Contrôle des structures sociales et médico-sociales

Pour construire le contrôle, la ou les autorités disposent déjà de nombreuses informations résultant des différentes procédures administratives applicables et des éléments issus de réclamations, de signalements et de contrôles précédents. Ces informations portent sur la structure mais aussi sur l’organisme de rattachement quand il gère plusieurs structures. A titre indicatif, la liste suivante récapitule les principaux documents correspondants :
 Dossier de réponse à un appel à projet (y compris le cahier des charges de l’appel à projet) / Dossier de demande d’autorisation / Dossier d’agrément
 Arrêtés d’autorisations
 Habilitation à recevoir des bénéficiaires de l’aide sociale
 Lettres d’informations transmises par la structure sur des modifications importantes (article L. 313-1 du CASF)
Dossiers budgétaires : arrêtés de tarification, comptes administratifs
 Contrat pluriannuel d’objectifs et de moyens (structures qui atteignent un seuil CASF L. 313-12-2), conventions
Rapports d’activités dont celui joint au compte administratif retraçant notamment la démarche continue d’évaluations internes (article R. 314-50 du CASF)
 Rapports d’évaluation interne
 Rapports d’évaluation externe
 Documents de certification (le cas échéant)
 Réclamations sur la structure, suites données
 Signalements d’événements indésirables faits par la structure, suites données
 Rapports de contrôle effectués sur la structure et rendu compte par la structure des suites apportées
 Compte rendu de la visite de conformité
 Comptes rendus des visites faites à la structure à d’autres titres que le contrôle
 Informations transmises, en application de l’article R. 311-1 du CASF, par les personnes qualifiées mentionnées à l’article L. 311-5 sur les demandes d’aide à faire valoir des droits et les suites données.

IDENTIFIER LES FONCTIONS A EXAMINER

Ainsi que l’explicite le chapitre 1 de la partie 2 du guide méthodologique, le choix a été fait de regrouper les informations utiles pour construire un contrôle (objectifs, questions possibles, références juridiques…) selon les fonctions mises en œuvre par une structure en les déclinant à partir de quatre fonctions principales :
 Gouvernance
 Fonctions support
 Prise en charge
 Relations avec l’extérieur.
Les tableaux ci-après présentent la carte des fonctions relative aux structures concernées par ce cahier.
Chaque fonction renvoie par lien hypertexte à une fiche qui regroupe les informations utiles.
Selon les objectifs retenus pour le contrôle à effectuer et le temps pouvant y être consacré, il convient d’identifier les fonctions qui seront plus particulièrement examinées.

PREPARER LE QUESTIONNAIRE DE CONTROLE

Pour aider à la préparation du questionnaire de contrôle, une fiche a été établie pour chacune des fonctions de base d’une structure.
Dans l’encadré d’introduction, chaque fiche indique :
 les principaux objectifs du contrôle,
 les principales références juridiques et administratives avec un renvoi par lien hypertexte à l’annexe qui cite ces textes,
 les principales catégories de risques possibles pouvant être associés à la fonction,
 les liens avec d’autres fiches de ce cahier.
Ensuite, chaque fiche comporte les éléments suivants (cf. chapitres 4 et 5 de la partie 2 du guide méthodologique général) :

QUESTIONS

Questions proposées
La fiche liste des questions qui peuvent servir à construire un contrôle particulier. Des questions ne s’appliquent qu’à certaines des structures visées par le cahier. D’autre part, la liste des questions n’est pas exhaustive. C’est à la personne chargée du contrôle qu’il revient, selon les cas, de supprimer ou d’ajouter des questions lors de la préparation du questionnaire de contrôle ou lors du contrôle lui-même en fonction des constats faits. Le tableau de l’annexe 5 récapitule ces questions en les classant selon les fonctions. En utilisant une version informatique permettant de faire des tris sur un tableau, il est possible, en indiquant un code (par exemple 1) dans la colonne intitulée « Choix » en face des lignes qu’on souhaite retenir dans le questionnaire final puis en triant les lignes selon ce code, d’établir le questionnaire retenu pour le contrôle d’une structure déterminée.

Questions issues de documents administratifs
La fiche rappelle, s’il en existe pour cette fonction, des questions concernant les établissements figurant dans le guide d’analyse de risques du programme pluriannuel de prévention de la maltraitance (DGAS janvier 2007).

Sources d’information
Le tableau indique les documents et les personnes qui peuvent apporter des éléments de réponse aux questions posées.

Références de guides administratifs
La fiche cite, s’il en existe pour cette fonction, des références de recommandations figurant dans des guides publiés par la direction générale de l’action sociale.

Recommandations de bonnes pratiques professionnelles de l’ANESM
Si évaluation et contrôle sont des démarches qui n’ont pas les mêmes finalités et qui constituent deux procédures conçues indépendamment l’une de l’autre, elles contribuent toutes deux à répondre aux objectifs figurant dans les articles L. 311-1 et L. 311-3 du code de l’action sociale et des familles, notamment le respect des droits et la qualité de la prise en charge des personnes. C’est pourquoi ce cahier établit un lien avec les recommandations de bonnes pratiques professionnelles de l’ANESM, qui servent de support aux évaluations.La fiche cite, s’il en existe pour cette fonction, des références de recommandations de bonnes pratiques professionnelles, générales ou spécifiques au type de structure, figurant dans des documents publiés par l’ANESM.