Cours secrétariat prise de notes

Formation secrétariat prise de notes, tutoriel & guide de travaux pratiques en pdf.

L’ECRITURE LITTERALE (OU »EN TOUTES LETTRES »)

Système d’écriture classique, manuscrit. Les mots sont écrits en toutes lettres ou abrégées ou encore symbolisées (cf. FR n° 10). Ce système est le plus répandu. Il convient parfaitement aux prises de notes sélectives, effectuées soit à titre personnel, soit à titre professionnel.

L’ECRITURE « ABREGEE »

Système d’écriture manuscrit d’apparition relativement récente basé sur l’emploi de lettres et de signes codés. Il s’inspire à la fois des techniques abréviatives très connues : ne représenter que les consonnes d’un mot, par exemple (tjrs pour « toujours ») et de la technique sténographique (pour l’écriture de finales de mots, par exemple). Il est lui aussi bien adapté à la prise de notes sélective mais ne peut être exploité que par des personnes « initiées » à ce système.

LA STENOGRAPHIE

Système d’écriture manuscrit basé sur l’emploi de signes géométriques : lignes droites, courbes…à partir desquels sont représentées les syllabes des mots. Le « sténogramme » (représentation sténographique d’un mot) résulte de la combinaison de signes sténographiques. Il ne se confond pas avec un « idéogramme » -dessin représentant conventionnellement le sens d’un mot- ni avec un « pictogramme », représentation figurative ou symbolisée de mots ou de concepts.
A l’origine, la sténographie est conçue pour les prises de notes intégrales, ce qui suppose une très bonne maîtrise du système (vitesse professionnelle : 120/ 140 mots minute). Elle peut aussi s’utiliser pour la prise de notes sélective mais elle ne favorise pas la lecture globale et rapide de la saisie et la prise de notes ne peut être exploitée que par des personnes initiées à la sténographie.

LA STENOTYPIE

Système d’écriture mécanique nécessitant l’emploi d’une machine spéciale et basé sur la saisie phonétique du message qui s’inscrit en lettres sur une bande de papier.
La machine de sténotype est maintenant connectée à un microordinateur équipé d’un logiciel spécial dit de « transcription assistée par ordinateur ». Ce logiciel, lui-même couplé à un logiciel de traitement de texte, traduit instantanément à l’écran la prise sténo typique. Il reste ensuite à la sténotypiste à relire le texte pour corriger les fautes d’orthographe qui peuvent subsister et à mettre le document en forme.
Utilisée notamment pour saisir intégralement les débats des séances institutionnels (conseils généraux, régionaux, parlement…), la sténotypie permet d’écrire très vite, pratiquement à la vitesse de la parole (vitesse moyenne de prise : 180 mots/minute, vitesse professionnelle : 220 / 240 mots/minute).

LA PRISE DE NOTES EN ECRITURE LITTERALE :

Conseils pratiques
‡ Ne pas chercher à noter des phrases complètes : adopter le style « télégraphique » en supprimant les reformulations et les mots vides de sens (prépositions, articles,), ou inutiles (adverbes, adjectifs redondants…) ;
‡ Symboliser certains suffixes ou terminaisons de mots qui reviennent fréquemment (par exemple la finale « tion » : conven° pour « convention ») ;
‡ Pour les mots courants, recourir à des abréviations conventionnelles ou personnelles ou à des symboles (voir ci-dessous) ; ‡ Utiliser toujours les mêmes symboles ou abréviations pour représenter les mêmes mots ou leurs dérivés. Ex. « person. » pour « personnel », « personnellement », « personnaliser »….le contexte permet de rétablir le terme exact.