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Information – du choix à la donnée

Avant de nous lancer dans cette approche théorique (la démarche systémique), pour définir le concept de système d’information, il nous semble opportun de revenir sur une notion que l’on croit généralement bien maîtriser : l’information. En fait, derrière ce mot très courant se cachent des réalités fortes différentes : nous ne pouvons pas nous permettre de les confondre sans nous exposer à bien des déconvenues, en particulier au niveau conceptuel.

Un besoin d’information

Dans l’approche systémique, la notion d’information apparaît comme nature de flux échangés par les composantes du système, entre elles, et avec l’environnement global, puis comme description des flux d’autres natures (argent, matière, etc.). Ces flux permettent de décrire une activité cohérente du système. Ils communiquent des informations qui doivent être considérées comme nécessaires à l’activité : nous préciserons plus tard qu’elles sont envoyées par un émetteur qui en dispose, à un récepteur qui en a besoin (qui n’en disposerait pas sans cela). Ces informations communiquées sont des ensembles complexes composés de données – informations élémentaires, identifiables par un nom, et pouvant avoir plusieurs valeurs – et des liens qui unissent ces données. Ces liens n’ont pas de valeur explicite qui leur soit propre (ce ne sont pas des données), mais des valeurs implicites composées des valeurs des informations qu’ils relient. Ce sont aussi des informations, qui peuvent avoir plusieurs valeurs différentes. C’est l’information complexe – données et liens – qui établit la signification complète de chacune de ses composantes.
La signification complète des données dépend donc de la façon dont on les lie entre elles. C’est une traduction des choix de gestion, le plus haut degré de complexité proposé lors de l’approche systémique . Nous allons l’illustrer par un exemple simple.

De quelle couleur étaient les Ford T noires ?

Considérons un système d’information décrivant l’achat d’une voiture et observons trois constructeurs différents, donc trois choix de gestion différents. Henry Ford disait autrefois qu’en commandant une Ford T, on pouvait choisir n’importe quelle couleur pourvu que ce soit « noir ». Peu importe l’authenticité de cette histoire, acceptons-la comme un premier choix de gestion. Passons quelques décennies et considérons une autre marque : Aston Martin. Là, le client peut choisir la couleur de la carrosserie sans aucune contrainte ; encore une fois, peu importe que ce soit vrai ou non, il s’agit d’un nouveau choix de gestion et c’est tout ce qui nous intéresse. Enfin considérons un troisième choix : cette fois le client se voit proposer un nuancier pour le modèle commandé. Mais, malgré ce nuancier, toutes les couleurs ne sont pas possibles : la couleur dépend non seulement du modèle mais aussi de sa motorisation. D’autres constructeurs pourraient encore faire d’autres choix.
La communication de la « couleur de la voiture commandée » est très différente d’un système à l’autre. Les systèmes d’information de ces trois constructeurs devront donc être différents.
Si les Ford T ne pouvaient être que noires, alors leur couleur n’était pas une donnée (supposée avoir plusieurs valeurs potentielles) mais une constante. Aucune des composantes du système n’a besoin qu’on lui dise la couleur d’une Ford T donnée, parce qu’elle est inhérente au système.
Certes, il y a bien une information : la description de l’existence du choix de gestion. Mais ce n’est pas une information qu’il est nécessaire de communiquer dans un flux d’activité, parce qu’elle ne change jamais.
Si une réponse à une question n’a qu’une seule valeur, elle n’est pas un élément nécessaire à la communication du système, et elle ne se traduit, éventuellement, par des données qu’aux niveaux organisationnels et opérationnels. En revanche, elle est importante pour la conception du système d’information.