Cours comptabilisation des stocks et des valeurs mobilières

1 – Rappel des dispositions réglementaires
2 – Modalités de mise en œuvre de la comptabilité
3 – Comptabilisation des stocks
4 – Comptabilisation des valeurs inactives
5 – Comptabilisation des valeurs mobilières de placement
6 – Tenue de l’inventaire
7 – Informations sur les nouvelles règles de comptabilisation des actifs,  passifs, amortissements et dépréciations

1 – RAPPEL DES DISPOSITIONS REGLEMENTAIRES :

Le décret du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la comptabilité publique prévoit en comptabilité matière :
– article 51 – « la comptabilité comprend une comptabilité générale et, selon les besoins et les caractères propres à chaque organisme public, une comptabilité analytique et une ou plusieurs comptabilités spéciales des matières, valeurs et titres. »
– article 54 – « les comptabilités spéciales des matières, valeurs et titres ont pour objet la description des existants et des mouvements concernant :
. Les stocks de marchandises, fournitures, emballages commerciaux, produits semiouvrés, produits finis
. Les matériels et objets mobiliers
. Les titres, valeurs ainsi que les objets remis en dépôt
. Les formules, titres, tickets, cartes, timbres et vignettes destinés à la vente

2 – MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DE LA COMPTABILITE

– L’article 179 prévoit que l’Agent Comptable est « chargé de la comptabilité matière ». Cet article précise également que « Lorsque l’agent comptable ne peut pas tenir lui-même la comptabilité matière, il en exerce le contrôle. Les instructions données à ce sujet au préposé doivent avoir recueilli l’accord de l’agent comptable qui demande qu’il soit procédé à l’inventaire annuel des stocks.»
Rôle des services ordonnateurs
La gestion des valeurs d’exploitation et des biens meubles relève des services ordonnateurs, compte tenu de la technicité qu’elle implique, de la surveillance matérielle qu’elle suppose et qui incombe au dépositaire (magasinier – préposé) voire au responsable de l’atelier ou de l’activité.
Les achats, la réception des marchandises, la tenue des stocks (conservation, distribution, utilisation), la surveillance des mouvements, sont des activités qui ne relèvent pas, sauf exception, de l’agent comptable.
Le principe de séparation de l’ordonnateur et du comptable interdit d’ailleurs au comptable d’effectuer les actes essentiels de cette gestion : signature des bons de commande (acte d’engagement), et des ordres d’entrée ou de sortie (certifications).
Rôle de l’agent comptable
L’agent comptable doit participer à l’organisation de la comptabilité matière
Il est tenu de veiller à la mise en place des modalités suivantes :
– prise en charge (conditions de réception des matières et denrées…) ;
– conservation ou utilisation des biens et valeurs d’exploitation pris en charge ;
– exécution des mouvements ordonnés par la personne habilitée à cet effet ;
– identification et désignation des articles à comptabiliser ;
– passation des écritures : tenue des inventaires (inventaire général physique tenu par l’ordonnateur, inventaires particuliers tenus par les préposés, ou registre d’enregistrement des mouvements) ;
– justification des mouvements (pièces justificatives ordre de sortie ou d’entrée, procès verbaux, certificats administratifs…) ;
– centralisation des mouvements (autorité qualifiée, périodicité).
Les instructions données aux préposés chargés de la comptabilité matière doivent avoir recueilli l’accord de l’agent comptable.
L’agent comptable doit surveiller la tenue de la comptabilité matière
Il appartient à l’agent comptable, comme pour toute autre écriture, de s’assurer de la cohérence des montants qui lui sont indiqués, en s’appuyant sur tous les documents comptables et justifications mis à sa disposition par l’ordonnateur : inventaire quantitatif, valeurs antérieures, paramètres d’actualisations, entrées et sorties….
Si ces contrôles font apparaître des anomalies, il doit les signaler à l’ordonnateur et demander toutes justifications, et procéder à la reconnaissance sur place des existants.
Etendue de sa responsabilité
La responsabilité de l’agent comptable est présentée au tome 1 – titre 2 – chapitre 3 de l’instruction codificatrice n° 02-038-M91 du 30 avril 2002.
L’agent comptable est personnellement et pécuniairement responsable des contrôles qu’il est tenu d’assurer en matière de recettes, de dépenses, et de patrimoine, dans les conditions prévues par le règlement général sur la comptabilité publique.
Sa responsabilité peut-être mise en cause notamment :
– lorsqu’en l’absence de comptabilité matière dont la tenue s’imposait, il n’a pas invité l’ordonnateur à remédier à cette carence ;
– lorsqu’il a accepté, sans réserves, des opérations irrégulières faites par les préposés ou les services gestionnaires, sauf dans les cas où les documents justificatifs produits ne permettent pas d’en déceler l’irrégularité ;
– lorsqu’une faute ou négligence caractérisée a été relevée à la charge de l’agent comptable à l’occasion d’une opération de contrôle menée par l’agent comptable.
En revanche il n’est pas responsable des opérations relevant de la compétence de l’ordonnateur dans la mesure où il n’a pas la maîtrise de ces opérations, ni la possibilité matérielle d’en assurer un contrôle réel.
L’agent comptable doit faire procéder à l’inventaire annuel des stocks s’il ne tient pas lui-même la comptabilité matière (article 179).
Il ne lui appartient pas de se substituer à l’ordonnateur pour accomplir cet inventaire, mais il doit exiger des services assurant la surveillance administrative ou technique, un exemplaire des rapports, procès-verbaux, état de récolement afin de joindre ces pièces justificatives aux pièces générales du compte financier.

3 – COMPTABILISATION DES STOCKS

L’ordonnateur définit les rôles et responsabilités des agents délégués, chargés de la gestion des stocks : réception, conservation, distribution, utilisation, surveillance, enregistrement des mouvements.
L’utilisation d’outils informatiques permet l’édition des documents suivants :
– fiches de stocks
– feuilles de consommation journalières
– fiches « grand livre des stocks »
– balance des stocks
La méthode « FIFO » (« first in, first out » : premier entré – premier sorti) d’évaluation des stocks choisie dans le nouveau plan comptable et non plus la méthode du coût moyen.

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