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Extrait du cours gestion de l’information
I. Objectifs et besoin d’information.
L’entreprise est au cœur de flux d’information, elle doit mettre en place d’un processus continu et dynamique destiné à fournir aux personnes concernées les données et informations qui les concernent.
Ce travail consiste à :
Collecter – Analyser – Trier – Sélectionner – Diffuser – Organiser – Traiter – Classer -Archiver
Pour cela, elle met en place un système d’information :
C’est l’ensemble des moyens (organisation, acteurs, procédures, systèmes informatiques) nécessaires au traitement et à l’exploitation des informations dans le cadre d’objectifs définis au niveau de la stratégie de l’établissement, des métiers, de la réglementation.
1. Nature de l’information.
L’importance des informations varie selon leur nature :
Certaines supportent et prouvent l’activité de l’entreprise. Elles peuvent être réclamées par des administrations, des tribunaux ou autres tiers en cas de contrôles ou de litiges : bons de commande, bons de livraison, factures, fiches de pointage, bulletins de salaire, notes de frais, etc.
Ces informations doivent être classées et restées accessibles. C’est une obligation légale.
D’autres ne font pas l’objet d’obligations légales, mais sont tout aussi importantes pour l’existence, le développement ou la survie de la société. Elles concernent la veille concurrentielle, la recherche, la stratégie commerciale, le service après-vente, les avis ou réactions des clients, etc.
2. Les caractéristiques, qualités et fonction de l’information.
Fonction, utilité et pertinence : une information peut être technique, commerciale, financière… Son importance dépende de sa fonction, de son utilité et de sa pertinence pour la société. Ex. : prix du kilo de sucre est une information pertinente et utile pour une pâtisserie. A contrario, le prix du kilo d’acier n’est ni pertinent ni utile !
Une information pertinente enrichit le système d’information et concourt aux prises de décision. Ex. :
la connaissance de la quantité en stock permet de prendre une décision concernant les réapprovisionnements.
Forme du support : une information peut être auditive, visuelle, sous une forme imprimée ou numérique. La collecte, le traitement, les stockages doivent être adaptés à la nature de l’information et à son support.
Type de présentation : une information peut être numérique, alphabétique, qualitative, quantitative.
Le type de la donnée conditionne son stockage et son traitement. Une quantité peut être utilisée pour des calculs, ce n’est pas le cas d’une donnée quantitative.
Qualité : une information peut être élémentaire (un prix) ou élaborée (prix à payer). Elle peut être brute ou codée. Enfin elle doit être fiable, sûre et pertinente. Il est impératif de mettre en place des moyens pour contrôler cette fiabilité et de définir les sources.
Coût : une information à un coût de collecte (saisie par ex.), de traitement (logiciels), de stockage (supports) et de diffusion (plaquette imprimée, intranet,…).
II. Le système documentaire.
1. Les objectifs de la documentation
La fonction «documentation» aura pour effet d’assurer une meilleure efficacité au système d’information en le dotant des avantages inhérents à tout système d’information organisé, à savoir en premier lieu :
– exhaustivité de l’information;
– fiabilité de l’information;
– nouveauté de l’information;
– rapidité de l’information.
Nécessités d’un système documentaire.
Un organisme dispose obligatoirement d’un système documentaire puisqu’il gère différents documents et informations. Voici quelques exemples :
la documentation technique liée aux produits et aux services (fiches techniques, cahier des charges, ouvrages spécialisés, périodiques, abonnements…) ;
la documentation sociale liée à la gestion des ressources humaines (fiches de paye, contrats de travail, planning des congés…) ;
la documentation commerciale (plaquette, conditions générales de vente, bon de commande…) ;
la documentation administrative et financière (notes de services, documents comptables…).
aussi des ouvrages plus généraux, des livres aux périodiques (abonnements)
Le système documentaire d’une entreprise joue donc un rôle essentiel par de nombreux aspects :
c’est la mémoire de l’entreprise, il permet de, pérenniser son savoir-faire ;
c’est un outil de travail, il permet de disposer de documents à jour, au lieu et au moment appropriés ;
il exprime la bonne organisation de l’entreprise par une formalisation de ses activités ;
il donne confiance au client en lui permettant de constater que l’entreprise est bien structurée ;
C’est un outil d’initiation et de formation interne ;
il permet d’influencer le comportement interne (amélioration de la cohérence, de l’efficacité) ;
il réduit ainsi les interférences inopinées dans les activités des collègues de travail ;
il permet, selon le cas, de créer, d’améliorer ou de restructurer la culture d’entreprise ;
il donne l’occasion de passer en revue et d’analyser la pertinence et l’efficience des actions de routine (ré ingénierie) ;
c’est un guide auquel les employés peuvent se référer pour faciliter leurs tâches.
2. Les fonctions documentaires
Les fonctions d’un service de documentation s’articulent autour des quatre opérations de base des systèmes tertiaires, à savoir :
– saisie, élaboration, traitement de l’information;
– multiplication;
– transmission ;
– mémorisation (stockage et restitution).
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