Cours secrétariat correspondance commerciale en langue française

Formation secrétariat correspondance commerciale en langue française, tutoriel & guide de travaux pratiques en pdf.

I/ DEFINITION
II/ ROLE
Economique
Juridique
III/ REDACTION
IV/ PRESENTATION
CONCLUSION
EXEMPLES DE LETTRES
I/ GENERALITES
II/ LA DEMANDE DE DOCUMENTATION
III/ L’ENTREE EN RELATION
EXEMPLES DE LETTRE D’ENTREE EN RELATION
III/ L’APPEL D’OFFRES
IV/ LA REPONSE DU FOURNISSEUR
V LES CONTRES PROPOSITIONS DE L’ACHETEUR
I / LE CONTRAT DE VENTE
II / LA COMMANDE
III / LA LIVRAION
1. DEFINITION DE LA RECLAMATION
2. OBJECTIF DE LA RECLAMATION
I/ LE PAIEMENT CHEZ LE DEBITEUR
II/ LE PAIEMENT CHEZ LE CREANCIER
1. LA BANQUE
2. LA POSTE
Relations du destinataire des marchandises avec le transporteur
Articles présentant des avaries
Retard de livraison

DEFINITION :

La correspondance commerciale est l’ensemble de lettres que les commerçants échangent entre eux à l’occasion de leur commerce. C’est un échange de lettres qui peut se faire également avec les tiers non commerçants.

ROLE :

Economique :
Malgré les moyens de communications modernes mis à la disposition de l’entreprise (téléphone, télex…), la lettre conserve un rôle économique important :
• Elle supprime les déplacement inutiles : gain de temps et d’argent ;
• Elle permet de toucher un correspondant à quelque endroit qu’il se trouve ;
• Elle confirme et prolonge un entretien direct ;
• Elle est la carte de visite de l’entreprise.

Juridique :
C’est un mode de preuve sûr, admis par les tribunaux, elle doit obligatoirement être conservée.

REDACTION :

La lettre commerciale représente donc, pour l’entreprise, un engagement grave, pouvant jouer pour ou contre elle, en cas de contestation.
De ce fait, sa rédaction n’en est pas aisée : elle demande un temps de réflexion plus ou moins long ; il ne suffit pas d’écrire, il faut aussi se faire comprendre.
Une lettre commerciale, correctement rédigé, répond à trois exigences :
• Traiter exactement le sujet : elle doit renseigner complètement le destinataire ;
• Etre compréhensible : elle doit utiliser un langage simple et concis ;
• Etre objective : elle ne doit pas laisser paraître les sentiments personnels du rédacteur.

PRESENTATION :

Une lettre est jugée par ses correspondants sur la qualité du courrier qu’elle envoie. On apportera donc autant de soin à l’esthétique de la présentation qu’à la formulation du texte.
La mise en page doit être claire et attrayante pour le lecteur, et c’est pour cette raison que le courrier commercial et administratif n’est jamais écrit à la main.
Le format le plus utilisé pour la lettre commerciale est le format « normalisé » (c’est la norme française N.F.Z. 11 001, format A4).

L’EN-TETE :
Les entreprises ont en général du papier portant un en-tête imprimé ou gravé à l’avance. Il se compose des mentions jugées les plus utiles pour les correspondants :
• logo
• nom et adresse de l’entreprise
• forme juridique et montant du capital
• numéro d’immatriculation au registre du commerce
• intitulé du compte postal
• numéros de téléphone, de télex et de télécopie
• boite postale
• etc…

LA DISPOSITION DU TEXTE :
Nous vous donnons des indications courantes à ce sujet. Il est bien entendu qu’il existe plusieurs solutions et que chaque service ou secrétaire choisit celle qui lui convient.

Expéditeur :
La plupart des entreprises possèdent un papier à en-tête. Dans le cas contraire, il suffit d’indiquer le nom et adresse de l’expéditeur en haut et à gauche du document.

La date :
En haut et à droite. Un document sans date n’est pas considéré légalement comme une lettre. Mentionner le lieu d’où l’on écrit, puis la date : quantième en chiffre, mois en toutes lettres, 4 chiffres de l’année. On n’indique pas le nom du jour.

Nom et adresse du destinataire :
Plus bas et à l’alignement de la date. On n’abrège pas les mentions Monsieur, Madame, Société, etc. Le code postal se met avant le nom de la localité.

Initiales :
On inscrit deux groupes de majuscules séparées par une barre oblique : d’abord les initiales de la personne qui a conçu le texte, puis celles de la personne qui l’a dactylographié.

Références :
On indique souvent le numéro d’enregistrement donné à la lettre à laquelle on répond.

Marges :
Respecter un équilibre de la mise en page. La marge de gauche doit toujours être assez large.

Objet de la lettre :
C’est un résumé en quelques mots du sujet de la lettre, que l’on souligne. Il fait gagner du temps au lecteur et simplifie par la suite les recherches dans les dossiers.

Corps de la lettre :
Le corps de la lettre comporte 4 parties essentielles et indépendantes :
1- Introduction
2- Développement
3- Conclusion
4- Formule de politesse

INTRODUCTION :

3 cas à citer :
Les réponses : il faut exprimer 3 idées :
1- Accuser de réception de la lettre.
2- Donner la date ou sa référence chronologique.
3- Rappeler son objet (possibilité d’exprimer en plus,
la surprise, le plaisir, le regret)

EXEMPLE :
– Votre lettre de réclamation (1) du 5 écoulé (2) relative………………
Objet de notre livraison de maïs, a retenu toute notre attention (3)
– Nous venons d’enregistrer votre commande (1) n° 999 (2) relative à la fourniture de bureau et nous vous en remercions (3).
Les confirmations de lettre restées sans réponses :
Il faut exprimer 3 idées :
1- Rappeler le premier courrier.
2- Sa date, ou sa référence chronologique.
3- Son objet, (selon l’importance de la lettre joindre une photocopie)
EXEMPLE :
– Nous vous renouvelons notre demande (1) du 23 écoulé (2) relative à nos remboursements des m / ses non conformes que nous vous avions retournée le 2 du même mois (3)
– Nous vous confirmons notre correspondance (1) du 6 mai (2) dont photocopie ci-jointe, relative à la réparation de la machine à écrire (3) A2 33 456
Les autres sortes de lettres :
– Il faut entre directement dans le sujet et exposer ce qui permet à la lettre d’être écrite à ce correspondant et non pas à un autre.
EXEMPLE :
Lors de notre visite au SICOB, nous avons eu l’occasion d’apprécier la qualité et la variété des machines à écrire présentées à votre stand.
N.B : en début de phrases les formules suivantes :
– Suite à
– Nous sommes en possession de votre lettre
– Au reçu de votre lettre
– En main votre courrier du..

DEVELOPPEMENT

Son rôle est de faire connaître de façon précise et détaillée :
– L’objectif de la lettre
– Son but véritable
Pour ce faire, il faut :
– exposer les faits dans l’ordre chronologique
– développer toujours, et au préalable, les raisons d’une attitude positive ou négative.
– Utiliser les mots de liaison de début de paragraphe ; ils sont nécessaires à l’enchaînement des arguments (en conséquences, de ce fait, de plus, à cet effet, etc.)
EXEMPLE
Votre lettre de réclamation du 6 écoulé relative à la conformité du mode de règlement de notre facture n° 999 a retenu toute attention.
En conséquence, nous avons procédé à une vérification qui a mis en évidence…

CONCLUSION :

Elle représente le final de la lettre et indique l’action souhaitée par l’expéditeur.
La conclusion et la formule de politesse doivent être indépendantes.
La conclusion se doit donc :
– d’insister
– de résumer.
Exemple :
Nous espérons que vous ne nous tiendra rigueur de cet incident.
Exemple :
Nous souhaitons que cette livraison vous donne toute satisfaction.
– être assuré – être convaincu – être sûr – être persuadé.
Exemple :
Soyez assuré que des directives sévères ont été données au service.

RETENEZ :

Si la conclusion est courte, on peut exceptionnellement la relier à la formule de politesse en utilisant ET.
Exemple :
Je reste dans l’attente de vous lire et je vous prie d’agréer, Monsieur, mes sincères salutations.

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Correspondance commerciale en langue française (1.01 MB) (Cours PDF)