Créer des bases de données Access et des tables simples

Concepts de base de données

Les programmes de base de données simples, tels que le composant Base de données de Microsoft Works, ne peuvent stocker des informations que dans une seule table. Des programmes de base de données plus complexes, comme Access, peuvent stocker des informations dans plusieurs tables liées, créant ainsi ce qu’on appelle des bases de données relationnelles. Si les informations d’une base de données relationnelle sont organisées correctement, on peut traiter ces tables comme une seule zone de stockage et extraire des informations électroniquement à partir de différentes tables dans n’importe quel ordre en fonction de nos besoins.
Une table n’est qu’un des types d’objets avec lequel vous pouvez travailler dans Access. Les autres types d’objets incluent les formulaires, les requêtes, les états, les macros et les modules.
Parmi tous ces objets, un seul (la table) est utilisé pour stocker des informations. Le reste des objets est utilisé pour saisir, gérer, manipuler, analyser, rechercher, ou afficher les informations stockées dans une table.
Au fil des années, Microsoft a fait de nombreux efforts pour faire d’Access un programme de base de données grand public très puissant, mais également facile à apprendre et à utiliser. Comme Access fait partie d’Office 2010, vous pouvez utiliser la plupart des techniques que vous utilisez avec Word et Excel. Par exemple, vous pouvez utiliser les commandes, les boutons et les raccourcis clavier familiers pour ouvrir et modifier les informations dans les tables Access. Et vous pouvez facilement partager les informations entre Access et Word, Excel, ou les autres programmes Office.
Dans sa forme la plus basique, une base de données est l’équivalent électronique d’une liste organisée d’informations. Typiquement, ces informations ont un sujet ou un but commun, comme la liste des employés illustrée dans le tableau suivant.
Cette liste est organisée dans une table formée de colonnes et de lignes. Chaque colonne représente un champ (un type d’informations spécifique sur un employé : nom, prénom, date d’embauche, etc.). Chaque ligne représente un enregistrement (toutes les informations relatives à un employé spécifique).
Si une base de données ne faisait rien de plus que de stocker des informations dans une table, elle ne serait pas plus utile qu’une liste papier. Mais comme la base de données stocke les informations dans un format électronique, vous pouvez les manipuler dans tous les sens et les exploiter de façon très puissante.
Par exemple, supposez que vous souhaitiez trouver le numéro de téléphone d’une personne vivant dans votre ville. Vous pouvez consulter cette information dans l’annuaire, puisque cet outil est prévu pour cela. Si vous souhaitez trouver le numéro de téléphone de quelqu’un qui vit dans un autre département, vous pouvez aller à la poste, qui possède probablement un annuaire des départements limitrophes. Cependant, si vous voulez trouver le numéro de téléphone de tous les gens ayant le même nom que vous dans tous les départements du pays, ou si vous souhaitez trouver le numéro de téléphone du voisin de votre grand-mère, ces annuaires imprimés ne vous serviront pas à grand-chose, car ils ne sont pas organisés pour trouver facilement cette information.
Lorsque les informations publiées dans un annuaire sont stockées dans une base de données, elles prennent bien moins de place, cela coûte moins cher à reproduire et à distribuer, et si la base de données est conçue correctement, les informations peuvent être retrouvées de nombreuses façons différentes. Le vrai pouvoir d’une base de données n’est pas dans sa capacité à stocker des informations ; il réside dans sa capacité à retrouver rapidement les informations exactes que vous souhaitez extraire de la base de données.

Explorer les tables

Les tables sont les principaux objets de base de données. Leur but est de stocker des informations alors que les autres objets de base de données ont pour fonction d’interagir d’une manière ou d’une autre avec une ou plusieurs tables. Une base de données Access peut contenir des centaines de tables, et le nombre d’enregistrements de chaque table est limité plus par l’espace disponible sur votre disque dur que par autre chose.
Astuce Pour des informations détaillées sur les spécifications d’Access, telles que la taille maximum d’une base de données ou le nombre maximum d’enregistrements dans une table, recherchez « caractéristiques Access 2010 » (sans les guillemets) dans l’aide d’Access.
Tout objet Access possède deux modes ou plus. Pour les tables, les modes les plus courants sont le Mode Feuille de données, dans lequel on peut voir et modifier les données de la table, et le Mode Création, dans lequel on peut voir et modifier la structure de la table. Pour ouvrir une table en Mode Feuille de données, faites un double clic sur son nom dans le volet Navigation, ou faites un clic droit sur son nom puis cliquez sur Ouvrir. Pour ouvrir une table en Mode Création, faites un clic droit sur son nom puis cliquez sur Mode Création. Lorsqu’une table est ouverte en Mode Feuille de données, le fait de cliquer sur le bouton Affichage dans le groupe Affichages de l’onglet Accueil bascule en Mode Création ; lorsqu’elle est ouverte en Mode Création, le fait de cliquer sur le bouton bascule en Mode Feuille de données. Pour basculer dans un des deux autres modes de tables (Mode Tableau croisé dynamique ou Mode Graphique croisé dynamique), on clique sur la flèche Affichage puis sur le mode à appliquer dans la liste. On peut aussi basculer le mode en cliquant sur un des boutons de la barre d’outils Afficher les raccourcis dans le coin inférieur droit de la fenêtre du programme.
Lorsqu’on visualise une table en Mode Feuille de données, on voit les données de la table en colonnes (champs) et en lignes (enregistrements). La première ligne contient les en-têtes des colonnes (les noms des champs). Dans ce format, la table est souvent simplement appelée feuille de données.
Si deux tables possèdent un ou plusieurs noms de champs en commun, on peut incorporer la feuille de données d’une table dans une autre. En utilisant une feuille de données incorporée, appelée sous-feuille de données, on peut voir les informations de plusieurs tables en même temps. Par exemple, on peut vouloir incorporer une feuille de données Commandes dans une table Clients de manière à pouvoir voir les commandes que chaque client a passées.
Dans cet exercice, vous allez ouvrir les tables d’une base de données et explorer la structure des tables dans différents modes.
CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de données EntrepriseGarden01 avec laquelle vous avez travaillé dans l’exercice précédent. Ouvrez la base de données EntrepriseGarden01, assurez-vous que les tables sont listées dans le volet Navigation, puis suivez les étapes.
1. Dans le volet Navigation, faites un double clic sur Produits. Puis tout à droite de la barre de titre du volet Navigation, cliquez sur le bouton Ouvrir/Fermer la barre de redimensionnement de manière à voir plus de champs de la table.
La table Produits est affichée en Mode Feuille de données.

1 Explorer une base de données Access 2010
2 Créer des bases de données et des tables simples
3 Créer des formulaires simples
4 Afficher des données
5 Créer des états simples