Comptabilité de base

L’objectif global du guide en gestion comptable et calcul des coûts est de permettre la mise en place d’un système comptable simplifié pour mesurer les performances de l’entreprise. Ce guide permet aux dirigeants de PME :  de comprendre l’importance de la comptabilité pour l’entreprise et le système comptable simplifié;  d’utiliser des outils de gestion adaptés;  d’utiliser la comptabilité pour améliorer leurs affaires. Les objectifs spécifiques sont de permettre aux aux dirigeants de PME:  d’enregistrer les transactions au comptant;  de suivre les transactions à crédit;  de connaître le coût de revient de ses produits et bien fixer ses prix;  de tenir un journal comptable qui est le poumon de la comptabilité d’une petite entreprise;  d’établir un compte de résultat et faire des prévisions financières. Les résultats attendus sont:  la tenue d’une comptabilité de manière simple et régulière par l’entreprise;  la disponibilité de données fiables sur l’entreprise. Il est connu que la majorité des micros et petites entreprises ne disposent même pas d’un simple cahier de caisse. La majorité des micros et petites entreprises serait dépassée par l’introduction d’une comptabilité sophistiquée. Pour cette raison, nous proposons au choix des entrepreneurs et conseillers: un système simplifié de journal en vente à Dakar, un journal avec comptes comptables, ainsi qu’un journal électronique sur la base d’un fichier Excel. Pour la comptabilité professionnelle – affaire des experts comptables – nous nous limitons à un bref aperçu et présentons une liste des établissements et cours de formation comptables sélectionnés. La plupart des petites entreprises n’ont pas besoin d’un système de comptabilité complexe mais plutôt d’une simple introduction à la tenue de livre de comptes et à la façon de produire et de consigner des informations sous forme de pièces comptables. Les PME ont souvent des problèmes liés à l’enregistrement de leurs transactions quotidiennes car la plupart des opérateurs ne savent pas le faire de façon simple et pratique. Ainsi, beaucoup d’opérateurs sont incapables de fournir des informations sur leurs revenus et leurs dépenses et ils ne savent pas éventuellement si leur activité est rentable ou pas. L’absence de données comptables rend difficile la gestion des besoins des consommateurs, particulièrement pour les services de maintenance mais aussi dans le cas de services de ventes à crédit. L’absence de pièces comptables est un obstacle pour les services des impôts à la taxation proportionnelle de l’activité. La tenue de livres comptables consiste à enregistrer toutes les transactions, notamment :  l’entrée de fonds dans votre entreprise;  la sortie de fonds de votre entreprise. Vous avez besoin de preuves écrites, tels que les reçus, pour prouver que vous avez perçu de l’argent ou que vous en avez dépensé. S’il n’existe pas de documents écrits, vous devez enregistrer les informations vous-mêmes. Pour la tenue des livres comptables, les reçus ainsi que les autres documents s’appellent des pièces comptables. Elles constituent une preuve des transactions effectuées. La tenue des livres comptables est nécessaire à chaque entreprise. Des livres comptables bien tenus et concis vous aideront à trouver et résoudre les problèmes de votre entreprise. Utilisez-les pour :  contrôler votre argent en espèce ;  vérifier la marche de votre entreprise ;  prouver aux autres structures (ex. les banques) comment marche votre entreprise ;  faire des projets pour l’avenir.

Formats des journaux de caisse et de banque simplifiés

Le journal est très important: il renseigne sur les charges et les produits pour une période donnée et permet de connaître à tout moment la situation d’une activité de commerce. Prendre deux cahiers – un pour la caisse et un pour le compte bancaire Sur la page suivante, nous présentons un journal de caisse/banque simplifié et sans comptes comptables en vente dans les librairies et papeteries à Dakar. Le cahier dispose des colonnes suivantes:  Date  No. de pièce justificative  Libellé  Recettes  Dépenses  Solde. Le solde est le résultat de la différence entre les recettes et les dépenses. Chaque feuille en original comprend 32 lignes plus le total de la page, le report de la page précédente et le total cumulé. Achats et ventes à crédit Recettes et dépenses n’indiquent que les recettes et dépenses réelles en espèce et non les ventes et achats à crédit. Ce que vous avez dans votre journal de caisse ou banque doit se trouver réellement dans votre caisse ou compte bancaire. Pour les ventes/achats à crédit veuillez voir les fiches de vente et achats à crédit à part (voir pièces comptables prochain chapitre). Dépenses privées Il faut éviter de retirer de manière désorganisée des montants pour des dépenses privées et familiales. C’est pour cela qu’il est conseillé que l’entrepreneur se fixe lui-même un salaire régulier.

Format du journal avec comptes comptables

Journal Le format présenté sur la page suivante représente un journal de caisse et de banque. Ainsi vous disposez d’un survol complet de vos transactions de caisse et de banque sur une feuille. Journal avec comptes comptables Le journal imprimé en mode paysage avec comptes comptables vous donne en plus l’opportunité de systématiser les ventes et les coûts. Dans la colonne des ventes et coûts, différentes catégories de ventes et de coûts peuvent être introduites. Dans la colonne des coûts, il est possible – selon l’espace disponible d’une feuille A4 en paysage – d’introduire trois colonnes p.ex.:  Salaires  Fournitures et services  Divers Mais vous êtes libre d’intégrer les catégories de vente ou de coûts qui vous semblent importantes et mieux adaptées pour votre entreprise. Les colonnes des ventes et des coûts du journal vous permettent de reporter les résultats mensuels dans ce tableau synoptique des résultats mensuels et annuel des ventes et des coûts. Dans le journal vous deviez arrêter les soldes pour chaque mois à part et reprendre à zéro pour le mois prochain, pendant que les soldes de la caisse et de la banque continuent de façon cumulative. Résultats mensuels et annuel Le journal avec comptes comptables est la condition préalable pour tenir un tableau détaillé des ventes et coûts mensuels et annuels.