Création d’une base de données avec Access

Cours ACCESS création d’une base de données avec Access, tutoriel & guide de travaux pratiques bases de données en pdf.

Application

Maintenant que vous avez tout compris au film, nous allons nous pencher sur un autre cas de figure. Supposons qu’on veuille gérer un magasin avec Access. Créez donc les tables et les relations pour notre magasin, au cas où certains ignoreraient le fonctionnement d’un magasin, voici comment ça marche :
?? Un client commande des produits
?? Un fournisseur livre des produits
?? Le stock contient des produits
Et voilà une solution qui semble honnête :
(Les clefs primaires sont en gras, les indexes sont soulignés)
Le choix des index est totalement subjectif, il sera surtout fait en fonction des besoins ultérieurs. Ce n’est pas grave si on n’a pas choisi les bons index, il est toujours possible de les modifier ultérieurement.
On est d’accord, une commande peut avoir plusieurs lignes (plus d’un produit commandé par commande, ca vaut mieux), pour cela, on va avoir une table « lignes de commande » qui va « relier » la commande aux produits.
Pourquoi n’avoir pas mis ça directement dans la table commande ? on retombe sur notre problème de tout à l’heure : parce qu’on ne sait pas par avance le nombre de lignes qu’on peut avoir dans une commande.
O peut voir qu’un produit peut se retrouver dans n commandes, et que une commande peut faire référence à m articles, on a donc entre les tables « commandes » et « articles », une relation n – m (plusieurs à plusieurs) qu’Accès ne peut gérer (ni d’ailleurs aucun autre SGBD), il faut donc transformer cette relation en deux autres relations 1-n et n -1 en utilisant une table supplémentaire, d’où l’apparition de cette table.
On aurait pu dire qu’un produit pouvait être livré par un seul fournisseur, dans ce cas, la table intermédiaire
« Fournisseurs -Produits » aurait été inutile, pour savoir quel était le fournisseur d’un produit, il suffisait d’ajouter un champ « n° fournisseur » dans la table produit. Il aurait contenu, pour chaque produit, le n° de fournisseur le livrant.
Dernier exemple pour la route
On veut modéliser le problème d’une partie de la gestion de la scolarité d’un établissement.
On connaît les règles suivantes :
?? Les enseignements sont dispensés sous forme de cours
?? Un étudiant peut s’inscrire à plusieurs cours
?? Un enseignant est rattaché à un ou plusieurs établissements et peut enseigner plusieurs cours
?? Un cours peut être enseigné par plusieurs enseignants
?? Certains enseignants peuvent être responsables des autres
A vous de jouer… Donnez les différentes tables qui vont être utilisées et les relations entre elles (on s’intéresse pas spécialement au contenu exact des tables)
La fenêtre Base de Données s’affiche, elle contient tous les « objets » qui peuvent composer une base

Access

Les Tables : Chaque table de la base va contenir les données se rapportant à un sujet particulier, la table « clients » va contenir les informations sur les clients. C’est l’objet fondamental de la base de données, toute requête, formulaire ou état va être basé sur une ou plusieurs tables.
Les Requêtes : Les requêtes vont être utilisées pour obtenir des données contenues dans une ou plusieurs tables à partir d’une question. Par exemple, une requête va pouvoir nous afficher la liste des clients habitant à Paris.
Les Formulaires : Le formulaire est utilisé pour faciliter la saisie et la modification des données d’une table, par exemple, le formulaire « client » va permettre d’entrer de façon conviviale les informations concernant un client. On peut les saisir sans formulaire, ce que nous verrons, mais cette méthode est moins conviviale.
Les États : Les états permettent d’imprimer des données contenues dans des tables selon une
présentation définie en y intégrant éventuellement des calculs.
Les Macros : Les macro commandes permettent d’automatiser une suite d’opérations répétitives.
Les Modules : Les modules sont des programmes écrits en Visual Basic for Application (VBA) pour réaliser des opérations qui seraient trop complexes en utilisant les seules fonctionnalités d’Access.

Création d’une table

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Access propose 5 méthodes pour créer une table :
?? Mode feuilles de données : ce mode permet de saisir directement des informations dans la table sans se préoccuper du nom ou du format des champs, la définition du nom et du format sera faite plus tard.
?? Mode création : On utilisera cette méthode le plus souvent, elle permet de créer les noms et la structure de chaque champ de la table.
?? Assistant Table : Access propose différent modèles de tables prédéfinis (carnet d’adresses, factures, etc…) et crée la table, vous devrez la personnaliser ensuite pour qu’elle réponde à vos besoins.
?? Importer la table : Si les données de votre table sont déjà contenues dans une autre table, dans un fichier ou dans une autre base de données, vous pouvez utiliser cette méthode pour importer vos données dans une nouvelle table.
?? Attacher une table : Cette option sert à attacher une table avec une autre table contenue dans une autre base de données, nous ne l’utiliserons pas.
Nous utiliserons ici le mode création :
La création de la table s’effectue en remplissant les trois colonnes « Nom du champ », « Type de données » et « Description »
Chaque ligne de ce tableau contient les informations de chaque champ :
?? Le nom de chaque champ de la table (de 1 à 64 caractères)
?? Le type de données (voir plus bas) à choisir parmi 9 types proposés par Access
?? La description du champ (255 caractères maximum)

Les types de données

Chaque champ peut contenir des données de différents types : le nom du client va contenir des caractères alphabétiques, le code postal va contenir des chiffres, la date de livraison une date, un champ prix va contenir des valeurs monétaires.
Il faut choisir, pour chaque champ de la table, le type de données le plus approprié, en effet, rien n’interdit de choisir comme type de données pour un champ contenant une date ou un code postal un type « texte » ou pour champ contenant un prix un type « numérique », mais autant utiliser les types les plus appropriés !

1. Les systèmes de Gestion de Bases de Données
1.1 LA BASE DE DONNÉES
1.2 LE SYSTÈME DE GESTION DE BASES DE DONNÉES
2. L’organisation des données dans la base de données
2.1 PRÉSENTATION DE L’EXEMPLE
2.2 L’ORGANISATION DES DONNÉES DANS UN SGBD
2.3 DIVISER POUR MIEUX RÉGNER
2.4 UTILISER PLUSIEURS TABLES
2.5 IL EXISTE TROIS TYPES DE RELATIONS ENTRE LES TABLES :
2.6 LES INDEX
3. Application : CREATION D’UNE BASE DE DONNEES AVEC ACCESS
3.1 CRÉATION D’UNE TABLE
3.2 LES TYPES DE DONNÉES
3.3 LES PROPRIÉTÉS DES CHAMPS
3.4 LE FORMAT D’AFFICHAGE
3.5 LE MASQUE DE SAISIE
3.6 LES LISTES DE CHOIX
3.7 TRI PARMI LES ENREGISTREMENTS
3.8 FILTRER DES ENREGISTREMENTS
Le filtre sur un seul critère
Filtre sur plusieurs critères
3.9 RECHERCHER DES ENREGISTREMENTS