Conditions du travail de la secrétaire avec exercices d’application

Les conditions du travail de la secrétaire avec exercices d’application

LES MOYENS DE SIGNALISATION

Définition et utilité :
La signalisation est le moyen de mettre en évidence certains caractères fondamentaux commun à un groupe de fiches ou de dossiers, on distingue deux sortes de signalisation :
Signalisation fixe : met en valeur des renseignements permanents
Signalisation mobile : utilisée pour les renseignements temporaires

La signalisation permet :
– De sélectionner rapidement les fiches sur lesquelles un travail donné doit être effectué.
– D’attirer l’attention sur certains faits ou dates à titre d’exemple :
La couleur de la fiche
Un trait de couleur dans une case suffit parfois pour signaler une particularité

Matériel de signalisation :
Deux types de moyens de signalisation sont utilisés selon que les renseignements soient fixes ou mobiles

Matériels utilisés pour la signalisation fixe :
-Guide de client intercalaire
-Couleur de la fiche
-Trait de couleur
-Onglet avec ou sans fenêtre, plaquettes en acier se fixant  par une pincette sur le bord de la fiche.

Matériel utilisé pour la signalisation mobile :
Cavaliers à languettes, à pincettes ou à pont :
Les plaquettes en acier minces de toutes les couleurs se posent comme des onglets à cheval sur le bord visible de la fiche, elles peuvent être indexées ou non.
Épingles de signalisation
Curseur : signaux en matière plastique opaque et de couleurs qui se placent sur la fiche elle-même ou sur la gaine de plastique découvrant la fiche.

Définition de quelques types de moyens de signalisation :
• LES PAPILLONS :
Ce sont de petits disques de papier de couleur qui se collent à cheval sur le bord supérieur de la fiche. Leurs diamètres sont variables et leurs couleurs sont également nombreuses.
Ils sont utilisés pour signaler une particularité fixe : région géographique, profession…
• LES TRAITS DE COULEUR
Un trait de crayon de couleur, sur le bord supérieur de la fiche, suffit souvent pour en signaler une particularité. Il faut également, pour qu’il soit bien visible, que les fiches soient suffisamment écartées.
• LES REHAUSSEMENTS A DECOUPER
Certaines fiches comportent, à leur bord supérieur, des rehaussements à découper : On ne garde que le rehaussement qui donne la caractéristique désirée (lettre ou numéro)
• LES CURSEURS
Ils sont employés pour signaler des faits continuellement variables (état des stocks) : Ils se déplacent horizontalement à partir d’une fente pratiquée dans la partie visible de la fiche.
• LES ONGLETS ORDINAIRES
Ce sont des plaquettes en acier qui se fixent par une pincette. Ils servent surtout pour les fiches des grands formats..

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Conditions du travail de la secrétaire (292 KO) (Cours PDF)