Généralités sur les clôtures de caisse

Gestmag est un logiciel de gestion commerciale complet, avec une orientation « logiciel de caisse » pour les ventes quotidiennes en magasin. Il permet de gérer les ventes suivantes :
Les ventes d’entreprise, avec factures, clients en compte et règlements à échéance. g Les ventes magasin, avec tickets de caisse et règlement comptant et immédiat.
Pour la première partie, on se réfèrera au processus du cycle de vente traditionnel, tandis que pour la partie caisse, on pourra consulter le livret VI qui décrit complètement le processus des ventes en caisse.
Ce module VII fait donc suite au précédent et s’intéresse aux diverses procédures de la « clôture de caisse » qui intervient à la fin de chaque période de vente.

Durée de la période de caisse

Généralement, une session de caisse dure une journée. La caisse est déclarée « ouverte » en début d’activité le matin, et « fermée » en fin d’activité le soir.
Cette périodicité est imposée par la loi fiscale qui oblige à ce que toutes les opérations d’un même jour soient consignées au titre de ce jour. A l’époque du crayon mine et du cahier d’écolier, les caisses enregistreuses électro-mécaniques étaient les seules solutions pour satisfaire à cette obligation. Maintenant que les ordinateurs ont pris le pouvoir, l’horodatage et le tri temporel des actes de vente est devenu tellement facile qu’on ne se pose même plus la question de respecter cette ancienne loi. Cependant, les clônes modernes des caisses enregistreuses utilisent toujours cette notion de période où on commençait la vente à un moment de la journée pour la terminer à un autre. Le logiciel Gestmag ne fait pas exception, et il permet de définir des périodes de clôture différentes, qui se définissent et se règlent dans le menu « paramétrage du logiciel », onglet principal « société ».

Clôture journalière
C’est l’option traditionnelle d’une clôture par jour de travail que l’on utilisera le plus souvent. Une personne ouvre la caisse le matin et clôture celle-ci le soir quand les ventes sont terminées. Si la personne responsable de la clôture est indisponible en fin de journée, Gestmag permet de ne clôturer que le lendemain matin, avant de commencer les opérations de la nouvelle journée.

Clôture par période
Dans le logiciel Gestmag, les ventes sont automatiquement datées. En conséquence, si le magasin est tenu exclusivement par son responsable, on peut admettre des périodes de clôture plus longues, tout en respectant la législation par l’identification journalière des ventes.

Clôture horaire
Dans l’ère de la nouvelle distribution, les horaires d’ouverture des magasins et les jours ouvrés se sont fortement étalés, aussi ce n’est pas toujours la même personne qui tient la caisse entre le début et la fin de la période des ventes. (exemple : restauration ou GMS).Dans ces cas là, on procèdera à des clôtures horaires au moment des changements de poste, de façon à donner quitus de sa gestion à la personne qui vient de terminer sa session de vente en caisse.

Cycle d’une clôture de caisse

L’opération d’ouverture et de clôture d’une caisse est purement financière. On se borne à comptabiliser les recettes et les dépenses de la journée, en les ventilant entre les divers moyens de paiement. On comptabilisera au titre des ventes comptant de la journée les règlements déposés le jour même par les clients, mais aussi les chèques qui avaient été déposés antérieurement et qui arrivent à échéance ce jour là (il s’agit des tick est de vente à crédit réalisés antérieurement). Ceci aura son importance au moment de la prise en compte des chèques différés. Cet aspect financier est légalement la seule obligation de la clôture de caisse. Ce qui concerne les statistiques sur les produits vendus, leur nature et les marges n’est nullement obligatoire, même si c’est parfois l’aspect le plus intéressante pour le responsable du magasin. La vie et la clôture d’une journée de vente consiste donc à mesurer les points suivants :g Ouverture de caisse en début de journée : combien y a-t-il d’espèces dans la caisse ? g Vente de produits avec divers moyens de paiement dans la journée, g Valeur des prélèvements d’espèces en caisse pour des achats de biens ou services, g Valeur des retraits d’espèces de caisse pour versement vers un compte bancaire, g Valeur des apports en espèces à la caisse pour conserver celle-ci positive, g Fermeture de caisse en fin de journée : combien reste-il d’espèces dans la caisse ?