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CONTRIBUTION A L’AMELIORATION DU SYSTEME
DE CONTRÔLE INTERNE
Notion générale de l’approvisionnement
Dans ce chapitre, nous allons parler globalement de la fonction approvisionnement dans une entreprise.
Approche théorique de l’approvisionnement
La fonction approvisionnement englobe deux fonctions : – la fonction achats ; – la fonction stock. Définition La fonction approvisionnement dans une entreprise est un ensemble des tâches qui consistent à mettre à la disposition des utilisateurs internes de l’entreprise des biens et services acquis à l’extérieur. Les biens et services fournis doivent être : aptes à l’emploi c’est à dire adaptés à l’utilisation prévue ; en quantité et en qualité requise pour répondre d’une part, aux besoins de l’utilisateur et d’autre part pour tenir compte du rapport qualité/temps à chaque utilisation prévue ; La sécurité d’approvisionnement doit être assurée à court terme et à moyen terme pour éviter la rupture des stocks : à court terme, cela oriente : le choix du titulaire de la commande ; le choix de la gestion de stock ; le choix de la gestion de flux ; à moyen terme, cela détermine : le choix de la politique d’approvisionnement ; le marketing d’achats.
La responsabilité de la fonction approvisionnement
Elle recouvre essentiellement : la participation à la définition des produits, des biens et des services achetés ; la détermination de la stratégie de l’entreprise sur les marchés fournisseurs ; la préparation, la négociation et la rédaction des contrats d’achats ; la gestion des contrats d’achats ; les programmations des besoins, des livraisons, des stocks dans le cadre de la planification globale de l’achat de l’entreprise ; la gestion administrative des livraisons des contrats d’achat ; le règlement des litiges. L’environnement de la fonction. La fonction approvisionnement comprend à la fois la responsabilité des achats et celle de l’approvisionnement. Elle a des liens étroits également avec les autres fonctions de l’entreprise. Lien avec la gestion de la production L’approvisionnement est souvent rattaché à la fonction de production dont l’objet est l’organisation de la production et la gestion des flux qui la traversent, ainsi que de stocks de matières, matériels et produits finis. Lien avec la logistique La fonction assure la gestion : des flux physiques des matières ou des pièces ou autres ; des moyens de transport nécessaires.
Objectifs
L’importance de la fonction approvisionnement dans une entreprise n’est plus à démontrer. Elle a une influence certaine sur le résultat de l’entreprise par la valeur brute des achats et par son influence sur l’équilibre de trésorerie et par les gains et les pertes générées par une bonne ou mauvaise gestion de la fonction. Essentiellement, il a pour objectifs de : assurer la continuité d’approvisionnement ; le faire avec un minimum de stock ; éviter le double emploi, le gaspillage, l’obsolescence ; maintenir les normes de qualité fondées sur l’adéquation à l’utilisation prévue ; satisfaire les besoins aux prix les plus justes ; permettre à l’entreprise de se maintenir vis à vis de la concurrence ; obtenir les meilleurs coûts ; optimiser les moyens d’exploitation ; établir de bons rapports avec les fournisseurs et les autres services de l’entreprise. L’objectif global est de « garantir la sécurité d’approvisionnement et de réduire le coût d’achats des biens et services achetés. »
La fonction approvisionnement dans la société JB
La fonction approvisionnement est assurée conjointement par la Direction des achats de la société ainsi que le département logistique à l’usine. La Direction des achats Situé au siège social de la société, la direction comprend deux services et une cellule : – service achats imports ; – service achats locaux ; – cellule transit. La direction a pour rôle global : Dans le domaine de la stratégie, – de participer aux décisions engageant la société pour son avenir et à l’élaboration des plans à long terme ; – de définir la politique d’achat suivant les objectifs de la société et les moyens à mettre en œuvre. Dans le domaine opérationnel, elle : – établit le budget de fonctionnement; – dirige les négociations et les contrats les plus importants; – définit les procédures des achats; – suit les résultats, les compare aux objectifs et établit si nécessaire les actions correctives à engager ; – rend compte au directeur général ; Le Département logistique Situé sous la Direction technique de l’usine, le département logistique assure : – la satisfaction des clients internes en matière de l’approvisionnement ; – l’optimisation de la gestion des stocks ; – la gestion des matériels logistiques ; – l’application de la politique générale de la société en gestion des achats et stocks ; – la détermination des besoins d’approvisionnement à long, moyen et à court terme de la société ; – le suivi des objectifs définis et la proposition des actions correctives en cas des dérives.
LISTE DES ABREVIATIONS |
