Cours Sharepoint et Workflows

INTRODUCTION

Alors que les fonctionnalités WSS V3 sont orientées collaboration et gestion de document, MOSS offre une approche beaucoup plus complète au sens portail d’entreprise. Dans les deux produits, le moteur de Workflow fonctionne et peut utiliser soit des workflows existants soit des workflows spécifiques. Ces derniers peuvent être créés de 2 manières différentes :
 Avec Microsoft Office SharePoint Designer – Basé sur les technologies Frontpage  Avec Microsoft Visual Studio
Nous verrons dans cet article uniquement la création de workflows au travers de Microsoft Designer. Bien que son usage soit limité, il permet cependant de réaliser des workflows complexes.
Dans un premier temps, nous définirons le flux de travail. Nous aborderons par la suite la réalisation d’un cas d’étude de workflow. L‘objectif est de donner au lecteur des bases, nécessaire à la compréhension et la mise en place des workflows sur un portail SharePoint.

FLUX DE TRAVAIL – WORKFLOW

« UN WORKFLOW EST UN FLUX D’INFORMATIONS AU SEIN D’UNE ORGANISATION, COMME PAR EXEMPLE LA TRANSMISSION AUTOMATIQUE DE DOCUMENTS ENTRE DES PERSONNES.ON APPELLE « WORKFLOW » (TRADUISEZ LITTÉRALEMENT « FLUX DE TRAVAIL ») LA MODÉLISATION ET LA GESTION INFORMATIQUE DE L’ENSEMBLE DES TÂCHES À ACCOMPLIR ET DES DIFFÉRENTS ACTEURS IMPLIQUÉS DANS LA RÉALISATION D’UN PROCESSUS MÉTIER (AUSSI APPELÉ PROCESSUS OPÉRATIONNEL OU BIEN PROCÉDURE D’ENTREPRISE). LE TERME DE « WORKFLOW » POURRAIT DONC ÊTRE TRADUIT EN FRANÇAIS PAR « GESTION ÉLECTRONIQUE DES PROCESSUS MÉTIER ». DE FAÇON PLUS PRATIQUE, LE WORKFLOW DÉCRIT LE CIRCUIT DE VALIDATION, LES TÂCHES À ACCOMPLIR ENTRE LES DIFFÉRENTS ACTEURS D’UN PROCESSUS, LES DÉLAIS, LES MODES DE VALIDATION, ET FOURNIT À CHACUN DES ACTEURS LES INFORMATIONS NÉCESSAIRES POUR LA RÉALISATION DE SA TÂCHE. POUR UN PROCESSUS DE PUBLICATION EN LIGNE PAR EXEMPLE, IL S’AGIT DE LA MODÉLISATION DES TÂCHES DE L’ENSEMBLE DE LA CHAÎNE ÉDITORIALE.IL PERMET GÉNÉRALEMENT UN SUIVI ET IDENTIFIE LES ACTEURS EN PRÉCISANT LEUR RÔLE ET LA MANIÈRE DE LE REMPLIR AU MIEUX.LE MOTEUR DE WORKFLOW EST LE DISPOSITIF LOGICIEL PERMETTANT D’EXÉCUTER UNE OU PLUSIEURS DÉFINITIONS DE WORKFLOW. PAR ABUS DE LANGAGE, ON PEUT APPELER CE DISPOSITIF LOGICIEL TOUT SIMPLEMENT « WORKFLOW ».» Dans cette définition, un point important pour l’élaboration d’un bon workflow est à noter :
Le workflow décrit le circuit de validation, les tâches à accomplir entre les différents acteurs d’un processus, les délais, les modes de validation, et fournit à chacun des acteurs les informations nécessaires pour la réalisation de sa tâche. L’étude approfondie d’un ou des processus de l’entreprise est donc primordiale avant la création d’un workflow. Dans le cadre de SharePoint, cela rentre d’une manière plus générale dans la mise en place des Content-types (Organisation des données, metadata, template, workflow,…).Pour en savoir plus sur les content types : http://www.asp-php.net/tutorial/asp.net/sharepoint-contenttype.php

Etude de workflows

Comment aborder les workflows dans l’entreprise ? En quelques mots, il faut avoir une vue globale des processus de l’entreprise et sélectionner ceux que l’on souhaite automatiser pour une étude plus approfondie. L’idée est d’effectuer un inventaire des workflows à mettre en place. Il faut ensuite les classer et les hiérarchiser. Cela permettra un meilleur chiffrage et offrira la possibilité de les trier par priorité. On peut distinguer plusieurs types de Workflow :
 Fonctionnels : Correspondant à un processus métier. Ex : validation du supérieur hiérarchique.  Techniques : Besoin répondant au bon fonctionnement et à la logique du site. Ex : Workflow d’archivage. L’automatisation des workflows fonctionnels est généralement issue d’une volonté d’homogénéisation, de rationalisation et d’optimisation de la communication au sein de l’entreprise.
D’une manière générale, les workflows techniques seront difficilement réalisable avec Microsoft Designer. Ils seront plutôt développés avec Miscrosoft Visual Studio en utilisant la couche Windows Workflow Fondation. Lors de l’étude d’un workflow, il faut distinguer et mettre en évidence :
 Les objets qui font partis du processus métier : Mail, document, ou autre…  Les différents états des objets : créé, modifié, en cours de validation, validé,…  Les acteurs ayant une interaction avec le flux de travail : validation, correction, …  Les actions automatisables