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AMELIORATION DES CIRCUITS DE COMMUNICATION
Solutions concernant les directives
Nous avons vu que l’absence d’un responsable dûment mandaté peut générer des problèmes au niveau de directives. On ne peut que suggérer qu’à l’avenir, les postes ne restent pas trop longtemps vacants, une trop longue durée dans la conduite des affaires courantes étant néfaste au système.
Cependant, nous savons tous que c’est du ressort des autorités supérieures, et que quoiqu’il en soit, il faut quand même savoir s’adapter à ce genre de situation.
Aussi, à défaut de nomination formelle de responsable, dans des cas de figure similaire, il y a lieu de donner aux intérimaires le minimum de marge de manœuvre pour pouvoir assumer de manière efficaces les responsabilités. Et de son côté, l’intérimaire doit, même s’il n’a pas d’assurance que ses actions s’inscrivent dans la durée, mobiliser les énergies par l’intermédiaire d’une communication efficiente.
Une communication efficiente suppose l’utilisation de tous les circuits de communication (descendante, ascendante, horizontale) et sous toutes les formes (orale, écrite) et l’optimisation des moyens y afférents.
Si ce but est atteint, ce problème de directives ne sera plus qu’un faux problème.
Solutions concernant l’éloignement géographique
Théoriquement, la communication a pour finalité d’abolir les distances dans la transmission de l’information et des documents.
Nous ne sommes plus à l’époque héroïque des « Tsimandoa » qui transportaient à pied ou en « filanjana » le courrier officiel, et passaient ainsi plusieurs jours sur les routes.
Les progrès technologiques en la matière devraient être utilisés pour résoudre les problèmes liés à l’éloignement et l’enclavement de certaines régions. Certes, cela dépend des possibilités financières de l’Administration, qui sont malheureusement limitées. Pourtant, pour les zones enclavées, des solutions existent, moyennant finances : BLU, ou autres.
Afin de ne pas démotiver les régions, et leur donner l’impression d’être délaissées par la structure centrale, on devrait pouvoir mettre en place des moyens de déplacement adéquat, du genre motocyclettes, à défaut de véhicules tout terrain. Mais les solutions doivent être adaptées à chaque cas de figure, car chaque région a sa spécificité, et d’ailleurs, il faut reconnaître que jusqu’à présent, les responsables de ces régions ont toujours rivalisé d’ingéniosité et de débrouillardise pour assurer la communication avec la direction centrale, mais il n’en demeure pas moins vrai qu’un réel effort doit être consenti en matière d’équipement de ces régions en moyen de déplacement.
Toutefois, comme on connaît les possibilités financières de l’Administration, il y a lieu d’abord d’optimiser l’utilisation des moyens existants par une répartition plus équilibrées.
AMELIORATION DES MOYENS DE COMMUNICATION
Les moyens de communication joue un rôle très important dans l’efficacité et l’efficience de la DGB.
Solution concernant les moyens matériels
L’ordinateur
La DGB est en train d’étoffer son parc informatique, et cet effort doit être maintenu pour avoir un nombre suffisant de machines. Il va de soi que cet effort doit aussi concerner les agences régionales qui restent souvent les parents pauvres en matière d’équipement.
D’ailleurs, on peut s’étonner que dans ces agences, l’utilisation de la bonne vieille machine à écrire est encore courante, et cela, à l’ère de la bureautique et de l’informatique.
Ces équipements mériteraient d’être remplacés, autant pour faciliter les travaux de saisie, que pour permettre aux services excentrés d’avoir accès aux documents sur support électronique.
Les supports électroniques
L’utilisation du flash disk est conseillée malgré son coût .
Pour véhiculer les données dans la DGB, seul l’utilisation de flash-disk est performant, il est facile à utiliser et efficace.
En effet, un flash-disk par utilisateur suffit, au lieu d’acheter beaucoup de disquettes et de CD.
Fax
Il faudrait faire réparer les appareils hors service, et au besoin en acquérir, de manière parfaitement ciblée car c’est un moyen extrêmement performant pour transmettre des données et des documents.
– Intra- net – Site web
Il n’est pas normal que le siteweb du MFB soit mal alimenté, car c’est la preuve d’un disfonctionnement.
Il faudrait identifier les causes de cette lacune, et y apporter les corrections nécessaires.
Après tout, ce n’est pas la peine d’avoir un site web si les informations qu’il donne, ne sont pas actualisées. Il devrait exister dans la structure un spécialiste compétent et responsable pour s’occuper de cette mise à jour, ou alors, il faut consentir à former le personnel.
La voiture de service
A défaut d’un recomplètement du parc automobile (qui répétons- le, dépend des possibilités budgétaires, et paraît aléatoire eu égard à la situation actuelle), une analyse critique de la répartition des moyens de déplacement est impérative, afin de proposer un meilleur redéploiement dans l’intérêt d’une meilleure communication.
L’optimisation de ces moyens passe aussi par un entretien rigoureux et des procédures d’utilisation claires et précises afin d’éviter les abus et la détériorations prématurée du matériel.
Quant à l’insuffisance en matière de carburant, il serait presque irréaliste d’espérer augmenter les quotas, et il y a d’abord lieu de mieux gérer et contrôler l’utilisation actuelle.
Utilisation de téléphone
On avait insisté auparavant sur l’usage du téléphone , qui reste un des moyens de communication les plus performants. Il y a bien attendu, le coût des communications, mais ce système indispensable peut rendre de très grands services pour peu que son utilisation soit réglementée. Si on peut faire la part des choses entre les communications d’ordre professionnel et celles d’ordre personnel, un grand pas serait réalisé.
Panneau d’affichage
Bien que pas indispensable actuellement à cause de l’existence de panneau commun du MFB, il serait judicieux d’envisager la confection d’un panneau plus personnalisée, si l’on veut vraiment avancer en matière de communication interne et inculquer une culture d’appartenance au sein de la DGB.
Evidemment, le lieu d’implantation devra être soigneusement choisi afin de faciliter son accès, pour susciter l’affluence du personnel, à l’image des « machines à café » que beaucoup d’entreprises, à l’étranger, utilisent tant pour le café proprement dit que pour son aspect convivial, facilitant les échanges et la communication.
Nous concluons sur ce chapitre concernant les recommandations que la grande majorité des suggestions ont un coût financier, que la DGB n’est pas sûre de pouvoir assurer.
Certes, l’idéal serait, que ces améliorations puissent être supportées par le budget alloué, mais déjà, une priorisation des besoins permettrait d’être fixé sur les opérations urgentes et impératives qui peuvent être réalisées.
Solution concernant les moyens humains
La base et la clef de la réussite sont d’avoir de personnels compétents. Le développement de la communication interne de la DGB dépend de la compétence de son personnel pour l’exécution du travail.
Pour la DGB, la politique de formation est à proposer afin que l’objectif soit atteint :
– Maîtrise des outils.
– Modernisation.
– Approfondissement.
Cette politique de formation proposée à la DGB favorise et renforce les communications entre le personnel et rend aux personnels leurs valeurs directrices :
– Professionnalisme : participation et coopération.
– Leadership partagé : utilisation des ressources et coopération.
– Renforcement des capacités : avoir un esprit de compétitivité, intégrité.
En effet, la politique de formation incite le personnel à la bonne communication et à fournir le rendement attendu.
Solution concernant les moyens financiers
Nous concluons sur ce chapitre concernant les recommandations que la grande majorité des suggestions ont un coût financier, que la DGB n’est pas sûre de pouvoir assurer. Certes, l’idéal serait, que ces améliorations puissent être supportées par le budget alloué, mais déjà, une priorisation des besoins permettrait d’être fixé sur les opérations urgentes et impératives qui peuvent être réalisées.
RESULTATS ATTENDUS
Dans la communication, la rapidité et la véracité des informations sont primordiales, avec les conséquences sur les récepteurs et leurs environnements.
En effet, la communication est un avantage pour ceux qui savent l’exploiter, et un inconvénient pour ceux qui ne la maîtrisent pas.
La DGB n’échappe pas à cette règle mais elle compte tirer et bénéficier des avantages apportés par la communication.
Pour notre étude, une bonne communication donne les résultats suivants :
– Sur le plan humain: la bonne communication dans les milieux professionnels permet de:
– créer une bonne entente dans les relations interpersonnelles. Quand les messages sont clairs, il n’y a pas d’ambiguïté parmi le personnel ;
– dissiper les rumeurs. Les notes de service, les circulaires en temps réel et le tableau d’affichage mis à jour évitent les « on dits » ;
– motiver le personnel. Quand les personnels sont au courant de toutes les informations nécessaires à l’accomplissement de leurs tâches, ils se sentent plus responsables.
– Sur le plan géographique : la bonne communication diminue la durée de transmission. A titre d’exemple, utiliser une moto pour transmettre des courriers est plus rapide que marcher à pied, entre deux localités où la télécommunication (phone, fax, BLU,…) fait défaut.
– Sur le plan professionnel : la bonne communication permet de :
– accélérer le traitement des dossiers. Si la communication est bonne, le traitement des dossiers est rapide car, par exemple, on peut éviter les erreurs d’aiguillage qui entraînent les « va et vient » des dossiers.
– assurer la transmission. La bonne communication évite l’égarement des dossiers ;
– rendre fluide les informations. La bonne communication facilite la transparence.
– améliorer l’image de l’administration auprès du public. La bonne communication entre l’administration et les administrés entraîne le respect réciproque entre les deux entités et encourage la population à se conformer aux réglementations en vigueur.
CONCLUSION GENERALE
Les besoins d’information dans l’exécution du travail sont primordiaux et ceux-ci définissent l’efficacité de la communication aussi bien au niveau des services qu’au niveau des directions. Les personnels de la direction ne sont pas toujours en mesure de disposer des informations nécessaires.
La communication constitue l’une des sources d’information, mais la qualité de ces informations dépend des règles, des procédures, ou des méthodes régissant la relation entre le personnel et son environnement.
A l’issue de ce diagnostic de la communication interne de la Direction Générale du Budget, nous pouvons conclure qu’elle devrait encore entreprendre beaucoup d’efforts vu l’importance de son système et ses procédures à travers les dispositions prévues par le système de contrôle interne.
Depuis des années, la Direction Générale du Budget possède une organisation structurelle stable, mais les procédures appliquées dans le domaine de communication ne sont pas efficaces, vu le retard constaté en la matière.
En effet, la recherche en permanence des techniques d’amélioration permettant de mieux satisfaire les besoins, devient une priorité pour la Direction Générale du Budget. Mais, il ne suffit pas de mettre en place un système d’amélioration, il est primordial que la politique de communication soit parfaitement adaptée pour qu’elle réponde de manière adéquate aux attentes des services, des directions notamment celles qui sont excentrés.
La Direction Générale du Budget aura une bonne image à travers une stratégie de communication interne et externe efficace et efficiente dès lors que les problèmes évoqués précédemment trouvent leurs solutions. Et la réussite de cette politique de communication profitera, non seulement à la Direction Générale du Budget mais aussi, par extension, au Ministère des Finances et du Budget.
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