Suite à la série de crises chroniques à Madagascar qui continue jusqu’à nos jours, les établissements publics sont en difficulté pour contrôler et vérifier la situation financière de leurs établissements. La plupart des établissements publics à Madagascar ne tiennent pas compte de l’importance et l’indépendance de l’audit interne. La cause de non fiabilité des informations financières et comptables est souvent l’inexistence et l’inefficacité des dispositifs permettant d’évaluer les risques, le contrôle, et la gouvernance de l’organisme pouvant proposer l’amélioration et contribuant à créer de la valeur ajoutée au sein de l’entreprise.

Ainsi, l’audit interne fait partie de ces dispositifs car il donne une certaine assurance raisonnable sur les opérations menées, les décisions prises sont sous contrôle et ils contribuent aussi aux objectifs spécifiques de l’entreprise. Mais si ce n’est pas le cas, il apporte des recommandations ou des solutions pour y remédier. Pour ce faire, cette fonction évalue le niveau de contrôle interne, c’est-à-dire la capacité des organisations à atteindre efficacement les objectifs qui leur sont assignés et à maîtriser les risques inhérents.

CONTEXTE DE LA MISE EN PLACE DE L’UCGAI AU SEIN DU MINISTERE DE L’AGRICULTURE 

L’Unité de Contrôle de Gestion et de l’Audit

Avant cette Unité était une structure ou une Direction indépendante au sein du Ministère de l’Agriculture c’est-à-dire DCGAI mais actuellement on l’appelle UCGAI. L’UCGAI en principe se réfère à une méthode, à une procédure et à une règle de gestion standard mais pas à un manuel de procédure et ses rôles sont de vérifier si ces standards sont bien appliqués. Dans le cas contraire, il assure les mesures de l’ampleur des déviations ou des dysfonctionnements, les évaluations des risques encourus et les formulations des suggestions et des recommandations qui ne seront que le rapport de l’obligation de respecter les règles, le plus souvent.

En effet, l’UCGAI a comme objectif principal de s’assurer la bonne gouvernance au sein du Ministère de l’Agriculture et ses objectifs spécifiques consistent à assurer la vérification des procédures internes adoptées par rapport aux règlements en vigueur, l’instruction et les directives ainsi que la protection du patrimoine. Par ailleurs, les points suivants constituent également des objectifs à atteindre comme uniformiser la circulation des documents et des informations, doter un moyen efficace pour la gestion et la protection du patrimoine, contribuer à l’amélioration du fonctionnement interne, respecter les directives en matière de système des finances publiques. Selon le plan de travail annuel, l’UCGAI fait des interventions et des rapports d’audit, outre ce plan elle effectue aussi des interventions soit par des ordres émanant des diverses autorités hiérarchiques soit par requêtes formulées par diverses entités du Ministère de l’Agriculture. Notons que les interventions d’audit à effectuer au cours d’une année ne peuvent être arrêtées à l’avance.

Par ailleurs, l’indicateur des activités de l’UCGAI est plutôt qualitatif que quantitatif compte tenu de ses interventions ainsi que des objectifs cités supra. Cet indicateur concerne la période de réalisation, les activités d’amélioration nécessitant un audit permanent qui dure toute l’année et les interventions régionales des 22 DRDA des régions et des districts abritant les structures publiques agricoles du Ministère.

Suite au changement du mode de gestion des finances publiques c’est-à-dire le changement du budget de moyens en budget de programme, les dépenses publiques doivent être budgétisées à partir des activités. Le rôle de l’UCGAI est d’assurer la fiabilité des informations, le respect des directives et le contrôle au niveau de l’application du circulaire sur la séparation des attributions entre ordonnateur et gestionnaire d’activités. Les documents utilisés doivent être formalisés et comprendre des informations minimum essentielles permettant le suivi de l’utilisation des dépenses suivant les activités prévues.

Pendant la mission d’intervention auprès des projets, l’UCGAI a besoin des documents complets : la copie convention de financement, la fiche PIP, la fiche de suivi PIP, le rapport d’activités, le programme de travail annuel, le rapport d’audit externe, le rapport commissariat aux comptes et les autres documents et pièces comptables nécessaires. Pendant la mission d’intervention auprès des directions, l’UCGAI a besoin des documents suivants : l’organisation interne de la direction, la situation des engagements financiers de la direction, le programme de travail annuel et les autres documents et pièces comptables. L’objectif de l’UCGAI actuellement est d’orienter ses actions sur la fiabilité des informations financières. Pour les atteindre, tout d’abord, l’évaluation et la mise en place d’un système de contrôle interne au sein de chaque entité du Ministère de l’Agriculture doivent être réalisé à l’aide du document tenu par les entités du Ministère de l’Agriculture pour l’enregistrement des informations afin de faciliter le suivi et le contrôle dans leur gestion. Puis il est nécessaire de suivre et de contrôler en permanence l’utilisation de ces documents. Enfin, il faut présenter un rapport et une proposition aux décideurs d’un standard d’organisation applicable à toutes les entités du Ministère de l’Agriculture.

Organisation et composition

L’Unité de contrôle de gestion et de l’Audit interne est l’une des unités et des départements clés du Ministère de l’Agriculture. Selon l’Organigramme du Ministère de l’Agriculture, cette Unité est liée directement au Ministre. Ceci entraine un problème au niveau de rattachement de cette Unité car normalement l’audit interne est rattaché directement au Ministre et le service contrôle de gestion est rattaché au Directeur Générale du Ministère, donc le rassemblement de ces deux services a une confusion sur son rattachement. Elle constitue avec la DSEC, les deux composantes principales de la direction Générale de la Planification et du Contrôle. Cette Direction travaille dans le cadre du contrôle et de la vérification des procédures internes du Ministère par rapport à la règlementation en vigueur.

L’Audit dépend parfois du contrôle ; c’est la raison pour laquelle ces deux services sont rassemblés dans une Unité ou Direction au sein de ce Ministère. L’Audit interne se base sur une évaluation du système de contrôle interne en vue d’apprécier l’efficacité d’une entité. Il intervient lorsqu’il s’agit de l’amélioration du fonctionnement au sein du Ministère. Cette intervention se caractérise par les participations actives de l’Unité de l’Audit Interne et des divers intervenants dans l’exécution du budget de programme.

Dans l’UCGAI, on trouve deux services indépendants mais qui ont d’une part un seul Directeur en tête c’est le Directeur de l’Audit Interne et d’autre part deux chefs en tête de cette Unité : ce sont le chef de l’audit interne et le chef de contrôle de gestion. Mais ces chefs et le Directeur de cette Unité sont nommés par décret ministériel c’est-à-dire qu’ils sont mis en place par voie politiquement.

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