les fournisseurs (prestataires compris) et les sous-traitants ;  dans le cadre des processus de vente de biens et de services marchands mais aussi de mise à disposition de biens et de services non marchands, avec les prospects, les clients, les usagers, les donneurs d’ordre ;  dans le cadre de la consolidation des relations avec les banques, les administrations et les partenaires-métiers. – Gestion administrative des relations avec le personnel. Les tâches réalisées concernent :  les opérations courantes de gestion du personnel (tenue des dossiers du personnel, gestion des absences et congés, déplacements, information) ;  la GRH (recrutement, intégration, suivi de carrière, formation) ;  le suivi administratif financier (rémunérations et budgets de personnel) ;  la représentation et les relations sociales (instances représentatives, tableaux de bord sociaux, procédures de sécurité, santé, actions sociales et culturelles). – Gestion administrative interne. Les tâches réalisées relèvent de la gestion :  du système d’information de l’organisation (veille, collecte, recherche, production et diffusion des informations) ;  des divers modes de travail (réunions, courrier, téléphone, messagerie, espaces collaboratifs) ;  des espaces de travail et des ressources (accueil des visiteurs, aménagements, maintenances, stocks de fournitures et consommables, budgets de fonctionnement) ;  du temps (tenue et synchronisation des agendas, planification et suivi des tâches). – Gestion administrative des projets. Les tâches réalisées portent sur la composante administrative de tout type de projet développé au sein de l’organisation, elles concernent :  le suivi opérationnel du projet (descriptif du projet, base documentaire, états budgétaires, formalités, et autorisations, planning de réalisation, relations entre les acteurs du projet, réunions, suivi logistique du projet, dysfonctionnements) ;  l’évaluation et la clôture du projet. II.2. Contexte professionnel II.2.1. Emplois concernés Les appellations les plus courantes correspondant à ce profil d’emploi sont :  Gestionnaire administratif,  Assistant administratif,  Employé administratif,  Secrétaire administratif,  Technicien des services administratifs,  Adjoint administratif,  Agent de gestion administrative,  Assistant de gestion,  Gestionnaire commercial,  Gestionnaire du personnel,  etc. II.2.2. Types d’organisations Les emplois de gestionnaire administratif se rencontrent dans les organisations qui requièrent : – soit une forte polyvalence, comme les entreprises de petite dimension, les commerces, les entreprises libérales, les entreprises d’artisanat ou encore les structures associatives couvrant tous les secteurs d’activités. Le gestionnaire administratif occupe alors un rôle central auprès du responsable, dans les relations avec les tiers, notamment les administrations ou organismes partenaires-métiers, ainsi qu’avec les personnels.