Comptabilité générale les comptes de tiers

COMPTABILITE GENERALE

LE P.C.M.N.

Le Plan Comptable Minimum Normalisé est une liste de noms de comptes (leur libellé) ordonnée selon des numéros (leur indice).
Pour satisfaire aux exigences externes, le plan comptable est normalisé. Les entreprises doivent utiliser les intitulés (libellés) et les numéros prévus par celui-ci.
Pour satisfaire aux exigences internes, le plan comptable est minimum (le minimum imposé par la loi, les intitulés et numéros en gras dans le plan comptable remis en classe) et l’entreprise peut le détailler pour l’adapter à ses besoins. Exemple : Le compte intitulé «clients» porte l’indice 400; cet indice et cet intitulé sont obligatoires, ils sont imprimés en gras dans votre plan comptable. Si l’entreprise le désire, elle peut ouvrir des sous-comptes : 4000 Clients belges, 4001 Clients européens, 4002 Autres clients. Et même, 40000 Clients belges de la Région flamande, 40001 Clients belges de la Région wallonne, 40002 Clients belges de la Région bruxelloise. Et encore, 400010 Client belge de la région wallonne Dupont, 400011 Client belge de la région wallonne Durant… Le 4 indique la classe du compte, celle des créances et dettes à un an au plus. Le 40 (le 0 supplémentaire) indique qu’il s’agit de créances commerciales. Le 400 (le 0 supplémentaire) indique qu’il s’agit de créances commerciales «simples». Le 4001 (le 1 supplémentaire) indique qu’il s’agit de clients européens. Le 40013 (le 3 supplémentaire) pourrait indiquer qu’il s’agit de clients italiens… Le plan comptable est divisé en classes. Classe 1 Fonds propres, provisions pour risques et charges et dettes à plus d’un an. Autrement dit, les capitaux permanents. Nous avons déjà utilisé les comptes «100 Capital souscrit», «14 Bénéfice ou perte reportée» et «1730 Etablissements de crédit, dettes en compte». Les comptes de la classe 1 sont regroupés au-dessus de la colonne du passif. Classe 2 Frais d’établissement, actifs immobilisés et créances à plus d’un an. Autrement dit, les actifs à plus d’un an situés dans le haut du bilan. Remarquons, qu’au niveau du bilan, les créances à plus d’un an font partie des actifs circulants. Nous avons déjà utilisé principalement les comptes : «220 Terrains», «221 Constructions», «222 Terrains bâtis», «23 Installations, machines et outillages» et «24 Mobilier et matériel roulant». Classe 3 Stocks et commandes en cours d’exécution. Nous avons principalement utilisé le compte «340 marchandises». Rappelons que ce compte ne sera mouvementé qu’en fin d’exercice.

LES COMPTES DE TIERS

Tous les achats seront enregistrés en deux temps indépendamment du mode (caisse, banque, OCP) ou du délai (au comptant, au grand comptant ou à terme) de paiement. En effet, en tant qu’entreprise, tous les achats effectués feront l’objet d’une facture qu’il faudra enregistrer en passant par le compte «440 Fournisseurs». Ainsi le solde du compte «440 Fournisseurs» correspondra au total dégagé du facturier des entrées. De plus, tous les achats font l’objet de deux pièces justificatives : la facture représentant l’achat proprement dit et l’extrait de compte ou la pièce de caisse représentant le paiement de l’achat; deux pièces justificatives impliquent deux écritures. Ceci est d’autant plus vrai quand plusieurs comptables s’occupent d’une même comptabilité et qu’il s’agit de ne pas comptabiliser deux fois la même opération ou de ne pas la comptabiliser du tout. En outre, en comptabilité informatisée, vous verrez que l’ordinateur vous enverra le compte «fournisseurs» dès que vous aurez enregistré un achat. Par assimilation, tous les autres frais seront comptabilisés de la même manière sur base des notes de frais, notes d’honoraires (pour les avocats par exemple), avis d’échéances (pour les assurances par exemple)… Une exception : un loyer payé par ordre permanent. Vous ne disposez que d’une pièce justificative, l’extrait de compte, vous créditerez immédiatement le compte financier sur base de celle-ci. Aucun document ne vous parvient de votre propriétaire pour constater le paiement, donc pas besoin de passer par le compte «fournisseurs». Une autre exception : l’achat de titres. Pour les ventes, le système est un peu différent mais les principes restent les mêmes. En effet, toute vente ne donne pas lieu à une facture; c’est le cas des ventes appelées «au comptoir» qui sont payées au grand-comptant et sans facturation. Dans ce cas, il n’y a qu’une pièce justificative, la pièce de caisse, et donc il ne faut pas passer par le compte «400 clients». Pour toutes les ventes avec facture, on passera l’écriture en deux fois avec le passage par le compte de tiers «clients» pour les mêmes raisons que celles énoncées au niveau des achats (solde compte clients égal au total du facturier des sorties…).Cette méthode permet, en outre, de suivre plus facilement l’historique des comptes de tiers «clients» et «fournisseurs», indépendamment du mode de paiement (comptant ou à terme).Tout enregistrement d’opération s’appuie sur une pièce justificative. Il s’agit d’une règle de sécurité qui garantit la fiabilité de la comptabilité : les pièces justificatives servent de preuve quant à l’authenticité et à l’exactitude des enregistrements. Elles doivent donc être classées méthodiquement (facturier d’entrées, facturier de sorties…) datées, numérotées (n° de classement interne si nécessaire comme pour les factures d’achats) et conservées sous leur forme originale ou en copie. Le comptable a pour tâche de traduire une pièce justificative en opération (langage) comptable.

LA BALANCE DE VERIFICATION ET PAR SOLDES

Pour vérifier l’égalité des débits/crédit et établir les comptes annuels, le comptable s’aide d’une balance. Il s’agit d’un document comprenant cinq colonnes. -La première colonne reprend les numéros et les intitulés des comptes utilisés. -La seconde colonne reprend le total des débits pour chaque compte. -La troisième colonne reprend le total des crédits pour chaque compte. Ces deux dernières colonnes doivent avoir un total identique. -La quatrième colonne reprend les soldes débiteurs des comptes concernés. -La cinquième colonne reprend les soldes créditeurs des comptes concernés. Ces deux dernières colonnes doivent également avoir un total identique.
Les éventuelles erreurs ayant été corrigées, les comptes seront soldés et il suffira d’inscrire au compte de résultats et au bilan, en procédant parfois à des regroupements, les soldes des différents comptes figurant sur ce document de synthèse. La balance est établie au minimum une fois par an afin de présenter les comptes annuels. Cependant, il est souhaitable d’établir des balances plus régulièrement.