Cours utilisation des champs dans Microsoft Word, tutoriel & guide de travaux pratiques traitement de texte Word en pdf.

Les index

L’index se révèle particulièrement utile lorsque l’on veut pouvoir accéder à certains mots clés dans un document.
Word gère ces index au travers de champs.

Word 2007

Pour créer un entrée d’index, il y a deux possibilités :
– Par l’onglet références « Entrée » dans la partie Index
L’utilisation des champs dans Microsoft Word par Olivier Lebeau (Heureux-oli sur DVP)
– Par la combinaison de touches « Alt » + « Shift » + « X »
Le résultat est affiché dans le texte. Ne soyez pas surpris, les entrées d’index sont toujours affichées. On peut ne plus les afficher en désactivant l’affichage des caractères non imprimables.
L’utilisation des champs dans Microsoft Word par Olivier Lebeau (Heureux-oli sur DVP)
Il ne reste plus qu’à insérer l’index.

Word 2003

En Word 2003, l’index s’obtient par le menu Insertion -> Référence -> Tables et Index Marquer Entrée.
On obtient le même résultat par la combinaison « Alt » + « Shift » + « X ».
L’index se crée par Insertion -> Référence -> Tables et Index. Il ne reste plus que la mise en forme de l’index à faire.

La table des matières

La table des matières, élément indispensable pour les longs documents.
Word gère la table des matières au travers de champs.

Word 2007

La réalisation d’une table des matières a déjà été traitée.
Table des matières

Word 2003

Pour la table des matières, il faut définir des entrées qui sont soit des titres prédéfinis, soit des styles propres à l’auteur.
La table des matières s’obtient par : Insertion -> Référence -> Tables et Index.

Les légendes

Word 2007

Après avoir inséré un graphique ou une image, un clic droit sur l’objet et dans le menu contextuel choisissez « Légende ». Laissez-vous guider par l’assistant. Pour insérer la table des illustrations, sur le ruban, dans l’onglet Références, la rubrique Légendes, Insérer une table des illustrations.

Word 2003

Après avoir inséré un graphique ou une image, un clic droit sur l’objet et dans le menu contextuel choisissez
« Légende ».
Laissez-vous guider par l’assistant.
Pour insérer la table des illustrations : Insertion -> Référence -> Tables et Index.

Les citations et bibliographie

Word 2007

Les citations permettent dans un document de citer les sources et ensuite, faire une synthèse détaillée de toutes les sources.
Les citations sont gérées de deux façons en Word 2007.
Elles peuvent être complémentaires et mélangées.
On peut avoir une citation qui sera affichée dans la table des citations et pour cette même citation, avoir une référence bibliographique.
La méthode pour marquer une citation est de sélectionner le texte, dans l’onglet références, Citations.
On se retrouve avec un champ juste derrière le texte sélectionné :
Il ne reste plus qu’à insérer la table des références.)
Les citations comprennent aussi les références bibliographiques.
L’ajout d’une référence bibliographique permet de faire appel à cette référence lors des citations.
La référence choisie suit le texte et une table des références faisant appel aux citations avec entrée bibliographique.

En détail
Automatisation
Bouton Atteindre

Ce champ permet de placer sur le document un « bouton » derrière un texte qui permet d’atteindre un signet par double clic. Il faut au préalable insérer un signet dans le document pour pouvoir y faire référence.
{ GOTOBUTTON [Signet] [Texte affiché]}
Pour utiliser ce champ, vous devez avoir au moins 1 signet sur votre document. Un double clic sur le « bouton » déplace le curseur jusqu’au signet.
Il n’y a pas de commutateur pour ce champ.
Bouton Macro
Ce champ permet par double clic de lancer une macro. La liste des macros disponibles apparaît dans une zone de liste. On y retrouve les macros préexistantes de Word, mais aussi les macros issues de vos créations. Il ne faut pas perdre de vue que si vous distribuez votre document, il faut que les macros se trouvent dans un module associé au document.
{ MACROBUTTON [Nom de la macro] [Texte affiché] }
On pourrait lancer une macro pour l’impression du document. Le texte affiché sur le document peut contenir des espaces.
{ MACROBUTTON ImprDocu Imprimer le document }
Il n’y a pas de commutateur pour ce champ.
 Comparer
Ce champ permet la comparaison entre deux valeurs. Cette comparaison est une comparaison logique. Si le résultat est vrai, le champ retournera la valeur 1 et 0 dans l’autre cas.
{ COMPARE Signet1 = Signet2 \* MERGEFORMAT }
Avec des valeurs numériques pour chaque signet dans cet exemple.
Opérateur Description
= Vérifie l’égalité
<> Différent
> Plus grand
< Plus petit
>= Plus grand ou égal
<= Plus petit ou égal
Il n’y a pas de commutateur pour ce champ.
Imprimer
Ce champ permet lors de l’impression d’un document de passer certains paramètres à l’imprimante.
Ce champ ne fonctionne qu’avec des imprimantes PostScript, certaines imprimantes HP LazerJet et certaines imprimantes à aiguilles supportant le PassThrough.
{ PRINT « codes » \g \* MERGEFORMAT }
Avec « codes » qui sont des paramètres spécifiques aux imprimantes PostScript.
Si
Ce champ permet de mettre une structure décisionnelle sur la valeur contenue par deux signets.
La première valeur est retournée si l’opération logique est vraie, la seconde dans l’autre cas.
{ IF Signet1 = Signet2 Vrai Faux \* MERGEFORMAT }
Il n’y a pas de commutateur pour ce champ.
VariableDoc
Ce champ permet d’afficher une variable assignée en VBA.
Il suffit de faire suivre par le nom de la variable.
{ DOCVARIABLE « Nom » \* MERGEFORMAT }
Associé à une attribution de variable en VBA.
Ajout d’une variable à un document
Ajout d’une variable à un document
ActiveDocument.Variables.Add (« Nom »), Value:= »Moi »
On obtient comme affichage dans le document « Moi ».
Les variables de document servent à conserver les paramètres de macro entre les sessions de macro.

Date et Heure

L’image Date Heure sert à indiquer à Word la façon dont devra être affichée la date.
CreateDate
Ce champ affiche le temps système à la date de création du document.
{ CREATEDATE \* MERGEFORMAT }
Ce champ possède une option : l’image Date Heure.
{ CREATEDATE \@ « dddd d MMMM yyyy » \* MERGEFORMAT }
Donnera ceci : lundi 29 septembre 2008
L’image Date Heure permet d’afficher la date de manière personnalisée.
Ce champ possède également des commutateurs. Ils sont au nombre de deux.
Commutateur Effet
\h Utilisation du calendrier islamique lunaire
\s Utilisation du calendrier Saka Era
La date affichée est la date de création du fichier qui se trouve dans les propriétés du fichier. Elle ne correspond pas à la date du fichier. Si vous copiez le fichier, la date du fichier change alors que la date de création ne changera pas.
 Date
Ce champ donne la date et l’heure système. { DATE }
Ce champ possède une option : l’image Date Heure.
{ DATE \@ « dddd d MMMM yyyy » \* MERGEFORMAT }
L’image Date Heure permet d’afficher la date de manière personnalisée.
Ce champ possède également des commutateurs. Ils sont au nombre de trois.

I – Introduction
II – Généralités
II-A – Sous Word 2007
II-B – Sous Word 2003
II-C – Méthodes
II-D – La boîte de dialogue
II-E – Les commutateurs
II-F – Afficher le résultat des champs
II-G – Bloquer la mise à jour des champs
III – Les champs les plus courants
III-A – Numéro de pages
III-B – Renvoi
III-C – Les index
III-D – La table des matières
III-E – Les légendes
III-F – Les citations et bibliographie
IV – En détail
IV-A – Automatisation
IV-B – Date et Heure
IV-C – Équations et Formules
IV-D – Liaisons et Renvois
IV-E – Numérotation
IV-F – Publipostage
IV-G – Résumé
IV-H – Tables et Index
IV-I – Utilisateur
V – Dans la pratique (différents exemples)
VI – VBA et les champs