Cours secrétariat de direction cerner le profil de la secrétaire

Cours secrétariat de direction cerner le profil de la secrétaire, tutoriel & guide de travaux pratiques secrétariat en pdf.

Résumé de théorie
A. Les qualités d’une bonne secrétaire
1- Le sens de la communication
2- La présentation vestimentaire
3- L’initiative
4- La discrétion et la loyauté
5- La disponibilité, la rapidité et la fiabilité
6- La mémoire
7- L’ordre et la netteté
B. Le matériel de la secrétaire
a- La machine à écrire et le micro-ordinateur
b- Le scanner
c- Les outils de communication vocale
C. Les différents publics de la secrétaire
a- Le public interne à l’entreprise
b- Les clients
c- Les actionnaires
Guide de travaux pratiques
TP N°01
TP N°02
TP N°03
TP N°04
TP N°5
EVALUATION DU MODULE

A QUI S’ADRESSE CE SUPPORT ?

Ce support de formation s’adresse à tout formateur qui, dans le cadre de sa vie professionnelle, à besoin de mieux connaître et cerner le profil de la secrétaire.
Ce module consiste de la part de son utilisateur, un certain nombre de qualités :
• Esprit d’analyse et de synthèse ;
• Concision ;
• Objectivité ;
• Un sens de communication efficace.

CONNAISSANCES ET MOYENS NECESSAIRES

Pour profiter pleinement de ce module, il recommandé d’avoir un niveau en français et quelques vocabulaires techniques.
certains exercices nécessiteront l’utilisation d’un poste secrétaire équipé d’un micro-ordinateur, d’un poste téléphone, et une machine à écrire…
METHODE PEDAGOGIQUE :
Ce support est un outil qui permettra d’acquérir le savoir, le savoir-être et le savoir–faire nécessaire pour être opérationnel dans la vie professionnelle .
La démarche pédagogique adopté consiste à faire assimiler ces savoirs à travers un certain nombre de séquences, qui ont presque toute la même structure :
• une phase théorique ,
• une phase de consolidation à travers des exercices et des mises en situations ;
• une phase d’évaluation du travail accompli et des points à améliorer.
DECOUPAGE DES SEANCES :
Ce support est prévu pour une durée de 12 heures environ, selon votre situation , votre expérience, vous mettrez un peu plus ou un peu moins de temps pour le faire , ce qui est normal.

CERNER LE PROFIL DE LA SECRETAIRE

INTRODUCTION
Selon l’avis des professionnels du métier, la secrétaire est la personne qui effectue diverses tâches administratives et qui secondes les gestionnaires et les responsables dans le travail de bureau ce qui nécessite .une bonne maîtrise du savoir , savoir être et savoir faire.
La présence de techniques de pointe dans les bureaux exigent cependant de la secrétaire de mettre régulièrement à jour ses habiletés à utiliser les différents outils de travail . les logiciels d’application, la machine à écrire, le télécopieur, le scanner ,le modem , entre autres , partie du matériel en constante évolution.

A. Les qualités d’une bonne secrétaire :

Afin de réussir sa profession , la secrétaire oit posséder diverses qualités, intellectuelles, physiques et morales.
1. Le sens de la communication :
Avant d’aborder les techniques qui permettent une communication de qualité pour une secrétaire, il paraît utile d’en rappeler les facteur de base :
Les facteurs de base :
a- la confiance en soi :
tout individu n’existe qu’a travers le regard que les autres portes sur lui. Il y recherche le reflet de son image, de l’image idéal qu’il aimerait avoir et donner de lui même , par référence à un modèle ou à un ensemble de valeurs culturelles qui ne avaient influencé dès l’enfance ou l’adolescence.
donc, le jeu social peut s’exercer sur deux registres de bases :
– les rapports de forces ;
– les rapports de confiance.
dans le premier cas, la communication n’est pas indispensable ; il suffit d’informer sans susciter d’adhésion.
dans la deuxième cas, tout passe par la communication puisque tous ce joue au niveau de relation humaine.
Mais comment une secrétaire inspirera confiance à son interlocuteur si elle même n’a pas confiance en elle ? et que va-t-elle communiqué d’elle même si elle n’a pas fait d’abord l’effort de mieux se connaître ?
Aujourd’hui, les outils d’analyse comportementale ne manquent pas :
– Caractérologie,
– Morphopsychologie ;
– Evaluation des attitudes (Porter)
– Préférences cérébrales ( Herrmann).
– Graphologie…
Se connaître, c’est aussi connaître ses possibilités, ses limites, ses champs de compétences, son milieu, ses valeurs, ses croyances , ses qualités et ses défauts.
Si la secrétaire manque de la confiance en elle, c’est qu’elle refuse finalement de communiquer car en se sentant inférieur aux autres, elle sera toujours en retrait . elle hésitera :
– a exprimer des idées différentes de celles des autres ( crainte d’être contrée) ;
– à admettre ses torts ( rejets des torts sur les autres et entêtement sur des positions indéfendables ).
– A accepter les critiques constructives ( peur de devoir réviser ses positions , ou d’avoir à se recycler sérieusement).
Se dévaloriser c’est aussi dévaloriser son interlocuteur
b- L’empathie :
Une secrétaire doit être empathique , c’est à dire qu’elle doit être capable de :
– se mettre à la place de l’autre ;
– entrer dans sa logique ;
– chercher à le comprendre ;
– voir le monde comme il le voit .
pour cela , il faut avoir une attitude d’ouverture et d’acceptation de l’autre , avoir le réflexe de questionner pour approfondir , accorder de l’estime à ce que dit l’autre.
précisant que l’empathie ne vise que comprendre . une fois le message reçue, la compréhension vérifié, libre à chacun , selon sa morale personnelle d’évaluer différemment une situation donnée. Il s’agit de respecter les idées de l’autre et pas obligatoirement les partagés.
c- La clarté d’expression :
Il n’y a pas de clarté d’expression sans une parfaite « ar-ti-cu-la-tion »
Pour une secrétaire, il n’est pas utile qu’elle s’entraire à bien s’exprimer . il s’agit , surtout de repérer les phases les plus utilisées et de les répéter . aussi, d’articuler le mieux possible un texte en calant un crayon en travers de la bouche, derrière les canines.
Et bien sûr, sans oublier d’apprendre à bien respirer une respiration mal tenue en cours d’entretien peut être ressentie par l’interlocuteur comme un signe d’ennui, de désintérêt , d’agacement de la part d’une secrétaire.
d- La mise en ordre de ses idées :
Généralement lors d’un entretien ce qui paraît évident pour celui qui parle ne l’est pas, nécessairement pour l’interlocuteur.
Aussi, il est conseillé pour une secrétaire de communiquer clairement en début d’entretien, sa démarche à son interlocuteur.
e- Les mots à utiliser :
L’important réside moins dans la richesse du vocabulaires de la secrétaire que dans la vigilance à rester dans le même contexte de son interlocuteur pour que le message passe.
Donc, communiquer , c’est aussi utiliser :
– un langage simple, clair et concis ;
– des phrases courtes,
– une voix bien posée ,
– des idées bien ordonnées.

Les techniques de communications :
a- l’écoute :
une communication efficace de la secrétaire passe nécessairement par une écoute active . mais qu’est ce que l’écoute active ?
puisque Entendre est une phénomène naturel qui n’est pas sous notre contrôle, Ecouter est un processus volontaire qui demande l’effort de décoder le langage de l’interlocuteur.
il faut vouloir écouter , et ceci implique une triple volonté :
• vouloir être disponible : c’est à dire se débarrasser de ses préoccupations personnelles pour se mettre à l ‘écoute totale de son interlocuteur et lui consacrer le temps nécessaire.
• vouloir être présent : c’est être véritablement tourner vers l’autre , être attentif.
• vouloir concentrer tout son attention sur l’autre : c’est faire preuve de curiosité , au bon sens du terme , faire preuve d’empathie.
L’écoute active se manifeste par des acquiescements, signes de têtes, sourires, un regard franc , et autres manifestations d’intérêt pour l’autre.
Montrez que vous êtes à l’écoute et que vous comprenez, en ponctuant le discours de votre interlocuteur par des mots tels que :
– Oui…
– Certes…
– Bien sûr…
– Tout à fait…
– Je vois…
– J’entend bien …
L’écoute active chez une secrétaire, doit être une attitude permanente positive qui doit permettre de comprendre et de sentir la vérité chez les autres.

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