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Résumé sur environnement de l’entreprise et qualité

a- la sélection des fournisseurs
Pour évaluer les offres faites par les fournisseurs potentiels, les entreprises appliquent sensiblement les mêmes critères : qualité, prix, compétences techniques, réputation, délais de livraison, localisation géographique, etc.…
4- négociation et commande
a- la négociation
Une étape importante du processus d’achat est la négociation avec les fournisseurs. Un certain nombre d’objectifs devront être atteints au cours de la négociation d’achat :
-spécification précise des produits (ex : la définition des niveaux de tolérance, de résistance) et des moyens de contrôle.
– détermination des prix et éventuellement des clauses de révision de ces prix dans le cas de livraisons échelonnées dans le temps (ex : révision en fonction de l’évolution du cours des matières premières, des parités monétaires) ;
– fixation des modalités de paiement (ex : paiement comptant avec escompte, paiement à x jours fin de mois, par lettre de change acceptée) ;
– conditions de livraisons (ex : départ usine, France domicile) ;
– délais de livraison et pénalités de retard.
b- la commande
La commande est un acte juridique qui engage l’acheteur envers le fournisseur. Elle est rédigée par le service des achats sur un bon de commande (à en-tête du client) ou sur un bulletin de commande (à en-tête du fournisseur). Ce document est établi en plusieurs exemplaires pour le fournisseur dont l’un est retourné signé et sert l’accusé de réception de la commande, un exemplaire pour le magasin permettra de contrôler la réception et un dernier exemplaire, conservé par le s/ce achat).
5- le suivi de la commande et le contrôle de la réception
Lorsque la commande est passée, le processus d’achat n’est pas terminé : il est nécessaire de procéder à trois types de contrôles (on parle de « suivi » de la « commande »)
a- la surveillance des délais de livraison : les relances
La première relance est la « réclamation de commande », elle concerne la confirmation de la commande par le fournisseur, c’est à dire l’accusé de réception de la commande. Ce document est essentiel car le contrat n’est conclu qu’au moment de l’envoi de la confirmation de la commande par le fournisseur, ce n’est qu’à partir de cette acceptation que le fournisseur est tenu de livrer les biens aux conditions prévues.
Quelques jours avant la date de livraison convenue, il est utile de se faire confiance.
Enfin, en cas de retard de livraison, il faudra faire une nouvelle relance avant d’en aient éventuellement à une mise en demeure de livrer sous la forme d’une lettre recommandée avec accusé de réception.
b- le contrôle des biens lors de la livraison
Il s’agit de deux sortes de contrôles, l’un quantitatif et l’autres qualitatif.
– le contrôle quantitatif, d’une part, confronte le bon de livraison et le bon de commande  et, d’autre part, vérifie que les quantités livrées sont celles qui sont annoncées.
– Le contrôle qualitatif a pour but de vérifier la conformité aux spécifications de la commande et le bon état des biens livrés. Tout dommage ou désaccord doit être immédiatement signalé au fournisseur et au transporteur. Il est toujours préférable de refuser les marchandises endommagées à ce moment-là et d’éviter ainsi toute discussion ultérieure au sujet de la responsabilité.
c- le contrôle de la facture
Ce dernier contrôle consiste à rapprocher le bon de commande, le bon de réception et la facture et à vérifier les prix unitaires et les différentes conditions( de paiement , de port, d’emballage, etc.…) avec les conditions prévues.
VII- IV- les méthodes de ventes
La vente peut s’effectuer sous de multiples formes qui peuvent être combinées au sein d’une même e/se pour constituer un système de vente original.
La vente foraine est synonyme de vente sur marché.
La vente en libre service satisfait, selon A. Fady, à trois caractéristiques :
-Présentation de produits ( généralement pré-emballés) à la vue et à la portée de main du client avec affichage apparent du prix ;
-libre choix des articles par l’acheteur sans intervention du vendeur ;
-mise à la disposition de la clientèle d’un matériel pour réunir et transporter ses achats (panier ou chariot) à l’intérieur du magasin jusqu’au poste d’encaissement placé à la sortie de vente.
La vente en libre choix permet au client de sélectionner lui-même le produit qu’il souhaite  acheter et auquel il a libre accès mais lui impose de faire appel au vendeur pour l’obtenir.
La vente par correspondance regroupe la vente par catalogue (propositions multiples) et la vente par publipostage ou mailing (proposition unique)
La vente par réunion se déroule au domicile d’un particulier sans lien direct avec l’entreprise productrice (hôte ou hôtesse) qui a pris l’initiative d’inviter nommément ami(e)s, voisin(e), parent(e)s et relations pour leur permettre d’assister à une réunion menée par un représentant(e) des produits dont il souhaite la démonstration(ex :Avon…)
La vente par visite à domicile est synonyme de démarchage ou de vente par représentants elle se pratique sur rendez-vous ou sans rendez-vous (porte à porte).
La vente « électronique » regroupe la vente par téléphone, la vente par mini te (ex : « supermarché électronique » Cadi tel)

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Cours secrétariat de direction (548 KO) (Cours PDF)