Etude de la gestion financière d’une microfinance

NOTION SUR L’ANALYSE FINANCIERE

« L’analyse financière est le calcul de ratios analytiques à partir des états financiers, et l’interprétation de ces ratios en vue de déterminer des tendances sur lesquelles fonder la prise de décision. »
Éléments d’analyse financière : L’analyse financière consiste à morceler l’information des états financiers de façon à porter un jugement sur la situation et sur les résultats financiers passés du réseau OTIV. Ses objectifs comme nous l’avons vu, sont les suivants : analyser les tendances de l’évolution dans le temps; apprécier la situation financière actuelle ainsi que la progression réalisée; appuyer les processus de prise de décisions ayant un impact sur la progression de l’institution. Principe de base des calculs : En introduisant les états financiers à la section suivante, nous allons présenter de nombreux éléments nécessaires à l’analyse financière. Nous pouvons débuter avec des concepts et méthodes qui sont, en fait, des éléments de base de l’analyse et de gestion financières.

CARACTÉRISTIQUES QUALITATIVES DE L’INFORMATION FINANCIÈRE

Pour les besoins de la prise de décision, les états financiers doivent garantir la transparence sur la réalité de l’entité en présentant une information complète et utile. Cette information doit satisfaire aux caractéristiques qualitatives suivantes :
L’intelligibilité : Une information est intelligible lorsqu’elle est facilement compréhensible par tout utilisateur ayant une connaissance raisonnable des affaires et des activités économiques et de la comptabilité et ayant la volonté d’étudier l’information d’une façon raisonnablement diligente. La pertinence : Une information est pertinente lorsqu’elle peut influencer les décisions économiques des utilisateurs en les aidant à évaluer des événements passés, présents ou futurs ou en confirmant ou corrigeant leurs évaluations passées. La pertinence d’une information est liée à sa nature et à son importance relative.
La fiabilité : Une information est fiable lorsqu’elle est exempte d’erreurs, commissions et de préjugés significatifs, et lorsque son élaboration a été effectuée sur la base des critères suivants : recherche d’une image fidèle ; prééminence de la réalité sur l’apparence ; neutralité ; prudence ; exhaustivité.
La comparabilité : Une information est comparable lorsqu’elle est établie et présentée dans le respect de la permanence des méthodes et permet à son utilisateur de faire des comparaisons significatives dans le temps au sein de l’entité et dans l’espace, au niveau national et international entre les entités.
Ainsi s’achève la première partie de cet ouvrage portant sur les approches théoriques du cadre de notre travail ; ce sont la présentation du réseau OTIV ZAM et la théorie sur la gestion financière. Quant aux entreprises, il existe toujours des problèmes à résoudre qui ne sont pas contenus dans un texte bien rédigé. Pour cela, il faut les formuler en passant par un recueil d’information sur terrain. Cela nous mène à identifier et analyser tout au long dans la deuxième partie les problèmes rencontrés au niveau de la gestion financière du réseau OTIV ZAM.

COMPLICATION SUR LE PROCESSUS DE TRAITEMENT CONSISTANT

Le calendrier fixé par l’UNION mentionnant l’obligation de remettre les reporting avec les remplissages de formulaires du SIG au plus tard le 10 du mois est souvent non respecté par les caisses. Le manque de mise à jour des formulaires et livres comptables est la cause majeure de dysfonctionnement de ce système car l’étape de comptabilisation entre l’opération effectuée au guichet et la transcription au livre comptable nécessite beaucoup des travaux ce qui risque de ne pas avoir les informations à temps réel. D’après le schéma ci-dessus, on va voir les différentes étapes nécessaires pour la réalisation du travail comptable qui rendent difficile pour les employés :
Etape 1 Les opérations ont lieu : Quotidiennement, des multiples d’opérations se sont produits dans chaque OTIV : des retraits et des dépôts d’épargne, des déblocages et des remboursements des crédits, des sorties de fonds pour des divers achats, des adhésions des nouveaux membres, etc.
Etape 2 Saisies : Toutes ces transactions économiques sont enregistrées dans le système comptable à travers la saisie dans le ROBE ou «Récapitulation des Opérations et Brouillard d’Encaisse». En effet toute les transactions de la journée d’ouverture de l’OTIV sont détaillées, dans le formulaire «Récapitulation des opérations et brouillard d’encaisse», par numéro de pièces justificatives et par folio de compte comptable ou de membre, regroupées par rubrique de compte grand livre, séparées en deux sections; débit (retraits, déboursés) et crédit (dépôts, recettes). Le principe repose sur la non nécessité de comptabiliser la contre partie des écritures dépôts et retraits d’argent puisqu’elle se retrouve dans la variation de l’encaisse liquide. D’où économie appréciable de temps, laquelle peut être consacrer à servir plus de membres.
À la fermeture de la journée, le total de chaque rubrique grand livre est porté dans la colonne appropriée du formulaire RQS «Regroupement Quotidien par Service», puis celles-ci sont totalisées. La différence « débit » ou « crédit » obtenue constitue la variation de l’encaisse de la journée. Cette différence reportée sur le formulaire «Récapitulation de l’encaisse» ajoutée ou soustraite au solde de l’encaisse de la journée précédente, donne le nouveau solde de l’encaisse liquide de la journée en cours. Il ne reste qu’à décompter les espèces en main pour en vérifier l’exactitude avec le résultat comptable. Les formulaires «Récapitulation de l’encaisse», «Récapitulation des opérations et brouillard d’encaisse» et «Regroupement Quotidien par Service» sont regroupés dans un seul document.
Etape 3 Les écritures du ROBE sont reportées sur le grand livre : À la fin de chaque journée d’ouverture de l’OTIV, le responsable de l’enregistrement des écritures sur les fiches des comptes grand livre, qui est le gérant, se sert du ou des «Regroupement(s) Quotidien(s) par Service» préparé(s) par le(s) caissier(s),ou bien le « Regroupement Quotidien par Service pour l’Ensemble des Caissiers ». Il additionne le grand livre et en vérifie la balance. En mettant à jour quotidiennement le grand livre de l’OTIV, il est en mesure de connaître en tout temps la situation de l’OTIV et de rattraper promptement les situations de « hors balance » comptable.

PROBLEMES AU NIVEAU DES RESSOURCES HUMAINES

Difficulté sur le remplissage des formulaires : Durant notre recherche, on a constaté que les employés de la caisse à l’occurrence de gérant doivent remplir les formulaires statiques, SIG d’une trentaine de page par jour. Comme le dit employé doit effectuer sa tâche habituelle, par conséquent l’échéancier n’est pas respecté, donc l’envoi des informations à temps ne sera pas possible. Manque du personnel : Dans toute structure surtout au sein d’un établissement financier la présence de nombre suffisant de professionnel qualifié est une condition sine qua non au développement harmonieux. Par ailleurs, on remarque que l’effectif moyen des employés collaborateurs reste encore trois par caisse ; en plus le manque voir même l’inexistence de ressources qualifiées ( comptable) entraîne une difficulté pour l’accomplissement du travail.
Inexistence d’équipements informatiques : C’est un grand problème pour l’OTIV au niveau de son système d’information. Toutes les opérations économiques effectuées dans les caisses de l’OTIV sont traitées manuellement, depuis le moment où elles ont lieu jusqu’au moment où elle apparaît dans les états financiers comme : l’enregistrement des écritures dans le ROBE, report sur le grand-livre, établissement de la balance, vérification des comptes, ajustement des comptes,……

PROBLEMES SUR LA QUALITE DU PORTEFEUILLE DU CREDIT

L’encours de crédits du réseau est le capital restant dû de tous les crédits. Le facteur de risque majeur dans un portefeuille n’est pas constitué par les remboursements en retards mais plutôt par le montant restant dû des crédits ayant des remboursements en retard. Les remboursements en retard constituent un signal d’alarme des difficultés d’un emprunteur, et indiquent que cet emprunteur pourrait s’avérer incapable de payer le solde du crédit; ainsi, c’est le capital restant dû qui doit être considéré comme « à risque ».
Le ratio «portefeuille à risque» ou PAR permet au gestionnaire du réseau de connaître la situation exacte quant au portefeuille qui présente des risques du réseau et lui permet en outre d’évaluer les pertes potentielles ainsi que les risques éventuels à venir.

Table des matières

INTRODUCTION
Première partie CONSIDERATION GENERALE
Chapitre I Présentation générale du réseau OTIV
Section 1 – Historique
Section 2 – Identification
2.1 – Forme juridique
2.2 – Durée
2.3 – Objet
2.4 – Missions
2.4.1 – Mission principale de l’UNION des OTIV
2.4.2 – Mission principale des caisses OTIV
2.5 – Principes
2.6 – Capital social
2.7 – Localisation
Section 3 – Structure Organisationnelle
3.1 – UNION des OTIV
3.1.1 – Organigramme
3.1.2 – Organisation fonctionnelle
3.1.2.1 – Organes élus et système de gouvernance
3.1.2.2 – Responsabilité de l’employé
3.2 – Les caisses OTIV
Section 4 – Produits offerts par l’OTIV
4.1 – Collecte d’épargne
4.1.1 – Epargne bloquée
4.1.2 – Epargne à vue ou dépôts à vue
4.1.3 – Epargne à terme ou dépôts à terme
4.1.4 – Dépôts de salaire
4.2 – Crédit
4.2.1 – Prêts personnels ordinaires
4.2.2 – Crédit « Grenier Communautaire Villageois »
4.2.3 – Crédit sur dépôts salaire
4.2.4 – Crédit caisse féminine (ou groupes défavorisées)
Chapitre II Théorie générale sur « la gestion financière »
Section 1 – Notion sur l’analyse financière
1.1 – Définition
1.2 – Eléments d’analyse financière
1.3 – Principe de base des calculs
1.3.1 – Analyse de la rentabilité et de la viabilité
1.3.1.1 – Rendement ajusté sur l’actif (RAA)
1.3.1.2 – Autosuffisante opérationnelle
1.3.1.3 – Autosuffisante financière
1.3.2 – Analyse de l’efficacité et de la productivité
1.3.2.1 – Rendement sur prêts
1.3.2.2 – Ecart de rendement
1.3.2.3 – Nombre d’emprunteurs par agent de crédit
1.3.2.4 – Portefeuille net par agent de crédit
1.3.2.5 – Coûts par unité prêtée
1.3.3 – Analyse de la qualité du portefeuille (PAR)
1.3.3.1 – Portefeuille à risque
1.3.3.2 – Ratio de perte de valeur sur prêt
1.3.3.3 – Risque et diversification de portefeuille
1.3.4 – Analyse de la capitalisation
Section 2 – Système d’information de gestion
2.1 – Définition
2.2 – Caractéristiques qualitatives de l’information financière
2.2.1 – L’intelligibilité
2.2.2 – La pertinence
2.2.3 – La fiabilité
2.2.4 – La comparabilité
Deuxième partie IDENTIFICATION DES PROBLEMES SUR LA GESTION FINANCIERE DE L’OTIV
Chapitre I Problèmes liés à la gestion de l’information
Section 1 – Problèmes liés à la réalisation du travail suivant le cycle comptable
1.1 – Complication sur le processus de traitement consistant
Etape 1 – Les opérations ont lieu
Etape 2 – Saisies
Etape 3 – Les écritures du ROBE sont reportées sur le grand livre
Etape 4 – Balance du compte
1.2 – Problème de classement des dossiers
1.3 – Difficulté au niveau de la localisation des caisses
Section 2 – Problèmes au niveau des ressources humaines
2.1 – Difficulté sur le remplissage des formulaires
2.2 – Manque du personnel
2.3 – Inexistence d’équipements informatiques
2.3.1 – Eloignement de la localisation des caisses
2.3.2 – Absence des techniciens
Chapitre II Problèmes liés à la gestion de crédits
Section 1 – Concentration de crédit sur le secteur agricole
1.1 – Cause
1.2 – Conséquences
Section 2 – Problèmes au niveau de recouvrement
2.1 – Problèmes sociaux
2.2 – Manque de planification financière du membre
2.3 – Retard sur le déblocage de fonds
2.4 – Mauvaise foi du membre
2.5 – Problèmes environnementaux
Section 3 – Non respect de la table d’équilibre du développement du secteur agricole
3.1 – Difficulté d’accès au sol par la maîtrise de l’eau
3.2 – Problème au niveau de commercialisation
3.3 – Manque de technicité sur la culture
3.4 – Insuffisance de financement
3.5 – Non régularisation de patrimoine
Section 4 – Problèmes sur la qualité du portefeuille e crédit
4.1 – Déficiences sur les ratios de la qualité de portefeuille
4.1.1 – Augmentation du ratio de portefeuille à risque
4.1.2 – Elévation du ratio de la réserve pour pertes des valeurs sur prêts
4.2 – Origines du problème de la qualité du portefeuille
4.2.1 – Manque des agents de crédit par rapport le nombre d’emprunteurs
4.2.2 – Portefeuille par agent de crédit
Chapitre III Problèmes liés à la gestion des liquidités
Section 1 – Non respect des normes prudentielles
1.1 – Faiblesse au niveau du ratio de capitalisation
1.2 – Ratio de couverture de risque élevé
Section 2 – Insuffisance de liquidités 
2.1 – Déficience du ratio de liquidités par rapport l’actif total
2.2 – Défaillance du ratio de liquidités par rapport à l’épargne totale
2.3 – Pénurie du volume d’épargne
2.4 – Manque de sécurité au niveau de l’OTIV
2.4.1 – Sécurité physique
2.4.2 – Sécurité des ressources humaines
Troisième partie PROPOSITION DE SOLUTIONS
Chapitre I Résolution des problèmes liés à la gestion d’information
Section 1 – Amélioration du processus du travail
1.1 – Processus de traitement
1.2 – Amélioration du classement des dossiers
Section 2 – Amélioration au niveau des ressources humaines
2.1 – Recrutement d’un agent spécialisé
2.2 – Motivation du personnel
2.2.1 – Motivation non financière
2.2.2 – Enrichissement des tâches
2.2.3 – Elargissement des tâches
2.3 – Installation d’équipements informatiques
Chapitre II Résolution des problèmes liés à la gestion de crédits et à la gestion des liquidités
Section 1 – Amélioration de la gestion des crédits
1.1 – Diminution des pertes dues au risque de crédit
1.1.1 – Diversifier le portefeuille de crédits
1.1.2 – Partager les risques de crédits entre caisses rizicoles et autres
1.1.3 – Etablir une méthodologie rigoureuse d’analyse et de suivi des crédits
1.1.4 – Réglementer les crédits
1.2 – Respect de la table d’équilibre du développement du secteur agricole
1.2.1 – L’accès sécurisé au sol par la maîtrise de l’eau
1.2.2 – Commercialisation
1.2.3 – Financement
1.2.3.1 – Au niveau de l’épargne
1.2.3.2 – Partage de risque
1.2.3.3 – Fonds de garantie
1.2.4 – Protection de patrimoine
Section 2 – Amélioration de la gestion de liquidités
2.1 – Renforcement de liquidités
2.1.1 – Respect des ratios
2.1.2 – Coordination des éléments du bilan
2.2 – Renforcement de la sécurité au niveau de l’OTIV
Chapitre III Solutions retenues et résultats attendus
Section 1 – Importance de la qualité de l’information
Section 2 – Importance du suivi de la planification
2.1 – Objectifs du suivi financier
2.2 – Conditions de réussite
2.3 – Fréquence du suivi financier
Section 3 – Politiques de répartition des excédents ou surplus des exercices
Section 4 – Fixation des objectifs et des cibles
4.1 – Prise de décisions et mise en place de mesures correctives
4.2 – Importance de la rétroaction de l’information
Section 5 – Résultats attendus
5.1 – Résultats économiques
5.2 – Résultats financiers
5.3 – Résultats sociaux et environnementaux
CONCLUSION
ANNEXES
BIBLIOGRAPHIE

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