Cours Excel création et distribution de lettres types fusionnées

Cours Excel création et distribution de lettres types fusionnées, tutoriel & guide de travaux pratiques en pdf.

Introduction de publipostage

Pour exécuter le processus de base, procédez comme suit :
• ouvrez ou créez un document principal
• ouvrez ou créez une source de données
• ajoutez ou personnalisez des champs de fusion dans le document principal ;
• fusionnez les données de la source de données dans le document principal pour créer un nouveau document fusionné.
 Source de données comportant des informations relatives aux destinataires, telles que les noms et adresses
 Document principal comportant des champs de fusion qui correspondent à des espaces réservés aux informations relatives aux destinataires et le texte qu’on retrouve dans toutes les lettres personnalisées.
Principe :
On peut schématiser les étapes précédent comme suit :

Création et distribution de lettres types fusionnées

1- Dans le menu Outils, pointez sur Lettres et publipostage, puis cliquez sur Assistant Fusion et publipostage.
2- Sous Sélection du type de document, cliquez sur lettre.
Le document actif devient le document principal.
3- Cliquez sur Suivante :Document de base.

Définir et afficher une lettre

Effectuez l’une des opérations suivantes :
 Commencer à partir du document actuellement affiché dans la fenêtre de document
o Cliquez sur Utiliser le document actuel.
Vous pouvez taper le texte dans la fenêtre de document ou attendre que l’Assistant vous y invite dans une étape ultérieure.
 Commencer à partir d’un modèle
1- Cliquez sur Utiliser un modèle.
2- Cliquez sur Sélection du modèle.
3- Sous l’onglet Fusion et publipostage de la boîte de dialogue Sélection du modèle, sélectionnez le modèle souhaité, puis cliquez sur OK.
 Commencer à partir d’un autre document existant
1- Cliquez sur Utiliser un document existant.
2- Dans la zone À partir d’un/une, sélectionnez le document souhaité, puis cliquez sur Ouvrir.
o Si le document ne figure pas dans cette zone, cliquez sur Autres fichiers, puis sur Ouvrir. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, recherchez le document souhaité, puis cliquez sur ouvrir.
1-2) Cliquer sur suivante : sélection des destinataires.

Localiser ou créer une source de données, puis sélectionner les destinataires

Effectuez l’une des opérations suivantes :
 Se connecter à une liste de contacts Microsoft Outlook
 Se connecter à un autre type de liste, telle qu’une base de données ou une liste d’adresses Office
 Créer une liste d’adresse simple.
– Sous Sélection des destinataires, cliquez sur saisie d’une nouvelle liste.
– Cliquez sur créer.
– Dans la boîte de dialogue créer une liste d’adresse, sous Entrer les informations relatives à l’adresse, tapez les informations que vous souhaitez ajouter à la première entrée (titre, nom et adresse, par exemple). Il n’est pas nécessaire de remplir tous les champs.
– Pour valider la première entrée et en saisir une nouvelle, cliquez sur Nouvelle entrée.
– Répétez les étapes 3 et 4 jusqu’à ce que vous ayez ajouté toutes les entrées d’adresse souhaitées, puis cliquez sur Fermer.