Formation présentation de l’environnement d’Access

LES FORMULAIRES

CREATION D’UN FORMULAIRE :

1. Activez la fenêtre base de données par le menu FENETRE. Ou Cliquez sur le bouton
2. Cliquez sur l’onglet
3. Commande : INSERTION FORMULAIRES Ou Cliquez sur le bouton NOUVEAU.
5. Dans la liste choisissez une des options de Formulaire : Mode Création (Permet de crée vos formulaires à la main) ; Formulaire instantané Colonne simple (Représente un seul enregistrement à la fois à l’écran) les champs étant disposés les uns au-dessous des autres ;
Formulaire instantané Tabulaire (Les enregistrements apparaissent sous une forme de tableau) ;
Formulaire instantané Feuille de données (Crée un formulaire en tout point identique au mode d’affichage Feuille de données) ;
Assistant Formulaire (Permet de choisir précisément les paramètres du formulaire) ;
Assistant graphique (Représente certains champs numériques sous une forme graphique ;
Assistant Tableau croisé dynamique (Crée un formulaire Access à l’aide d’un tableau croisé dynamique) ;
5. Dans la liste déroulante en-dessous, choisissez la table ou la requête source à partir de laquelle vous souhaitez créer un formulaire de saisie.
6. Validez en cliquant sur le bouton OK.

PERSONNALISER UN FORMULAIRE :

1. Cliquez si besoin sur le bouton
2. Commande : AFFICHAGE POPRIETES OU Cliquez sur le bouton
3. Cliquez sur l’onglet FORMAT.
4. Remplissez ou modifiez les différentes propriétés proposées.
LEGENDE : saisissez le texte devant apparaître dans la barre de titre de la fenêtre du formulaire,
AFFICH PAR DEFAUT : choisissez entre affichage enregistrement par enregistrement (option mode simple), un affichage des enregistrements à la suite les uns des autres (option Mode continu), ou un affichage ressemblant au mode Feuille de données (option Feuille de données),
AFFICH AUTORISE : choisissez l’autorisation d’affichage seulement en mode Formulaire (option Formulaire), ou dans les deux modes (option les deux),
BARRE DEFILEMENT : déterminez l’affichage de l’ascenseur horizontal (option Horizontale), de l’ascenseur vertical (option Verticale), des deux (option les deux), ou d’aucun (option Aucun) ,
AFFICHER SELECTEUR : choisissez l’option Non si vous souhaitez masquer le rectangle à gauche de chaque enregistrement (et qui permet sa sélection),
BOUTONS DE DEPLACEMENT : choisissez l’option Non si vous souhaitez masquer les boutons de déplacement d’enregistrements,
DIVISEURS D’ENREGISTREMENT : choisissez l’option Non si vous souhaitez masquer le trait de séparation entre chaque enregistrement,
TABLEAU AJUSTEE : choisissez l’option Non si vous ne souhaitez pas ajuster la taille du formulaire de manière à afficher complètement un enregistrement à l’écran,
AUTO CENTER : choisissez l’option Non si vous ne souhaitez pas centrer le formulaire dans la fenêtre d’Access lors de son ouverture,
STYLE BORDURE : choisissez l’option Aucun, Trait simple fixe ou Trait double fixe si vous ne souhaitez pas redimensionner la bordure de la fenêtre du formulaire,
BOÏTE CONTRÖLE : choisissez l’option Non si vous souhaitez masquer les boutons de réduction, d’agrandissement et de fermeture de la fenêtre du formulaire,
BOUTONS MINMAX et BOUTON FERMER : choisissez de masquez individuellement les boutons de réduction, d’agrandissement et de fermeture de la fenêtre du formulaire,
LARGEUR : modifiez éventuellement la largeur de la fenêtre du formulaire,
IMAGE, MODE D’AFFICHAGE DE L’IMAGE, ALIGNEMENT D’IMAGES et MOSAÏQUE D’IMAGES : déterminez la provenance et le mode d’affichage et de présentation d’une image devant apparaître au fond du formulaire,
POLICES IPMRIMANTE : choisissez l’option Oui si vous souhaitez visualiser le formulaire uniquement avec des polices imprimante,
GRILLE X et GRILLE Y : modifiez éventuellement les tailles des grilles horizontales et verticales qui permettent un alignement précis des objets contenus dans le formulaire.
6. Cliquez sur l’onglet DONNEES.
6. Remplissez ou modifiez les différentes propriétés proposées.
SOURCE : sélectionnez la table ou la requête dont les enregistrements sont présentés par le formulaire,
FILTRE : saisissez éventuellement le nom d’un filtre à appliquer à l’ouverture du formulaire,
TRI PAR : saisissez un nom de champ (ou plusieurs noms séparés par des points-virgules) servant de clé de tri,
FILTRAGE AUTORISE : choisissez l’option Non si vous souhaitez interdire l’utilisation de filtres,
MODIF AUTORISEE : choisissez l’option Non si vous souhaitez interdire la mise à jour des enregistrements,
SUPPR AUTORISEE : choisissez l’option Non si vous souhaitez interdire la suppression d’enregistrements,
AJOUT AUTORISE : choisissez l’option Non si vous souhaitez interdire l’ajout d’enregistrements,
ENTREE DONNEES : choisissez l’option Oui si vous souhaitez autoriser uniquement l’ajout d’enregistrements,
VEROUILLAGE : n’est utile que si base de données est utilisée par plusieurs personnes en même temps au travers d’un réseau de micros. Dans ce cas, vous pouvez déterminer si seul l’enregistrement en cours de modification est verrouillé pour les autres utilisateurs (option Enr. modifié), ou si toute la table ou requête source est verrouillée (option Général), ou si aucun verrouillage n’est appliqué (option Aucun).
7. L’onglet EVENEMENT : détermine les macros ou les fonctions qui doivent être exécutées lors des différentes phases d’utilisation du formulaire.
8. L’onglet AUTRES : regroupe des propriétés utilisées lors de la création de formulaires sophistiqués utilisant notamment des barres de menus ou des rubriques d’aide personnalisées.
7. L’onglet TOUTES : reprend toutes les propriétés des quatre autres onglets.

CREATION MANUELLE D’UN FORMULAIRE :

Pour créer manuellement un formulaire, choisissez une table / requête et sélectionner Mode Création dans la boite de dialogue Nouveau formulaire.
Pour placer un champ dans le formulaire, il suffit de le faire glisser depuis la liste des champs sur la zone Détail. Pour obtenir un positionnement homogène de plusieurs champs, sélectionnez-les en maintenant la touche Maj enfoncée et lancez une des commandes Aligner dans le menu Format. Vous pouvez également utiliser les commandes Espacement horizontal et Espacement vertical du menu Format pour répartir uniformément les champs sur la zone Détail.
La police et les attributs utilisés peuvent être modifiés à l’aide de la barre d’outils Mise en forme.
Sélection Assistant Contrôle
Intitulé Zone de texte
Groupe d’options Bouton bascule
Bouton d’option Case à cocher
Zone de liste modifiable Zone de liste
Bouton de commande Image
Cadre d’objet indépendant Cadre d’objet dépendant
Saut de Page Contrôle Onglet
Sous-formulaire Trait

Rectangle Autres contrôles

1. Mise en forme conditionnelle :
Sélectionnez le contrôle concerné et lancez la commande Mise en forme conditionnelle dans le menu Format.
Format par défaut : définit le format du contrôle lorsque aucune des conditions définies dans la partie inférieure de la boîte de dialogue n’est satisfaite.
Condition1 : définit une condition et la mise en forme correspondante.
2. En-tête et pied de formulaire :
Pour accéder à l’en-tête et au pied de formulaire, vous utiliserez la commande En-tête/pied de formulaire dans le menu Affichage.

L’ASSISTANT FORMULAIRE :

L’assistant formulaire permet de choisir précisément la présentation d’un formulaire. Pour l’utiliser, il suffit de choisir une table et de sélectionner Assistant Formulaire dans la boite de dialogue Nouveau formulaire :
1. Désigner les champs de table / requête à intégrer dans le formulaire.
2. Indiquez le type de formulaire souhaité (Colonne simple, Tabulaire, Feille de données ou Justifié).
3. Choisissez le style de présentation en vous aidant de la zone d’aperçu.
4. Cette étape permet de nommer le nouveau formulaire et de choisir son mode d’ouverture (saisie ou création).
MODIFICATION D’UN FORMULAIRE :
Pour modifier un formulaire existant, il suffit de basculer en Création : d’utiliser la liste des champs, la boîte à outils et la barre d’outils Mise en forme pour effectuer vos modifications.
SAISIE DANS UN FORMULAIRE :
Dans la partie inférieure de la fenêtre, le navigateur Enr permet de déplacer la fenêtre de visualisation dans la table et de saisir un nouvel enregistrement.
Pour modifier un champ, vous pouvez cliquer dessus ou utiliser le clavier :
La touche Tabulation ou la touche Entrée donne accès au prochain champ.
La combinaison Maj+Tab donne accès au champ précédent.
Les déplacement de champ en champ suivent l’ordre de tabulation. Si les champs ne se trouvent pas dans l’ordre souhaité, lancer la commande Ordre de tabulation dans le menu Affichage et modifiez l’ordre des champs dans la boîte de dialogue (Technique glisser-déposer).
Pour supprimer l’enregistrement courant, lancez la commande Sélectionner l’enregistrement dans le menu Edition puis appuyez sur la touche Suppr du clavier.
RECHERCHE DES DONNEES :
Lancez la commande Rechercher dans le menu Edition, appuyez sur Contrôle+F ou cliquez sur l’icône Rechercher dans la barre d’outils Mode Formulaire pour rechercher des données dans un formulaire.
TRI ET FILTRAGE DES DONNEES :
Pour trier les enregistrements affichés dans un formulaire, cliquez sur le champ à trier, puis sur l’icône Tri croissant ou Tri décroissant de la barre d’outils Mode formulaire.
Pour limiter les enregistrements affichés dans un formulaire, vous pouvez utiliser :
Le filtre par sélection : C’est le plus élémentaire. Pour l’utiliser, vous devez repérer un enregistrement qui contient la valeur du champ que vous souhaitez filtrer. Par exemple, pour limiter l’affichage aux enregistrements dont le champ « X » vaut « y », visualisez un tel enregistrement, double-cliquez sur le champ « X » pour le sélectionner et cliquez sur l’icône Filtre par sélection dans la barre d’outils Mode formulaire. Seuls les enregistrements dont le champ « X » vaut « y » sont affichés.
Pour annuler le filtre et afficher tous les enregistrements, Lancer la commande Afficher tous les enregistrements dans le menu Enregistrements, ou cliquez sur le bouton Supprimer le filtre dans la barre d’outils Mode Formulaire.
Le filtre par formulaire : est bien plus performant, car il permet d’utiliser plusieurs critères de filtrage à la fois :
Cliquez sur le bouton Filtre par formulaire dans la barre d’outils Mode Formulaire. Toutes les valeurs de champs disparaissent.
Sélectionnez les valeurs recherchées en utilisant les listes déroulantes de chaque champ ou en entrant un modèle de recherche, seuls les enregistrements qui respectent toutes les conditions seront visualisés. En sélectionnant l’onglet Ou, vous pouvez définir un autre ensemble de conditions.
Cliquez sur l’icône Appliquer le filtre dans la barre d’outils Filtrer / Trier. Vous pouvez également Appliquer le filtre/tri dans le menu Filtre. seuls les enregistrements qui correspondent aux critères apparaissent dans le formulaire.
Pour annuler le filtre et afficher tous les enregistrements, Lancer la commande Afficher tous les enregistrements dans le menu Enregistrements, ou cliquez sur le bouton Supprimer le filtre dans la barre d’outils Mode Formulaire.
Les requêtes sont l’outil de filtrage le plus efficace d’Access. Pour définir un filtre plus complexe, vous créerez une requête et vous définirez, si nécessaire, un formulaire basé sur cette requête. Un filtre par formulaire vous pouvez le sauvegarder en tant que requête, (la commande Enregistrer comme requête dans le menu Fichier).
EXECUTER UN FORMULAIRE A L’OUVERTURE D’UNE B.D :
Afin d’automatiser le fonctionnement d’une base de données, il est possible de définir le formulaire affiché lors de son ouverture, (Commande Démarrage dans le menu Outils et choisissez le formulaire à afficher dans la liste déroulante Afficher formulaire/page).