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Sommaire: Notions appliquées aux diapositives avec exercices
A. Introduction
B. Intérêt et limites du logiciel de présentation
C. Positionnement par rapport aux autres logiciels
D. Remarques générales relatives à la conception
E. Interface et généralités
F. Conception avec modèle
G. Vocabulaire et concepts
H. Schéma explicatif
I. Rappels sur le dessin (et les objets)
J. Insérer des images
K. Cas particuliers du dessin
L. Conception avec et sans mise en page
M. Notions appliquées aux diapositives
N. Notions appliquées aux objets d’une diapositive
O. Exercices
P. Navigation (Hyperliens)
Q. Entête et pied de page
R. Intégrer des sons
S. Insérer une Vidéo (et/ou une bande son)
T. Présentation et Diaporama
U. Créer une présentation à emporter
V. Mettre une fond original
W. Créer un modèle
X. Présentation
Y. Intégration de Graphique
Z. Mettre un son en continu
AA. Mode présentateur (avec deux écrans)
BB. Annexe (compléments)
Extrait du cours PowerPoint notions appliquées aux diapositives
A. Introduction
Ce cours s’adresse à des utilisateurs souhaitant s’initier au logiciel PowerPoint.
Ce cours a été conçu en réponse aux questions posées par les stagiaires.
Ce cours est régulièrement adapté pour tenir compte des demandes et des évolutions techniques.
Il est important de préciser que ce cours ne traite pas exhaustivement de toutes les fonctions du logiciel PowerPoint, mais présente les fonctions, qui semblent les plus utiles dans le contexte d’une entreprise individuelle.
B. Intérêt et limites du logiciel de présentation
1 – Cas d’usage du logiciel de présentation Assisté par Ordinateur (PréAO)
Un système de PréAO (ou diaporama) peut être utilisé dans le cas de présentation à un public important dans le cadre d’exposé, de cours et de conférences, mais il peut également être utilisé pour des démonstrations et argumentaires lors de démarchage ou en présentation dans un magasin.
a ) Conférence
Conférence : exposé à sens unique avec un grand nombre de personnes.
C’est le cas typique d’usage d’une PréAO.
Devant un large public (plus de 30 personnes), l’exposé sera plus simple à réaliser pour le conférencier, qui n’aura pas besoin de notes, le diaporama lui servant de guide.
Plus les auditeurs sont nombreux, plus l’usage du diaporama sera intéressant.
Si le diaporama est bien structuré, le public peut facilement être guidé. L’attention des auditeurs sera captée par le processus.
En revanche durant l’exposé, le processus (classique) ne permet pas réellement de poser des questions. Il sera plus commode de réserver les questions pour la fin de l’exposé.
b ) Cours
Cours : échange avec un nombre réduit de personnes.
Ce cas est moins intéressant pour l’usage d’un diaporama, surtout si le nombre d’auditeurs est réduit, ou si l’on souhaite des échanges avec les participants.
En revanche, on pourra éventuellement, utiliser un diaporama pour certaines parties théoriques en complément du cours traditionnel.
c ) Borne autonome
Cas intéressant pour faire défiler un argumentaire dans un salon ou un point de vente.
Cette technique est assez facile à réaliser.
d ) Démonstration
Cas intéressant pour guider un démonstrateur.
C. Remarques générales relatives à la conception
a ) Buts de l’exposé
S’assurer du but de l’exposé et vérifier que le but est réaliste en regard du temps et des moyens disponibles. Eviter de proposer des buts divergents et par définition difficiles à atteindre.
Dès lors que ce but est parfaitement cerné, il faudra veiller à ce que l’ensemble des moyens et techniques utilisés concourent à atteindre ce but.
b ) Capacité de perception des auditeurs
Il faut toujours de souvenir que les auditeurs d’un exposé ont des capacités de perception différentes selon leur culture et leur âge. Ce qui peut sembler évident à l’animateur ne l’est pratiquement jamais pour l’auditeur.
Il faut souvent combiner des éléments visuels (sous forme de texte, d e schémas et de couleurs) et sonore (sous forme d’exposé). L’usage de plusieurs stimuli permettra une meilleure perception pour un ensemble d’individus.
c ) Simplicité des diapositives
Les diapositives proposées, devront être les plus simples et les plus « dépouillées » possible.
Il faudra éviter les diapositives complexes. Il faut toujours éviter que le regard se perde dans de trop nombreux éléments rendant la compréhension difficile. Il faut éviter l’effet « tableau de bord d’avion » qui est perçu comme complexe pour celui qui ne le connait pas et évident pour le pilote qui l’utilise tout les jours.
Pour permettre la bonne compréhension d’une diapositive, il faut éviter tout élément inutile à la compréhension. Il est facile de comprendre que plus on aura d’éléments sur une image plus l’œil et l’esprit se perdront dans les éléments présentés.
d ) Homogénéité
Les diapositives devront être homogènes au niveau des fonds, des couleurs et des polices de caractères. Si des différences devaient exister elles devraient justifiées par des impératifs de compréhension.
On devrait n’utiliser au maximum que deux polices de caractères (éventuellement dans des tailles de corps différents).
e ) Diaporama plan ou outil pédagogique
On peut composer un diaporama qui se limite à lister le plan de l’exposé. Mais on peut aussi utiliser les nombreuses possibilités du diaporama pour en faire un réel outil didactique. Il est très simple d’utiliser le diaporama comme outil de suivi du plan de l’exposé, il est plus complexe de réaliser un outil didactique.
f ) Rythme d’apparition
Le rythme des diapositives doit être assez soutenu pour permettre de captiver l’auditoire.
g ) Utilisation d’animation
Un diaporama se distingue d’un document papier par ses possibilités d’animation.
Un diaporama n’est pas figé. Il sera judicieux d’utiliser cette caractéristique pour faciliter la compréhension de l’exposé.
Si des éléments complexes doivent être présentés (organigrammes, schémas…), il sera judicieux de faire en sorte que l’ensemble du schéma ne soit pas visible lors de l’apparition de la diapositive. Sinon les auditeurs vont essayer de lire et comprendre des parties du schéma qui ne seront exposées que plus tard.
Il faudra veiller à faire apparaître chaque élé ment en fonction du discours, afin de capter l’attention et construire visuellement le schéma en synchronisme avec l’exposé.
h ) Niveaux d’abstraction
Si un schéma est complexe on essayera de le décomposer en divers niveaux d’abstraction.
A titre d’exemple voir ci -dessous l’exemple 1 qui fait figurer sur une seule diapositive un schéma assez compliqué .
i ) Démarche montante ou descendante
On pourra donner un schéma général puis le décomposer en sous-ensemble ou l’inverse donner le détail de chaque élément puis un regroupement de l’ensemble des éléments.
j ) Intégration d’éléments de divertissement
Un exposé peut être fastidieux à suivre, aussi il peut être intéressant d’intégrer à intervalle régulier des éléments (dessins ou sons) permettant d’illustrer les propos sous forme amusante.
En revanche, il ne faut pas en abuser et transformer totalement l’exposé en film de gags et ainsi dénaturer la présentation.
A titre d’exemple on peut illustrer les changements de chapitres (ou grande partie de cours) par un dessin.
k ) Fond et forme
Il faut veiller au fond de l’exposé. En effet, avec un diaporama, il est t rès simple de privilégier la forme (ce qui est visible, les couleurs, les sons…) au détriment du fond (ce que l’on veut que retienne le public).
l ) Impression de document
Dans certaines conférences, il est d’usage d’imprimer le diaporama. Le diaporama est adapté à la visualisation dynamique, mais n’est pas adapté à la réalisation d’un document sur support papier. Si l’on souhaite laisser un document aux auditeurs, il sera conseillé de réaliser un autre document dans un contexte adapté à l’impression (Word par exemple).
m ) Vérification de la compréhension du support
Il sera toujours judicieux de s’assurer de la bonne compréhension du diaporama utilisé.
Il ne faut jamais oublier que si les éléments exposés peuvent sembler des évidences pour celui qui les expose, ils ne le sont pas forcément pour ceux qui assistent à l’exposé.
On pourra s’assurer de cette bonne compréhension en effectuant un exposé auprès d’un public de test.
n ) Vocabulaire utilisé
Au départ, veiller à n’utiliser qu’un vocabulaire compréhensible par les auditeurs.
Si des termes nouveaux, ou des notions nouvelles, doivent être utilisés, prévoyez de bien les définir en vous appuyant sur des connaissances maîtrisées par les auditeurs.
Lorsque vous introduisez un terme nouveau évitez les synonymes inutiles. Prévoyez de définir une notion nouvelle avec un seul terme nouveau.
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