Cours Access modélisation et réalisation d’une base de données

Visualiser de l’information

À l’ouverture de la base de données Chap_1_MUSIQUES, l’écran suivant apparaît. Il permet, en cliquant sur les boutons, d’ouvrir des formulaires ou des états pour accéder aux informations contenues dans la base de données. Les quatre boutons de la base seront, dans la suite, désignés par « bouton 1 » pour le bouton « 1. Visualisation/Saisie des artistes », « bouton 2 » pour « 2. Visualisation/Saisie des albums », « bouton 3 » pour « 3. Visualisation/Saisie des artistes et de leurs albums » et « bouton 4 » pour « 4. Édition de la liste des albums regroupés par artiste ».

Manipuler des formulaires

Cliquer sur le bouton 1 pour voir la liste de tous les artistes saisis dans la base de données.
La page que l’on voit s’appelle un formulaire, les différentes rubriques (colonnes) sont des champs. Un artiste est défini par un numéro (champ REF_ARTISTE), un nom (champ NOM_ARTISTE) et un pays d’origine (champ PAYS_ARTISTE). Le numéro est en bleu. Ce code de couleur est utilisé ici pour les Refermer ce formulaire en cliquant sur le bouton de retour au menu.
Cliquer sur le bouton 2 pour voir la liste des albums puis refermer ce formulaire.
Cliquer sur le bouton 3 pour voir les artistes et les albums enregistrés par ces artistes.
Dans ce formulaire, les artistes sont présentés dans des fiches individuelles, puis pour chaque artiste on retrouve l’ensemble de ses albums. La liste déroulante « Rechercher un artiste » permet d’accéder directement à un artiste.

fermeture du formulaire

Sur ce type de formulaire, on retrouve deux séries de boutons de navigations :
(1) ceux rattachés au premier formulaire, permettant de se déplacer dans le formulaire des artistes (l’enregistrement 15 sur le total des 255 artistes est affiché) ;
(2) ceux rattachés au sous formulaire des albums, permettant de se déplacer entre les différents albums d’un artiste donné (le premier album de Jacques Brel, sur un total de 9 pour cet artiste est ici sélectionné).
champs dont la saisie sera effectuée automatiquement par Access. Chaque ligne est un enregistrement d’artiste. Ainsi, l’artiste 1, Miles Davis, est un enregistrement. L’artiste 2, Johnny Hallyday, est un autre enregistrement. Il y a 255 enregistrements d’artistes.
Des boutons de navigation intégrés au formulaire permettent de se déplacer dans les enregistrements. Un compteur de position permet de savoir quel est le numéro de l’enregistrement visualisé et le nombre total d’enregistrements.
numéro de l’enregistrement visualisé suivant dernier nouveau premier précédent nombre total d’enregistrements
Découverte d’une base de données

Éditer des informations

Cliquer sur le bouton « Éditer la fiche de cet artiste » dans le formulaire 3. Visualisation/Saisie des artistes et de leurs albums.
Ce bouton permet de voir, sous la forme d’un état, la fiche de l’artiste affiché dans le formulaire. Les états permettent d’éditer des informations généralement destinées à être imprimées.
Fermer l’état puis cliquer sur le bouton 4 dans le formulaire de menu.
Le bouton 4 permet de voir la liste des albums regroupés par artiste à nouveau sous la forme d’un état.

Fermer l’état.

Trier, filtrer et rechercher
Access propose quelques outils facilitant la recherche d’information. Ces outils permettent de trier les données selon un ordre choisi ou bien de filtrer les données c’est-à-dire de ne faire apparaître que les données correspondant aux critères de recherche ou de rechercher des données correspondant à un ou plusieurs critères.
Sous Access 2007, on trouve les outils de tri et de filtre dans le menu [Accueil].
tri croissant
tri décroissant
trier filtrer rechercher
Il est également possible d’accéder à ces même outils à l’aide du menu contextuel (clic droit sur le champ sur lequel on souhaite effectuer une opération).

Trier

Lorsqu’on visualise les données d’un formulaire, il est possible de trier temporairement ces données selon l’ordre croissant ou décroissant d’un champ pour pouvoir effectuer une recherche visuelle rapide.
Par exemple, on souhaite trier les artistes par ordre alphabétique des noms dans le formulaire de visualisation et de saisie des artistes.
Cliquer sur le bouton 1.
Sélectionner le champ NOM_ARTISTE sur lequel on désire effectuer un tri en cliquant sur un nom d’ar tiste.
Cliquer « croissant » pour un tri croissant ou « décroissant » pour un tri décroissant. Les ar tistes sont maintenant triés par ordre alphabétique de leurs noms.
Attention Si on effectue un tri dans un formulaire, à la fermeture, Access conserve le dernier ordre de tri sans demander confirmation.
Application : Utilisation du tri rapide
– Bouton 1 : Trier les artistes par pays d’origine.
– Bouton 2 : Trier les albums par titre.
– Bouton 2 : Trier les albums par année d’enregistrement.

Filtrer

Pour visualiser un sous-ensemble des données correspondant à des critères spécifiés, on peut filtrer momentanément les données suivant un ou plusieurs critères. Il existe deux moyens rapides de créer un filtre : le filtre par sélection et le filtre par formulaire.
Le filtre par sélection permet de sélectionner le critère dans le formulaire avant d’appliquer le filtre. Par exemple, dans le formulaire de visualisation et de saisie des albums, on souhaite voir les CD d’artistes français.