Cours réaliser une base de données avec Access

Cours réaliser une base de données avec Access, tutoriel & guide de travaux pratiques ACCESS en pdf.

Création d’un formulaire

Un formulaire, pour quoi faire ?
Pour pouvoir présenter les informations de manière plus agréable et plus pratique que lorsque l’on utilise la table : présentation en mode fiche.
Pour que l’utilisateur puisse accéder aux données qui l’intéressent sans avoir besoin de connaître la structure des tables de la base.
Pour pouvoir réaliser des contrôles sur la façon dont sont saisies les données ou pour protéger les données visualisées lorsque l’on ne fait que de la consultation.
Un formulaire, définitions
Définition 1 : Un formulaire est une fenêtre Windows dans laquelle on affiche une source de données (table ou requête). Il est composé de contrôles graphiques.
Définition 2 : Un contrôle graphique est un composant logiciel paramétrable destiné à être affiché sur le formulaire.
Exemple : dans le formulaire, chaque colonne de la table Personne peut être affichée dans un contrôle graphique de type zone de texte.
Remarque 1 : On parle de contrôle graphique car on peut contrôler le comportement du composant logiciel en le paramétrant.
Par exemple, on peut contrôler le mode d’affichage de la donnée (affichage en gras, italique, …).
Remarque 2 : Le formulaire, lui-même, est un contrôle. Ce contrôle permet de gérer le comportement de la fenêtre Windows (affichage en mode agrandissement, …)
Manipulations : création du formulaire Personne avec l’aide d’un assistant
Dans ce formulaire, nous allons présenter les données contenues dans la table Personne
Cliquez sur l’onglet Formulaires de la fenêtre Base de données.
Cliquez sur le bouton Nouveau.
Sélectionnez la table Personne dans la liste déroulante.
Sélectionnez dans la liste des assistants, l’assistant Formulaire instantané :
Colonnes
Nous allons partir de cette première mise en forme pour obtenir le formulaire présenté sur la page de gauche.
Manipulations : Personnalisation du formulaire FichePersonne
Identifiez les trois modes d’utilisation d’un formulaire :
• mode formulaire : les données d’une même ligne de la table sont présentées dans le formulaire,
• mode création : ce mode permet de modifier la présentation des données sur le formulaire,
• mode feuille de données : les données sont affichées en mode tableau.
On peut passer d’un mode à un autre à partir du bouton Affichage dans la barre d’outils. Testez ces trois modes.
En mode création, élargissez votre formulaire sur la droite. Déplacez les contrôles zones de texte comme sur l’exemple. Sauvegardez (icône Disquette) en nommant le formulaire FichePersonne. Exécutez-le (icône Affichage, mode Formulaire dans la barre d’outil).
Nous allons ajouter 5 boutons de commande sur le formulaire. Affichez la boîte
à outils (cliquez sur l’icône boîte à outils). Activez les assistants contrôle (bouton baguette magique dans la boîte à outils).
Cliquez sur le bouton bouton de commandes dans la boîte à outils. Placez-le sur le formulaire. Sous l’assistant, sélectionnez dans la liste Catégories , l’option Opérations sur enregistrements, puis dans la liste Actions l’option Sauvegarder un enregistrement. Cliquez sur le bouton Suivant. Choisissez une icône qui apparaîtra sur le bouton. Puis cliquez sur le bouton Terminer. Recommencez l’opération pour placer un bouton Annuler et un bouton Supprimer. Sauvegardez et exécutez le formulaire pour vérifier le fonctionnement des trois boutons.
En suivant la même procédure, ajoutez un bouton pour imprimer le formulaire (catégorie Opérations sur formulaire, action imprimer le formulaire) et pour fermer le formulaire (catégorie Opérations sur formulaire, action Fermer un formulaire). Sauvegardez et exécutez.
Paramétrage des contrôles du formulaire
Les contrôles sont des composants prédéfinis paramétrables. On programme un contrôle en modifiant la valeur de ses propriétés avec l’éditeur de propriétés.
Les propriétés sont nombreuses. Elles sont regroupées en 4 ensembles :
Propriétés des données : Elles permettent d’indiquer quelles données provenant des tables et des requêtes de la base de données sont attachées au contrôle.
Exemples : Le contrôle Formulaire FichePersonne a pour propriété Source le nom de la table attachée au formulaire, à savoir Personne.
Le contrôle Zone de texte NomPersonne a pour propriété Source contrôle la colonne NomPersonne incluse dans la table Personne.
Propriétés de format : Elles permettent de spécifier comment le contrôle est affiché à l’écran.
Exemples : La propriété Police du contrôle Zone de texte NomPersonne est MS Sans Serif. La propriété Taille caractères est à 8.
Propriétés des événements : Elles permettent de définir le comportement de l’application lorsque survient un événement qui affecte le contrôle.
Exemple : Lorsque l’on clique sur le bouton de commande Fermer un formulaire, Access ferme le formulaire Fiche Personne.
Autres propriétés : Elles regroupent des propriétés diverses.
Exemple : La propriété Index tabulation permet de déterminer l’ordre dans lequel sont parcourues les zones de saisie.
Récapitulation sur la création d’un premier formulaire
Nous avons tout d’abord créé le composant table Personne.
Puis, nous avons saisi des données dans la table.
A quoi sert la clé primaire dans la table Personne ?
Le formulaire a été créé avec un assistant. Un assistant aide l’utilisateur d’Access à paramétrer les composants. Il facilite la prise en main de l’outil. Mais, progressivement, nous allons prendre l’habitude de configurer nous-mêmes les composants car les assistants ne permettent pas de tout faire.
Vérifiez avec l’éditeur de propriétés que la table Personne est attachée au formulaire.
Regardez avec l’éditeur de propriétés comment l’assistant a codé les actions exécutées lorsque l’on clique sur les boutons.
Avec Access, on peut définir les actions de deux manières :
• soit en programmant en Access Basic, le langage de programmation d’Access. C’est la formule choisie par les assistants intégrés dans Access,
• soit en créant des macrocommandes, c’est la formule que nous choisirons car, en général, elle est rapide et ne demande pas d’apprendre Access Basic.

Pour en finir avec cette introduction

Dans cette introduction, nous avons défini la notion de système d’information et plus particulièrement abordé le sous-système d’information automatisé qu’est une base de données. Nous avons expliqué la logique de construction d’un tel sous-système avec un outil comme Access:
La construction d’une application base de données avec Access suit une logique d’emboîtement de composants logiciels préprogrammés et paramétrables (tables, requêtes, formulaires).
Le programmeur Access conçoit la structure des tables.
Il réalise des formulaires en leur associant des données (sous la forme d’une table ou d’une requête attachée) et des contrôles graphiques.
Les contrôles graphiques permettent de visualiser les données dans les formulaires et de déclencher des traitements.

Questions de révision sur l’introduction

Répondre par oui ou non aux questions suivantes :
1. Une base de données peut être utilisée simultanément par plusieurs personnes connectées au même réseau ?
2. Si deux personnes modifient en même temps le même enregistrement d’une table, le premier qui a commencé à modifier l’information a la priorité ?
3. Sur le disque dur, chaque table de la base de données est enregistrée dans un fichier séparé ?
4. On peut modifier la valeur enregistrée dans une colonne de type NuméroAuto ?
5. Un formulaire permet d’afficher les données enregistrées dans une table ?

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