ETUDE DES PROBLEMATIQUES DE L’APPUI EN
APPROVISIONNEMENT DU MONDE RURAL

Incompatibilité de fonctions

Cette incompatibilité concerne le poste de responsable en approvisionnement et financier de l’organisation. La fonction approvisionnement et financière est occupée par une personne qui doit maîtriser la gestion en finance, en stock et en comptabilité. La tâche relative à la gestion de stock se concrétise par un inventaire fait pour chaque fin d’exercice. Les opérations à effectuer pendant l’inventaire sont : – le comptage physique – le comptage comptable – comparaison du comptage physique au comptage comptable. – mise en relief d’écarts entre deux comptages (comptages d’inventaire) – la recherche des anomalies – la justification des anomalies – le redressement des anomalies 37 Mais par l’absence d’un magasinier, le responsable approvisionnement et financier est chargée de mettre en place une gestion rigoureuse et un système de sécurité des produits stockés, il réglemente l’entrée et la sortie de ces produits. . Il s’occupe autant du travail de magasinier et d’approvisionnement et financier (RAF) et le magasin sont deux fonctions pertinemment différentes et devraient être gérées et la charge de deux personnes différentes. Notons que les diverses opérations chargées par le magasinier sont la réception, rangement, conservation, prélèvement et la distribution. Au moment de la réception, le magasinier doit vérifier si les produits livrés ne sont pas conformes aux colis annoncés par le bon de livraison de fournisseur. Il enregistre mouvement d’entrée et de sortie de stocks dans les fiches de stock. Le rangement correspond à l’enregistrement des produits dans la fiche de stock selon l’emplacement de la matière qui vient d’être livré est rangé. La conservation est une opération qui donne naissance à un inventaire par comptage. La conservation est expliquée par l’enregistrement des produits stockés dans des fiches de stock en quantités et en valeurs. Le prélèvement n’est que la sortie du magasin. Ce prélèvement ne fait que sur ordre, c’est à dire les produits et les articles demandés doivent être sorties accompagnés de bon de sortie rempli par un magasinier suivi d’une mise à jour et d’une tenue des fiches de stock dont le modèle est en annexe II. Ce bon de sortie est visé au service de l’approvisionnement ou de la direction après avoir été valorisé par le magasinier. Quant à la distribution, il appartient au magasinier d’organiser les transports des produits demandés par les clients. Cela explique l’importance des tâches d’un magasinier. Elles méritent d’être gérées et exécutées sérieusement car l’inventaire fait par le responsable approvisionnement et financier en dépend. . En outre, l’inventaire est un outil de vérification de l’anomalie ou de la dépréciation des produits stockés. Cette opération sert aussi à connaître la situation des stocks au début et à la fin de chaque exercice. Stocks au début = stock initial = stock final – Entrée + sortie Stocks à la fin = stock final = stock initial – Entrée + sortie 38 L’entrée se définit comme l’ensemble des achats des matières premières ou des matières fournitures et consommables qui nécessitent d’être stockés. L’acquisition de ces matières se fait par la comparaison des prix fournisseurs et des besoins. La qualité est d’une part la préservation du rapport qualité/prix et d’autre part la rapidité de livraison qui est toujours à maintenir. La sortie se définit ainsi comme les stocks de matière première nécessaire pour la fabrication d’un bien soit des stocks de produits finis qui doivent être sorties d’un magasin lors de l’opération d’une vente. En bref, on peut dire que le travail de responsable approvisionnement et financier et le magasin sont dépendants. Ces travaux devraient être au mieux gérés par deux personnes différentes vu la complexité et l’importance de leurs tâches respectives. Le fait d’attribuer ces deux tâches à une même personne pourrait entraîner l’insécurité des produits stockés car l’omission faite par le RAF est une éventualité. Il est plus libre de faire tout acte d’infraction car c’est à lui seul, de gérer, de réglementer l’entrée et la sortie de tout article stocké. Mais en conséquence, il peut être le seul responsable à qui incombe les anomalies en cas de contrôle: suivi par la direction et l’obligation de prouver les manques et les disparitions. Cette année, pourtant une instabilité dans la fonction du RAF a été constatée mais qui s’est concrétisée finalement par un recrutement sérieux. Actuellement, le RAF en fonction, malgré sa nouveauté au sein de l’ONG, est l’homme qu’il faut à la place qu’il faut. Néanmoins, des responsables plus anciens peuvent aider pour les autres explications. Cette instabilité est ressentie au niveau de la clôture pour fin d’exercice de la comptabilité financière et pour l’établissement des états financiers et du bilan de l’organisme. Le nouveau venu doit d’abord se mettre au courant et essayer d’assimiler tous les systèmes de l’organisme et de revoir toutes les installations, soit au niveau numérique, soit dans les documents exploitables. Ce qui prend énormément de temps. Il est tenu de s’intégrer au contexte existant et ensuite évaluer avant de présenter sa propre conception au niveau de la direction. 

Cumul de fonctions

Ce cumul de fonctions est expliqué par le fait qu’une seule personne s’occupe de plusieurs fonctions à la fois. Par exemple, le responsable approvisionnement et financier il s’occupe de la fonction de la comptabilité, approvisionnement et financier et de celle du magasinier. Ces deux fonctions doivent être exercées simultanément et le fait de les assurer par une personne entraîne la perturbation du système. Prenons aussi le cas d’un responsable de la cellule IEC/Formation/GED/SIG/SGBD. Cette personne n’assure pas tout simplement le rôle d’un responsable d’information et communication, formation, genre et développement, système d’information géographique mais dirige également le personnel. Ces deux fonctions doivent être assurer au moins par deux personnes différentes. Le cumul de fonction provoque le retard d’exécution de certaines tâches. Ce cumul des fonctions a une influence sur la santé d’une personne aussi car une seule personne n’arrive pas à exécuter deux tâches différentes en même temps au sein d’un même organisme. Cela entraîne fatigue ou surménage. Au sein de l’ONG, le personnel est en nombre assez restreint. Il existe un style de management propre à la capitalisation et au perfectionnement de chaque fonction et de chaque personne. Le cumul de fonction ressenti peut entraîner du retard dans les décisions à prendre et dans l’exécution des travaux.

Le manque de personnel

La structure de l’organe exécutif est composée de: – un Directeur – un responsable approvisionnement et financier – une attachée de Direction, et une assistante IEC/Formation, assistante en SIG/SGBD. – une secrétaire de Direction – trois ouvriers qualifiés et conducteurs d’engins et des véhicules. – deux agents de sécurité – 2 responsables des zones EST et OUEST. Ces personnels sont jugés insuffisants par rapport à l’objet des prestations à réaliser. Ce problème peut souvent entraîner un désaccord entre les personnels.

Démotivation de personnel 

Retard des commandes des clients

La fabrication des petits matériels hydromécaniques et la vente des intrants et des produits agricoles se fait uniquement sur commande. Cela montre que le bon fonctionnement et la réussite des activités de l’organisation non gouvernementale RANO SY VARY SUD dépendent non seulement de la motivation des clients mais autant de la qualité et de la publicité de l’organisation. Après la crise politique qui s’était manifestée à Madagascar en 2002, les commandes des clients ne cessent de diminuer. En d’autres termes cette crise a entraîné le blocage administratif et financier de toute la marche administrative de l’Etat et des partenaires techniques et financiers. Ainsi, les entreprises adjudicataires de marchés ne commandent que sur crédit. Alors que l’ONG prend autant de risque de ne pas être payée, à temps, vu que les charges fixes et certaines variables doivent toujours être payées voire le salaire du personnel, les carburants, l’eau, et l’électricité, garant de fonctionnement de l’ONG. L’évolution des recettes obtenues pour les années 2000, 2001, 2002 représentée dans le tableau ci-dessous explique la régression de la vente et d’autres prestations de service. Ventes et prestations de services 2002 2001 2000 Ventes 37 098 327 42 954 180 193 018 595 Prestations de service 33 954 196 304 408 800 142 187 077 Produits accessoires 11 227 750 2 853 722 17 228 958 D’après ce tableau, la diminution des ventes d’année en année est très marquée contrairement à la Prestation de service qui est très accentuée en l’an 2001 par rapport à celle de 2000 mais en 2002, cette prestation est réduite jusqu’à un taux de 90%. Ceci est expliqué par la concurrence entre les projet/programmes prestataires. Les produits accessoires diminuent en 2001 puis remontent en 2002. En effet pendant cette année 2002, la majorité des recettes de l’organisation non gouvernementale RANO SY VARY SUD proviennent des prestations de service et des produits accessoires. 41 La crise sociopolitique de 2001-2002 a entraîné d’énormes conséquences sur la vie pratique du monde rural. – les financements des Projets / travaux des certains périmètres irrigués sont suspendus – l’insécurité et le vol des bœufs augmentent et sévissent très fréquemment. – l’abus de confiance et l’escroquerie se voient et se pratiquent sous toutes les formes. – les prix des intrants et matériels agricoles augmentent mais le pouvoir d’achat des paysans ne cesse de diminuer. En bref, les associations d’usagers de l’eau des périmètres irrigués vivent encore sous l’impact de cette crise. La suspension de financement des Projets / travaux sur ces périmètres empêche la réhabilitation et l’entretien des réseaux hydroagricoles. Par conséquent, une suspension de la fabrication des matériels hydromécaniques qui suscite la diminution des prestations et des ventes. Les commandes reçues des clients sont irrégulières et attendent le début des travaux de réhabilitation et de constructions. Ce phénomène a une conséquence sur la motivation des personnels qui ont dû subir l’irrégularité de payement des salaires mensuels. La crise sociopolitique de 2002 a entraîné des pertes dans d’autres institutions et a causé de gros dommages à l’organisation non gouvernementale RANO SY VARY SUD.