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Extrait du cours fonctions du système d’information
2 Fonctions du système d’information
2.1 Recueil de l’information
Pour fonctionner, le système doit être alimenté. Les informations proviennent de différentes sources, internes ou externes.
Les sources externes proviennent de l’environnement du système. Il s’agit généralement de flux en provenance des partenaires du systèmes (clients, fournisseurs, administrations…). De plus en plus, l’entreprise doit être à l’écoute de son environnement pour anticiper les changements et adapter son fonctionnement. Le développement des moyens de communication (internet en particulier) permet de trouver plus facilement de l’information mais son exploitation reste délicate (qualité et fiabilité des informations).
En interne, le système d’information doit être alimenté par les flux générés par les différents acteurs du système. Ces flux résultent de l’activité du système : approvisionnements, production, gestion des salariés, comptabilité, ventes…
La plupart de ces flux sont parfaitement formalisés (existence de procédures bien définies) mais il existe également des flux d’information informelle (climat social, savoir-faire non formalisés…) qui sont par définition très difficiles à recueillir et à exploiter mais qui ont parfois beaucoup d’importance.
Les informations jugées pertinentes pour l’organisation doivent être saisies. Cette opération est généralement onéreuse car elle nécessite souvent une intervention humaine. Beaucoup d’efforts ont été déployés pour tenter d’automatiser le recueil d’informations (système en temps réel, lecture optique, numérisation, robots d’analyse de contenus…).
L’information est précieuse, vitale même pour les entreprises mais elle a aussi un coût.
2.2 Mémorisation de l’information
Une fois l’information saisie, il faut en assurer la pérennité, c’est à dire garantir un stockage durable et fiable.
Aujourd’hui, le support privilégié de l’information est constitué par les moyens mis à disposition par les disques des ordinateurs (magnétiques ou optiques : disques durs, Cédéroms, DVD, bandes et cassettes…) ; cependant, le papier reste un support très utilisé en entreprise (conservation des archives papiers).
Les informations stockées dans les ordinateurs le sont sous forme de fichier ou organisés afin d’être plus facilement exploitables sous la forme d’une base de données. Le système de gestion de bases de données (SGBD) est donc une composante fondamentale d’un système d’information.
Pour être exploitées dans une base de données, les informations doivent subir une transformation car l’ordinateur ne sait stocker que des données. A l’inverse, on doit être capable de reconstituer de l’information à partir des données stockées dans la base.
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