CONSTATATION DES FORCES ET DES FAIBLESSES DU SYSTEME DE CONTROLE INTERNE

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L’ENVIRONNEMENT DU PROGRAMME

Dans cette section nous allons parler de l’acteur principal du programme, plus précisément de son bailleur de fonds KfW (Frankfurt am Main).

Le bailleurs de fonds du programme : Kfw

Les dépenses de fonctionnement et d’investissement du Programme sont financées par un fonds de subvention non remboursable octroyé par KfW dans le cadre du Contrat de Financement du 16 juillet 2004 entre la KfW et le Gouvernement malgache.
La KfW a vu le jour après la Seconde Guerre Mondiale, le 16 décembre 1948. Elle a pour but principal la reconstruction de l’économie allemande. Son capital de départ provenait des fonds « Programme Européen de Reconstruction (European Recovery Program) » ou « le Plan Marshall ». La République Fédérale d’Allemagne est la responsable des dettes et des prêts de la KfW.
Elle a pour mission la réalisation des marchés publics, la promotion des PME et créateurs, l’octroi des crédits d’investissement aux PME, le financement des programmes d’infrastructures et de logement ainsi que l’éducation et la coopération audéveloppement.

Le macro environnement du programme

La KFW a passé des accords avec le Gouvernement malgache pour la réalisation des activités de lutte anti érosive. Elle demeure de même le principal bailleur de fonds du PLAE.
Les accords sont le contrat de financement et la convention séparée détaillés ci-dessous :

Le contrat de financement

Le contrat de financement est conclu le 06 Septembre 2004, entre la KfW (Frankfurt am Main) et la République de Madagascar qui en est le bénéficiaire, à concurrence de 2.033.875,64 Euros. Il est conclu sur la base de l’accord du 16 Avril 2004 entre le Gouvernement de la République Fédérale d’Allemagne et le Gouvernement de la République de Madagascar. Il porte sur la Coopération financière (Accord Intergouvernemental).
Il est mentionné dans le contrat que le bénéficiaire utilisera exclusivement pour le Programme de Lutte Anti Erosive, le programme, et à titre priori taire pour le paiement des coûts en devises. Le bénéficiaire et la KfW détermineront par conventionséparée les détails du Programme ainsi que les fournitures et services à financer par l’Apport fin ancier.
Les impôts et les autres taxes publiques à la charg e du Bénéficiaire ainsi que les droits d’entrée ne seront pas financés par l’Apport financier.
La Kfw versera l’Apport financier au fur et à mesur e de l’avancement du Programme sur appel de fonds du Bénéficiaire (Revolving Fund). Les deux parties détermineront par convention les modalités de versement et les preuves relatives à l’utilisation aux fins convenues des montants appelés de l’Apport financier. Après le 31 décembre2013, la Kfw pourra refuser tout versement.
La Kfw ne pourra suspendre de versement que dans le cas où :
Le bénéficiaire ne remplirait pas ses obligations ed paiement vis-à-vis de la Kfw à la fin du programme ;
Des obligations découlant du contrat et de conventions séparées ne seraient remplies ;
Le bénéficiaire ne pourrait prouver que les montants versés ont été utilisés aux fins convenues, ou
Des circonstances extraordinaires interviendraient et qui rendraient impossible ou menaceraient gravement l’exécution, l’exploitation ou l’accomplissement du but du Programme.
Si une de ces circonstances intervient et n’est pas éliminée dans un délai à fixer par la Kfw, mais qui sera de 30 jours au minimum, la Kfw pourra exiger le remboursement immédiat de tous les montants versés et/ou des montants dont le bénéficiaire ne peut prouver l’utilisation aux fins convenues.
Le bénéficiaire prendra en charge tous les impôts et autres taxes publiques occasionnés en dehors de la République Fédérale d’Allemagne par la conclusio et l’exécution du contrat de financement, ainsi que les frais de virement et de conversion résultant du versement de l’Apport financier.
Le bénéficiaire sera tenu responsable de :
préparer, réaliser et exploiter le Programme en observant des principes réguliers d’ordre financier et technique et en conformité, avec la conception du Programme convenue entre lui et la Kfw ; confier la préparation et la surveillance des travaux du Programme à des ingénieurs-conseils internationaux indépendants et qualifiés, l’exécution du Programme à des entreprises qualifiées ;
passer les marchés pour les fournitures et servicesà financer par l’Apport financier à la suite d’un appel d’offres public international ;
assurer le financement global du Programme et prouvera à la Kfw, sur une demande, la couverture des coûts non financés par l’apport financier ;
tenir ou faire tenir des livres et dossiers faisant ressortir clairement tous les coûts des fournitures et services exécutés au titre du Programme ainsi que les fournitures et services financés ;
permettre à tout moment aux mandataires de la Kfw d e consulter les livres et tous les autres dossiers importants pour l’exécution et l’exploitation du Programme, ainsi que de visiter le Programme et toutes les installations y afférentes;
fournir à la Kfw tous les renseignements et rapport s qu’elle demandera sur le Programme et son développement ultérieur et ;
informer la Kfw sans délai et de sa propre initiative toute circonstance rendant impossible ou menaçant gravement l’exécution, l’exploitation ou l’accomplissement du but du Programme.

Convention Séparée

La Convention Séparée a pour objet de porter quelques précisions et des conditions complémentaires au contrat de financement relatif à la réalisation des activités du Programme.
La Kfw a précisé des conditions et des modalités exécutiond’ de sa contribution financière dans celle-ci. Le coût estimé du Programme au moment de l’évaluation (coût global) s’élève à 2,03 millions d’euros environ. Le montant de l’Apport fi nancier du Kfw s’élève à 2 millions d’euros. L’apport financier du gouvernement malgache s’élèveà 0,03 millions d’euros hors TVA et DTI.
Il a été convenu dans cet accord que :
Le ministère de l’Agriculture, de l’Elevage et de la Pêche (MAEP) appelé aussi Maître d’ouvrage a pour responsabilités de s’assurer de l’intégration du programme dans la politique de développement Rural, coordonner la mise en place des différentes structures, signer la convention séparée avec la Kfw, signer lecontrat avec le consultant international, désigner l’unité de coordination comme opérateur etqui est assistée par un consultant international, soutenir l’Unité de coordination dans ses relations avec les autres ministères et également en cas de problèmes, signer les appels de fonds préparés par l’Unité de Coordination, assurer la présidence de la commission ad hoc, participer à la supervision conjointe du Programme avec la Kfw et valider les rapports semestriels et annuels établis par l’Unité de coordination et de les envoyer à la Kfw.
La commission Nationale ad hoc validera les orientations générales d’intervention du PLAE et suivra l’application de ces orientations, validera des orientations générales de l’évaluation externe du programme et se réunira suivant une périodicité à définir entre le Kfw et le MAEP. Elle sera constituée par des représentants deMAEP, des bailleurs, de MFBE, de MEEF, de la Chambre Agriculture, de l’unité de Coordination et de l’Organisations Paysannes pour le PLAE.
L’Unité de Coordination PLAE qui est l’opérateur sechargera de mettre en place les antennes PLAE en coordination avec le MAEP, d’établir le plan de travail annuel du Programme qui sera validé par le MAEP et la Kfw, de coordonner et suivre les activités entre le programme et d’autres intervenants en coordination avec la DGDR du MAEP, établir un manuel de procédures sur la gestion financières, l’attribution des tâches avec l’appui d’un consultant spécialisé, gérer l’unitéed formation, coordonner et suivre les activités des antennes PLAE, de recruter et de gérer le personnel du programme, en concertation avec le consultant, d’établir les appels d’offres, d’évaluer des soumissions, d’attribuer des marchés et du contrôle de qualité et de la requise de la non objection de la Kfw, de préparer et soutenir les missions d’évaluation, de gérer le fonds de disposition, de préparer et signer les appels de fonds conjointemen avec le consultant international, d’établir les rapports techniques et financiers selon un rythme semestriel et annuel.
Il doit être constitué d’un coordinateur Nationalecruté par le programme, d’un conseiller technique principal et du personnel d’exécution.
La commission régionale ad hoc est constituée par esd représentants diverses : DRDR, Bailleurs, Services financiers, DR MEFB, DR MEEF, GTDR, Représentant des communes concernées, Chambre d’Agriculture régionale, Organisations Paysannes pour la LAE, qui valide les orientations générales des antennes du PLAE, suit l’applicationdes orientations générales des antennes, valide les orientations des évaluations intermédiaires desantennes et se réunit une fois par an.
La Direction régionale du Développement Rural qui ste l’organe exécutif du MAEP sur le terrain doit s’assurer de la pérennisation et la vulgarisation des acquis du Programme, signer des conventions de collaboration avec les partenaires régionaux du PLAE conjointement avec l’Unité de coordination, établir conjointement avec l’antenne du PLAE les plans de travail annuels, avant l’envoi à l’Unité de coordination, s’assurer le sui vi des actions sur le terrain des antennes PLAE, s’assurer la présidence de la commission régionalead hoc et contribuer à l’élaboration des rapports semestriels et annuels rédigés par les antennes régionales du PLAE.
Les antennes du programme, les exécutants assurent la planification, l’exécution et l’évaluation de ses activités sur le terrain, établissent conjointement avec le DRDR les plans de travail annuels et les envoie à l’Unité de Coordination, gèrent leur budgets et rédigent les rapports techniques et financiers selon un rythme semestriel et annuel.
Le consultant International met en œuvre les activi tés définies dans le contrat de prestation du consultant, assure le soutien technique et organisationnel à l’Unité de coordination, finalise et consigne les appels de fonds.

Le micro environnement du programme

Dans le micro environnement de PLAE, il y a le contrat de prestations de consultant.
Ce contrat est conclu entre le Ministère de l’Agriculture de l’élevage et de la pêche (MAEP) et AHT GROUP AG, Essen, Allemagne portant sur des prestations de consultant pour le PLAE.

Les obligations du Ministère de l’Agriculture, de l’élevage et de la pêche :

Le MAEP mettra à la disposition du Consultant (AHT GROUP AG) les données, les documents et informations nécessaires disponibles. Il lui prêtera tout concours que le consultant pourra raisonnablement demander dans le cadre de ses engagements contractuels.
Le Consultant sera exonéré de tous impôts, droits de douane, taxes et autres redevances, prescrits par la loi, relatifs aux règlements versés au consultant expatrié en relation avec l’exécution des prestations, aux prestations effectuées par lui dans le cadre de l’exécution de ses tâches, à équipements, matériels et fournitures nécessaires l’exécutionà des prestations, y compris véhicules
à moteur et effets personnels de l’expatrié importés dans le pays du client et qui en seront exportés après l’achèvement des prestations ou qui auront ét détruits au cours de l’accomplissement des prestations.

Les rémunérations, les conditions et le mode ed paiement :

Pour les prestations que le Consultant accomplira en vertu de ce contrat, le MAEP paiera la somme de 968.760 Euros qui est un montant contractuel. La rémunération du Consultant est payable de la manière suivante :
55 000 Euros d’acompte, payable dans les 30 jours après l’entrée en vigueur du contrat ; 199 218 Euros en paiements partiels consécutifs semestriellement sur la base des
prestations effectivement rendues et sur présentation des factures qui doivent être accompagnées de rapports sur l’avancement des prestations ;
25 770 Euros en paiement final sur présentation durapport final approuvé par le MAEP et la Kfw.
Le Consultant soumettra au MAEP des factures semestrielles pour approbation et transmission à la Kfw. Le MAEP autorise la Kfw à payer le Consultant conformément à la procédure de paiement direct sur présentation d’appels de fonds dûment signés et approuvés par le MAEP. Le paiement est dû deux après la soumission des factures.

Les responsabilités du Consultant :

Le Consultant effectuera tous les services qu’il a pris en charge intégralement, à temps et conformément aux standards de qualité reconnus, ilsera responsable des conséquences de toute violation du contrat qui lui sera responsable des conséquences de toute violation du contrat qui lui sera imputable.
Sa responsabilité en cas de négligence sera limitéeau montant contractuel et prendra fin le jour de la réception définitive de ses prestations par le MAEP, mais au plus tard avec l’expiration du délai de garantie pour les fournitures et les services dans le cadre du Programme. La responsabilité pour dommages indirects est exclue.
Ce chapitre nous a permis de cerner une description des environnements du programme, ainsi PLAE est un programme luttant contre l’érosion, leurs principales cibles d’intervention sont les ème régions « grenier à riz », ce qui explique leur implantation dans les régions Marovoay, 2 grenier à riz de Madagascar, Ambositra, Bezaha.
L’équipe du PLAE informe les villageois de sa démarche pour la réduction des ensablements des rizières ; et ensemble ils cherchent une solution pour remédier aux problèmes par la mise en ouvre des techniques de base. Le programme est financé par le Kfw et le MAEP.
Les conditions de l’Accord de crédit sont dictées dans le contrat de financement, la convention séparée et le contrat du consultant.

Table des matières

INTRODUCTION
PARTIE I CADRE D’ETUDES ET THEORIE DE CONTROLE INTERNE
CHAPITRE I : CADRE D’ETUDES
SECTION 1 : PRESENTATION DU PROGRAMME
11. Historique
12. Activités
13. Objectif
14. Organigramme
141. Chef d’équipe (CE)
142. Conseiller auprès des organisations paysannes (COP)
143. Technicien de l’environnement (TE)
144. Comptable-Gestionnaire (CG)
145. Secrétaire Administratif (SA)
SECTION 2 : L’ENVIRONNEMENT DU PROGRAMME
21. Le bailleurs de fonds du programme : Kfw
22. Le macro environnement du programme
221. Le contrat de financement
222. Convention Séparée
23. Le micro environnement du programme
231. Les obligations du Ministère de l’Agriculture, de l’élevage et de la pêche
232. Les rémunérations, les conditions et le mode de paiement
234. Les responsabilités du Consultant
CHAPITRE II : THEORIE DE CONTROLE INTERNE
SECTION 1 : NOTION DE CONTROLE INTERNE
11. Définitions
12. Les objectifs
121. La réalisation, l’optimisation des opérations et la protection du patrimoine :
122. La fiabilité des informations financières
123 Le respect de la politique de l’entité, la conformité aux lois et règlements
13. Utilité du contrôle interne
14. Eléments constitutifs d’un contrôle interne
141. Une structure administrative
142. Un système d’autorisation et de supervision
143. Un système comptable approprié
144. Un système d’autocontrôle
145 Une protection adéquate des biens et du patrimoine
146 Un personnel qualifié
147 Une documentation adéquate et satisfaisante
15. Importance du contrôle interne
151. Des pertes des biens :
152. Des registres comptables peu fiables :
153. L’inefficacité et l’inefficience des opérations :
16. Limite de contrôle interne
SECTION 2 :METHODOLOGIE D’EVALUATION DU CONTROLE INTERNE
21. La description du système
211. La description des procédures
212. Le test de conformité
22. La compréhension du système ou évaluation préliminaire
23. Test de permanence
24. L’évaluation définitive des procédures
CONCLUSION DE LA PREMIERE PARTIE
PARTIE II : DIAGNOSTIC DU CONTROLE INTERNE AU SEIN DU PROGRAMME
CHAPITRE I : DESCRIPTION ET ANALYSE DE L’EXISTANT
SECTION 1 : STOCKS
11. Description
111. Stocks de carburants
112. Stocks de fournitures
12. Analyse et constatation
SECTION 2 : ACHATS
21. Prise de connaissance du manuel de procédure
22. Analyse du contrôle interne et examen des pièces justificatives d’achats
CHAPITRE II : CONSTATATION DES FORCES ET DES FAIBLESSES DU SYSTEME DE CONTROLE INTERNE
SECTION 1 : FORCES DU SYSTEME
11. Forces du cycle stocks
12. Forces du cycle Achat
SECTION 2 : FAIBLESSES DU SYSTEME
21 Faiblesses du cycle stocks
22. Faiblesses du cycle Achat
CONCLUSION DE LA DEUXIEME PARTIE
PARTIE III : PROPOSITION DE SOLUTION POUR AMELIORER LE SYSTEME ET ETUDE D’IMPACTS
CHAPITRE I : PROPOSITION D’ACTIONS ET ETUDE D’IMPACTS POUR LA GESTION DE STOCKS
SECTION 1 : PROPOSITION DE SOLUTION POUR LA GESTION DE STOCKS
SECTION 2 : IMPACTS DES PROPOSITIONS DE GESTION DE STOCKS
CHAPITRE II : PROPOSITION D’ACTIONS ET ETUDE D’IMPACTS POUR LE CYCLE ACHAT
SECTION 1 : PROPOSITION DE SOLUTIONS
SECTION 2 : IMPACTS DES PROPOSITIONS
CONCLUSION DE LA TROISIEME PARTIE
CONCLUSION GENERALE
ANNEXE
ANNEXE I: QUESTIONNAIRE DU CYCLE STOCKS
ANNEXE II: QUESTIONNAIRE DU CYCLE ACHAT
BIBLIOGRAPHIE