CONTRIBUTION A L’ELABORATION D’UN TABLEAU DE BORD PROSPECTIF

Les points à améliorer sur le plan organisationnel 

Les points à améliorer au niveau organisationnel se situent au niveau de la gestion de caisse, l’enregistrement des vignettes touristiques, et enfin à la mise à jour de la base de données touristiques

  Au niveau de la gestion des sorties de caisse 

 Les points à améliorer au niveau de la gestion des dépenses résident au niveau des la production des pièces comptables dans le processus d’achats.

 Production des pièces comptables 

Le problème de la production des pièces comptables réside surtout dans le cas de l’achat au comptant par petite caisse sans consultation de prix (d’un montant inférieur ou égal à 50 000 Ariary, la méthode de choix de passation de marchés au niveau de l’ONTM est relatée dans l’annexe n° II). Comme l’achat se fait au comptant et qu’il n’y a pas besoin de faire une fiche de demande de prix au niveau des prestataires, il existe une certaine tendance à effectuer les dépenses auprès de fournisseurs ne fournissant pas généralement de factures par manque de moyens ou d’autres qui établissent des factures aux contenus difficilement vérifiables (inexistence de factures standards, fournisseurs non identifiables en cas de vérifications, etc.). 

 Les conséquences 

 Au niveau de la comptabilité et des finances

 Le comptable a du mal à accepter les pièces justificatives qui lui sont fournies, cependant en cas de refus de sa part il risque d’être en conflit avec les personnes concernées. Risque à moyen terme de perte de crédibilité auprès part des bailleurs de fonds et d’éventuels partenaires lors des réunions de rapports d’activités. b – Dans le domaine fiscal : Bien que les montants des dépenses soient minimes si on les prend individuellement, le cumul des dépenses au comptant devient significatif et peut être source de pénalités fiscales notamment lors de l’établissement des listes des fournisseurs locaux en matière de Droit de Communication. 3 – 2. Au niveau de l’enregistrement des vignettes touristiques : La procédure d’enregistrement des vignettes touristique est lourde et constitue une source d’erreurs qui a pour conséquence une perte de temps et une démotivation du personnel responsable. 

  Existence de double emploi au niveau des procédures actuelles 

 La procédure actuelle se divise en six étapes et requiert la participation de trois personnes : le Responsable de la vignette touristique, le contrôleur de gestion et le directeur administratif et financier. La procédure suit le cours suivant : 1- Récupération des bordereaux de vignettes touristique auprès de la Recette Générale d’Antananarivo (RGA) ; 2- Saisie des montants de la vignette touristique dans une Fiche de Visa au niveau du contrôleur de gestion ; 3- Enregistrement des fiches de visas ainsi que pièces provenant du contrôleur de gestion dans le logiciel comptable a niveau du responsable de la vignette touristique , et établissement du rapport de vignette touristique (état périodique par province et par établissement) ; 4- Vérification du rapport de vignette touristique, et rapprochement entre la fiche de visa établi par le contrôleur de gestion et la base de données du logiciel comptable. Et en cas de détection d’erreurs il faut vérifier à partir des bordereaux de vignettes touristiques, la rectification des données se fait soit au niveau du contrôleur de gestion, soit au niveau du responsable de la vignette touristique en fonction de la source d’erreur ; 5- Vérification pour validation d’un état des vignettes touristiques par le directeur administratif et financier. En cas de non-validation, il faut revenir à l’étape précédente. 6- Classement des documents par le responsable de la vignette touristique et établissement de son rapport (balance de versement des vignettes touristiques, état comparatif Net N-1.) Le diagramme de circulation des documents correspondant est le suivant peut être consulté à l’Annexe III. Nous constatons une répétition de tâches identique sur l’étape 2 et 3, une double saisie des données concernant les vignettes touristiques.