Comptabilité et reporting

Comptabilité et reporting

Le suivi des comptes des EPA ouverts auprès des banques commerciales n’est pas fait par les services du Trésor (voir commentaires pour PI-21.1). La circulaire ministérielle relative à l’exécution du budget rappelle chaque année l’obligation pour les ordonnateurs des EPA de prendre « toutes les dispositions utiles en vue d’effectuer les états de rapprochement nécessaires à une lisibilité adéquate des comptes » de l’établissement. Cette instruction devrait conduire les EPA à produire le cas échéant, et à transmettre à la Direction de la trésorerie, des états de rapprochement périodiques avec les banques. Ce n’est pas le cas. Par contre, les services du Trésor effectuent chaque mois, dans les 10 jours qui suivent la fin de la période considérée, les rapprochements pour tous les comptes du Trésor à la Banque centrale et tous les comptes de comptables publics du réseau Trésor ouverts auprès des banques commerciales. Les états de ces rapprochements sont disponibles. L’absence d’états de rapprochement des comptes de projets ou des EPA ouverts auprès des banques commerciales ne permet pas d’attribuer une note supérieure à D pour la composante PI-27.1 [le critère pour l’obtention de la note supérieure C est : « Le rapprochement bancaire pour tous les comptes bancaires actifs de l’administration centrale a lieu au moins une fois par trimestre, généralement dans les 8 semaines qui suivent la fin de chaque trimestre »].

Composante 27.2 : Comptes d’attente

Les états financiers des trésoreries générales déconcentrées sont transmis au plus tard le 10 de chaque mois à l’ACCT. Ce dernier produit la Balance consolidée des comptes de l’Etat au plus tard le 20 de chaque mois. Avant cette échéance, la balance provisoire est examinée par une « Commission nationale de validation des états financiers ». Sont représentés dans cette commission les directions générales du Budget, du Trésor, des Douanes, des Impôts ainsi que la Direction des dépenses de personnels et des pensions. La Commission effectue les rapprochements pour tous les comptes, y compris les comptes d’imputation provisoire de recettes (Comptes 480) et de dépenses (Comptes 481). A la fin de l’exercice et durant la période complémentaire, les comptes d’imputation provisoire sont apurés sauf pour les dépenses restant à régulariser et pour lesquels les crédits budgétaires sont insuffisants. Pour cette composante la situation correspond à la note A [critère pour A : « Le rapprochement des comptes d’attente a lieu au moins une fois par mois, dans le mois qui suit la fin de chaque période. Les comptes d’attente sont apurés dans les délais prévus, au plus tard à la clôture de l’exercice, sauf si cela est dûment justifié »].

Les comptes de l’Etat ne font pas apparaître les avances faites aux fournisseurs dans le cadre des marchés publics. Il n’existe pas, au niveau des services du Trésor, des procédures de suivi et d’apurement de ces avances. Les dépenses exécutées selon les procédures de caisses d’avances et d’avances de fonds119 viennent en accumulation des crédits des comptes d’administrations centrales (compte 420 et 450). Les soldes de ces comptes connaissent de fortes augmentations. Ils ne font l’objet d’aucun rapprochement ni d’aucun apurement en fin d’exercice. Les comptes administratifs sont élaborés à partir du système Probmis qui a remplacé l’ancien système DEPMI et qui est pleinement fonctionnel depuis 2015. Probmis a incorporé, tant au niveau des procédures qu’au niveau des codes et classifications, les adaptations à la budgétisation par programmes. Les dispositifs de contrôle (habilitation sécurisation traçabilité des accès) ont bien été prévus et appliqués. Les données du système souffrent de son manque d’intégration avec les autres systèmes d’information, notamment ceux de la Solde (direction de la solde et des pensions) et de la dette (CAA), ainsi que ceux utilisés par le MINEPAT pour le suivi des dépenses d’investissement financées sur ressources extérieures. Les procédures d’enregistrements de données provenant de ces systèmes ne sont pas bien établies. De même, ne sont pas bien établies les procédures de validation des enregistrements des crédits ouverts par les lois de finances. Il n’existe pas de documents visés et paraphés attestant de la conformité des enregistrements. Par ailleurs, les gestionnaires du système mettent parfois en œuvre des solutions dites « techniques » qui peuvent nuire à la qualité des enregistrements. C’est le cas par exemple du traitement des caisses d’avance dans Probmis. Une caisse d’avance peut être alimentée par plusieurs lignes de crédit d’un même programme. Au motif de simplifier la gestion, il est créé au niveau du programme une ligne sur laquelle sont regroupées les crédits de la caisse, avec perte de la codification de la nature économique des dépenses, et donc des difficultés ou impossibilités de reclasser les dépenses, ainsi que des biais dans les statistiques sur l’évolution des crédits. Pour les comptes de gestion, le plan comptable de l’Etat est le Plan OHADA, commun aux pays de la CEMAC. Il est conforme aux principales normes IPSAS. La tenue des comptes est assurée via le système informatique CADRE. Installé au Minifi depuis plusieurs années, il ne pose pas de problèmes quant à sa maîtrise par les services comptables. Les dispositifs de contrôle et de sécurité y sont bien établis y compris ceux relatifs à la sécurité des accès et à leur traçabilité. Les manuels de procédures comptables sont disponibles. Le Minfi ne dispose pas d’un organe chargé spécialement de vérifier l’intégrité de l’ensemble des données financières120.