Cours ACCESS organisation des données dans la base de données

Améliorations

On peut encore améliorer le schéma de nos tables. En effet, pour la même raison qui nous avait fait séparer en deux tables « Albums » et « Auteurs » notre table de départ pour éviter à avoir a ressais ir les informations concernant un même auteur pour chacun de ses albums, il est ici possible d’effectuer à nouveau une division de la table « Albums ».
En effet, pour chaque album, on va indiquer le genre (rock, pop, reggae, rap etc…) et le support (CD, vinyl, K7, DAT, minidisc, etc…), ces informations vont être redondantes et pourraient être optimisées de la façon suivante :
1) On crée une table « genre » et une table « support »
Maintenant, au lieu d’indiquer exp licitement pour chaque album son support et son genre, on indiquera un n° de genre et un n° de support . L’intérêt est triple : gain de place en mémoire (stocker un numéro prend moins de place que stocker une chaîne de caractères), gain de vitesse (entrer un numéro est plus rapide que taper le mot complet), optimisation de la structure (on pourra changer le nom d’un support, ce changement affectera instantanément l’ensemble des albums).

Les index

Pour optimiser les temps de recherche dans les tables, Access (et d’ailleurs tous les SGBD) ont besoin d’index. L’index permet à Access de retrouver plus rapidement les enregistrements concernés ; il accélère aussi les opérations de tri.
Comment ? Les index fonctionnent avec une table comme la table des matières avec un livre. Lorsqu’on indexe un champ, Access stocke hors de la table les valeurs de ce champ. Lorsqu’on effectue une recherche sur ce champ, plutôt que de le chercher dans la table, Access va faire sa recherche dans l’index, une fois qu’il aura trouvé, il affichera le contenu de l’enregistrement associé à cet index.
Petit crobard :
Supposons que la table « Albums » soit indexée sur le titre de l’album
Lorsqu’on cherchera un enregistrement de la table albums à partir du titre de l’album, Access parcourra l’index et affichera l’enregistrement correspondant à l’index qu’il aura trouvé.
Un index peut être composé d’un ou de plusieurs champs, on aurait pu indexer la table albums sur un index « titre + année » par exemple (si ça peut servir à quelque chose), de même, on peut utiliser plusieurs index pour une table, par exemple, on aurait pu indexer la table album sur les champs Titre, Genre et Support.
Pourquoi alors ne pas tout indexer ? L’idée peut sembler bonne, cela accélérerait les recherches et les tris mais ralentirait toutes les mises à jour de la table, en effet, à chaque fois qu’un champ index est modifié dans la table, il faut le modifier également dans l’index, ce qui peut coûter très cher en temps. On utilisera donc les index avec parcimonie et uniquement si ils s’avèrent utiles.

Application

Maintenant que vous avez tout compris au film, nous allons nous pencher sur un autre cas de figure. Supposons qu’on veuille gérer un magasin avec Access. Créez donc les tables et les relations pour notre magasin, au cas où certains ignoreraient le fonctionnement d’un magasin, voici comment ça marche :
?? Un client commande des produits
?? Un fournisseur livre des produits
?? Le stock contient des produits
Et voilà une solution qui semble honnête :
(Les clefs primaires sont en gras, les indexes sont soulignés)
Le choix des index est totalement subjectif, il sera surtout fait en fonction des besoins ultérieurs. Ce n’est pas grave si on n’a pas choisi les bons index, il est toujours possible de les modifier ultérieurement.

1. Les systèmes de Gestion de Bases de Données
1.1 LA BASE DE DONNÉES
1.2 LE SYSTÈME DE GESTION DE BASES DE DONNÉES
2. L’organisation des données dans la base de données
2.1 PRÉSENTATION DE L’EXEMPLE
2.2 L’ORGANISATION DES DONNÉES DANS UN SGBD
2.3 DIVISER POUR MIEUX RÉGNER
2.4 UTILISER PLUSIEURS TABLES
2.5 IL EXISTE TROIS TYPES DE RELATIONS ENTRE LES TABLES
2.6 LES INDEX
3. Application
CREATION D’UNE BASE DE DONNEES AVEC ACCESS
3.1 CRÉATION D’UNE TABLE
3.2 LES TYPES DE DONNÉES
3.3 LES PROPRIÉTÉS DES CHAMPS
3.4 LE FORMAT D’AFFICHAGE
Pour les champs texte et mémo
Pour les champs Numériques et Monétaires
Pour les champs de type Date / Heure
Format d’affichage des dates / heures dans Windows
Pour les champs de type OUI/NON
3.5 LE MASQUE DE SAISIE
3.6 LES LISTES DE CHOIX
3.7 TRI PARMI LES ENREGISTREMENTS
3.8 FILTRER DES ENREGISTREMENTS
Le filtre sur un seul critère
Filtre sur plusieurs critères