Excel avancé des rappels et compléments

Excel en tant que mini-SGBD

Nous allons voir ici, comment utiliser Excel en tant que mini-SGBD: utiliser les feuilles en tant que table (relation) Nous allons donc pouvoir fusionner des données, les sélectionner, etc. (nous avions déjà vue comment trier des données). Vous remarquerez immédiatement les limites ; avec Access (le SGBD d’Office), ces limites seront dépassés (notamment par les requêtes SQL). Nous verrons cela bientôt mais avec un peut de temps car cela n’est pas si évident que cela (faut bien terminer par le plus dure…)

Filtres automatiques

Dans une feuille (ou une plage de données) en tant que table, on peut sélectionner (et ne pas faire apparaître les autres) certaines données. Exemple d’une table en Excel:
Cela correspond àla table Enseignant(Nom,Prénom,Statue)
Noms des colonnes
Pour chaque colonne, on peut sélectionner quelles sont les lignes qui nous intéresse Comme, on peut moduler ces choix, on parle alors de tableau dynamique (en SQL, nous verrons que cela correspondra la clause WHERE…) Puis, on clique sur la colonne Statue, et on choisit MCF. On obtient alors Démo Flash trouvée sur http://top-assistante.com Reproduction copyrighté… Double-clic sur l’icône pour avoir la démo Filtre1.swfOn peut aussi choisir des filtres plus élaborés Pour cela, on clique sur une des colonnes puis on choix «personnalisé»: Il existe plusieurs variantes comme «commence par», «se termine par» etc…

Sous-totaux

Comme on peut sélectionner des lignes du tableaux (filtre), il est possible de faire des calculs sur les sous parties de ce même tableau Prenons cet exemple : Nous souhaitons les ventes totales Pour chaque entreprise… Notez qu’il faut que les données soient triées Puis faisons les totaux des ventes de chaque entreprise. Pour cela, il faut cliquez dans le menu «Donnée» puis sélectionner «Sous-totaux».
Nous pouvons alors choisir : Le champ «A chaque changement de :»on sélectionne sur quel champs nous souhaitons un sous total. Ici par entreprise. «Utiliser la fonction»: plusieurs fonctions sont à notre disposition mais celle que nous allons utiliser est bien entendu «Somme» «Ajouter un sous-total à:» ici, il nous faudra cocher «Vente» pour totaliser les ventes par entreprise «Remplacer les sous-totaux existants : il est préférable de laisser cette case cochée. Si vous avez déjà utilisé la fonction Sous-totaux pour obtenir d’autres résultats, ceux-ci seront donc effacés au bénéfice des nouveaux calculs. Saut de page entre les groupes : cette option permet d’obtenir, automatiquement, une page par entreprise. Soyez prudents dans son utilisation. Ici, nous n’avons que 9 entreprise (donc au minimum 9 pages), mais si nous en avions eu 150, cela n’aurait pas été sans incidence ! Synthèse sous les données : les résultats sont groupés à chaque changement d’entreprise.