Formation Excel fonctionnalités d’un tableur et stockage des données

Notions de base

Définition

Un tableur est un logiciel permettant de manipuler des données et d’effectuer automatiquement des calculs sur des nombres stockés dans un tableau. Il est ainsi possible d’automatiser des calculs complexes mettant en jeu un grand nombre de paramètres en créant des tableaux appelés feuilles de calcul.
Il existe de nombreux tableurs développés par les grands éditeurs. Les principaux tableurs sont :
– Microsoft Excel, de la suite bureautique Microsoft Office
– Sun StarOffice Calc, de la suite StarOffice
– OpenCalc, de la suite OpenOffice
– IBM/Lotus 1-2-3 de la suite SmartSuite
– Corel Quattro Pro de la suite WordPerfect
– KSpread de la suite libre KOffice sous Linux

Fonctionnalités d’un tableur

Saisie directe des contenus des cellules.
L’utilisateur tape directement les données dans les cellules du tableur. Ceci suppose un ensemble de commandes pour se déplacer dans la feuille, sélectionner des cellules, saisir, modifier des valeurs ou des formules, ou encore créer des formulaires types.
Importation de données depuis d’autres sources (Bases de données, traitements de texte…).
Souvent, l’entreprise possède une base de données où sont rangées les informations relatives à son activité. Le tableur permet de les lire directement dans la base (sans les ressaisir) pour les manipuler.

Stockage des données
Les feuilles et les classeurs peuvent être enregistrés et servent ainsi de zones de stockage d’information.
Calculs mathématiques scientifiques, financiers, statistiques… sur les nombres, les dates et les heures.
Il existe bon nombre de fonctions prédéfinies qui permettent aisément d’établir des statistiques, faire des cumuls, (par exemple un compte de résultat ou un bilan).

Résolution de problèmes (maximisation de gains, minimisation de pertes…).
Le tableur permet aussi de trouver les données qui optimisent ou qui permettent d’atteindre un résultat.
Par exemple « Combien dois-je faire de kilomètres par an avec ma voiture pour qu’une imposition aux frais réels soit avantageuse ? »

Simulations
Le tableur permet de faire automatiquement des calculs sur un ensemble de données possibles et de présenter les résultats obtenus dans chaque cas. Par exemple, supposons qu’une société veuille lancer une nouvelle gamme de produit, elle construit plusieurs scénarios de ventes et le tableur calcule quels seraient les éventuels bénéfices ou pertes dans chacun des cas.

Synthèses
C’est l’ensemble des opérations qui permettent de rassembler plusieurs résultats en un seul. Par exemple, une société peut construire un bilan de son activité en reprenant chacune des feuilles de ses représentants.

Analyse
Le tableur peut participer à l’analyse de données, offrir des outils pour interpréter l’observation d’ensembles de résultats (traitement d’enquêtes, …).
Présentation de Microsoft Excel
Microsoft Excel est le tableur de la suite bureautique Microsoft Office. Pour le lancer il suffit de cliquer sur l’icone appropriée de votre menu Démarrer (sous Windows) ou bien de cliquer sur un fichier Excel (dont l’extension est .xls).
Un document Excel est appelé classeur, il contient une ou plusieurs feuilles de calcul, présentes sous formes d’onglets en bas de page.
Elle est composée de divers éléments :
1. Une barre de titre indiquant le nom de l’application ainsi que le nom du classeur ouvert
2. Une barre de menu permettant d’accéder aux différentes fonctions du tableur
3. Une barre d’outils proposant sous forme d’icônes des accès directs aux principales fonctionnalités. Il est intéressant de noter que cette barre peut-être personnalisée afin de vous permettre de mettre des raccourcis vers les fonctionnalités que vous utilisez le plus souvent.
4. Une barre de formules donnant l’adresse de la cellule sélectionné et indiquant son contenu. La barre de formule vous permet ainsi de saisir les données à insérer dans les cellules.
5. La feuille de calcul est l’élément clé du tableur, c’est le tableau contenant toutes les cellules. En bas de la feuille de calcul affichée se trouvent des onglets permettant de passer d’une feuille de calcul à une autre.
6. Une barre d’état donnant des informations sur les actions à entreprendre. Par défaut le message prêt est affiché dans la barre d’état..