Cours publipostage WORD

Tuto publipostage WORD, tutoriel & guide de travaux pratiques en pdf.

UN TABLEAU WORD COMME SOURCE DE DONNEES

Word peut vous aider à réaliser un fichier de données. (Voir Chapitre suivant ) Autrefois, il s’agissait en fait d’un simple tableau Word. Depuis la version XP nous avons un format spécifique qui est en fait un format ACCESS.
Il est toujours possible de réaliser un Tableau Word comme source de données.
Nous pourrons donc créer « à la main » cette source de données en utilisant un tableau et en l’enregistrant.
La première ligne du tableau doit contenir les noms de champ. Un nom de champ est un identifiant, il ne doit pas contenir d’espaces.
Les lignes suivantes du tableau constituent les enregistrements contenant les données.

EXEMPLE DE CREATION D’UN PUBLIPOSTAGE DEAAZ

Hypothèses retenues :
Le document principal n’existe pas.
La source de données existe (Elle peut avoir été créée par la méthode précédente.)
1. Etape 1 : Sélection du type de document
Lancement de l’assistant
Créer un nouveau document.
Choisir Outils / Lettre et publipostage / Fusion et publipostage.
Le volet « assistant Fusion et Publipostage » apparaît.
Conserver le bouton radio « lettres »
Cliquer sur « suivante : document de base »
2. Etape 2 : Sélection du document de base
Conserver le bouton radio « Utiliser le document actuel »
Cliquer sur « suivante : sélection des destinataires »
3. Etape 3 : Sélection des destinataires
Conserver le bouton radio : « Utilisation d’une liste existante »
Cliquer sur « Parcourir »
Vous obtenez la boite de dialogue « Sélectionner la source de données »
C’est une boite de dialogue de type « Ouvrir »
Ouvrir le dossier de stockage
Sélectionner la source de données. Valider
Vous obtenez une boite de dialogue de ce type.
Valider par OK
(Cette boite permettra ultérieurement de filtrer les enregistrements)
4. Etape 4 : Ecriture de votre lettre
a) Parties fixes
Saisir les parties fixes (communes)
b) Parties variables.
Se positionner à l’endroit désiré
Cliquer sur « Autres éléments »
Vous obtenez une boite de dialogue de ce type.
Sélectionner un champ Cliquer sur Insérer
Recommencer l’opération Fermer la boite de dialogue
Poser les « espaces » et positionner les champs Redemander si nécessaire la boite de dialogue
A la fin de la saisie,
Cliquer sur « suivante : Aperçu de vos lettres »
(Il est aussi possible à ce stade, pour aller plus vite, de cliquer sur le bouton « Fusionner vers un nouveau document » de la barre d’outils et publipostage)
5. Etape 5: Aperçu de vos lettres.
On peut passer de lettre en lettre en utilisant les boutons « << » ou « >> »
Il est également possible d’exclure des destinataires
Cliquer sur « suivante : Fin de la fusion »
6. Etape 6 : Fin de la fusion
Cliquer sur « Modifier les lettres individuelles »
Vous obtenez cette boite :
Choisir l’option désirée. Valider par OK
Vous obtenez la série de lettre dans « un nouveau document » nommé « LettresX » (X est un numéro).
Nous vous conseillons de vérifier le nombre de pages de ce document
Ce nouveau document se superpose au document principal.
Nous vous conseillons d’enregistrer le « document principal » pour vous en resservir plus tard.
Le publipostage est terminé.

Publipostage : barre fusion et publipostage

Objectifs : Utiliser la barre d’outils fusion et publipostage pour réaliser un publipostage simple. La source de données est existante.

PUBLIPOSTAGE EN MASSE

1. Affichage de la barre d’outils « Fusion et publipostage »
Choisir Affichage / Barres d’outils. Cliquer sur « Fusion et publipostage »
Ou Choisir Outils / Lettre et publipostage / Afficher la barre d’outils Fusion et publipostage.
2. Etape 1 Choix du type de publipostage.
Cliquer sur le bouton « préparation du document principal » (premier bouton de la barre) Choisir le type désiré.
Valider par ok.
3. Etape 2: Choix de la base.
Dans ce cas la base doit être existante. Voir le chapitre précédent pour une création manuelle ou le
chapitre suivant pour une création assistée.
Cliquer sur le bouton « ouvrir la base de données » (second bouton de la barre)
La boite de dialogue « Sélectionner la source de données » s’ouvre.
Indiquer éventuellement le chemin d’accès.
Sélectionner la base. Valider.
4. Etape 3 : Saisir la lettre et insérer les champs de fusion.
Il s’agit de saisir les parties communes à toutes les lettres.
Pour les parties variables nous pourrons utiliser les trois boutons suivants :
Insérer un bloc d’adresses.
Insérer la ligne de salutation. Insérer les champs de fusion.
5. Etape 4 : Sélectionner les destinataires.
Cliquer sur le bouton « Fusion et publipostage : Destinataires »
Cocher et Décocher les individus.
(Nous verrons dans un autre chapitre qu’il est possible de « Trier » et de « Filtrer »)
6. Etape 5 : Fusionner.
Il est possible de fusionner vers l’imprimante ou vers un nouveau document qui contiendra l’ensemble des lettres. Nous vous préconisons cette dernière méthode.
Cliquer le bouton  » Fusionner vers un nouveau document »
Choisir une option, par défaut « tous » Valider

LE MODE PUBLIPOSTAGE

1. Préambule.
Le mode publipostage permet de visualiser directement le résultat dans le document principal pour l’enregistrement courant. Au lieu de voir le nom de champ, on visualise la valeur correspondante pour le numéro d’enregistrement indiqué.
Dans la version Word 2000, cette méthode permettait d’imprimer rapidement une lettre correspondant à un seul individu. Dans Word 2003 on peut toujours utiliser cette méthode mais il sera aussi simple de « Filtrer ».
2. Activer le mode publipostage.
Afficher si nécessaire la barre d’outils « Fusion et publipostage ». Cliquer sur le bouton « Mode publipostage ».
Les champs sont remplacés par les valeurs.
3. Passer d’un enregistrement à l’autre.
Utiliser les boutons suivants :
4. Rechercher une entrée
Permet de rechercher un individu et visualiser la lettre afférente grâce au mode publipostage.
Cliquer le bouton « Rechercher une Entrée »
Saisir un critère de recherche.
Sélectionner éventuellement un champ.
Cliquer sur « suivant » jusqu’à l’obtention de l’individu désiré.

Le Publipostage : Volet fusion et publipostage
I. INTRODUCTION
II. UN TABLEAU WORD COMME SOURCE DE DONNEES
III. EXEMPLE DE CREATION D’UN PUBLIPOSTAGE DE A A Z
1. ETAPE 1 : SELECTION DU TYPE DE DOCUMENT
2. ETAPE 2 : SELECTION DU DOCUMENT DE BASE
3. ETAPE 3 : SELECTION DES DESTINATAIRES
4. ETAPE 4 : ECRITURE DE VOTRE LETTRE
a) Parties fixes
b) Parties variables
5. ETAPE 5: APERÇU DE VOS LETTRES
6. ETAPE 6 : FIN DE LA FUSION