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LA PRESENTATION DU DEPARTEMENT CONTROLE INTERNE
L’OBJET DU DEPARTEMENT CONTROLE INTERNE
Le Département Contrôle Interne de la GRT a été conçu dans un cadre spécifique. Les problèmes constatés au niveau de son terminal lui préoccupent beaucoup. Etant son activité principale, voire même la clé de la réussite et de la vie de la société, le Département Contrôle Interne doitconsacrer la majorité de son temps à la résolution des problèmes des opérationsterminales et à la prévention des éventuels problèmes futurs. En tant que contrôle interne, il doit couvrir l’ensemble de ‘organisation. Certainement, une fois que tout soit remis en ordre, ce département pourra prendre sa place au cœur de toutes les organisations. Actuellement, il doit se consacrer à appliquer un système de contrôle sur la sauvegarde du stock. La raison pour laquelle, les systèmes et procédures de contrôle mis en place par ce département concerne esl opérations terminales. De ce fait, sa fonction, ses attributions, se limitent au contrôle des opérations terminales.
Les fonctions du Département Contrôle Interne
La présentation des postes
La description des postes est un élément important du contrôle interne dans une organisation. Par exemple :
– l’employé sait de qui il dépend et qui sont ses subordonnés ;
– la fonction qu’il remplit dans le poste où il se t rouve est clairement définie ;
– ses responsabilités sont limitées, son niveau d’autorité est défini. Le responsable examinera les descriptions des postes pour assurer qu’une même personne n’assume pas à elle seule toute la re sponsabilité attachée à une fonction ou à une activité. Le contrôleur doit répondre aux critères suivants :
– être compétent ;
– disposer d’une indépendance ;
– tenu par le secret professionnel.
La compétence
Le travail de contrôle doit être effectué soigneusement par des personnes ayant une formation, une expérience et une compétence suffisante en contrôle. Le contrôleur doit avoir une connaissance en analyse et doit savoir critiquer une information. L’indépendance Pour pouvoir effectuer sa mission avec intégrité et objectivité, le contrôleur doit conserver un certain esprit d’indépendance. Il doit être libre d’interpréter les informations. Le secret professionnel Le contrôleur doit respecter le caractère confidentiel des informations recueillies au cours de son travail. L’ensemble des informations et des documents qui lui seront communiqués doit faire l’objet d’une protection et du respect de la confidentialité ». Dans le Département Contrôle Interne de la GRT, ontrouve cinq postes qui sont :
poste de responsable administratif des expéditions ; poste de chef de section bilan matière ; poste de chef de section documentation ; poste de secrétaire technique ; poste des agents contrôleurs.
La définition générale de la fonction de chaque poste
Nous n’allons pas nous contenter de citer des postes, nous allons également les définir ci-après.
Responsable administratif des expéditions Le responsable administratif des expéditions assure la bonne marche des affaires générales et administratives du département, assure la relation avec la clientèle et les intra venants du métier, supervise sur terrain les opérations d’expéditions, renouvelle les balises mise en place par le département pour radier les éventuelles tentatives de vol, vérifie et valide les documents out put du département, assure de la comptabilisation de mouvements des produits. Chef de section bilan matière Le chef de section bilan matière assure la comptabilisation des mouvements des produits, établi les états et reporting des mouvements du stock, calcule les allocations de creux, vérifie et réactualise les bases de données, prépare les documents administratifs du département. Chef de section documentation Il vérifie l’authenticité des dossiers de demande d’enlèvement de produit de chaque camionneur, donne les instructions de chargement, supervise les émissions du bulletin de chargement et de fermeture de transaction des bacs d’expéditions, s’assure de l’authenticité des informations de la ournée,j vérifie si c’est bien complet et rapproche les données. Secrétaire technique Sous l’instruction du chef de section documentation, il ouvre et ferme les transactions du jour, se charge de sa saisie d’informations sur OAS, prépare les dossiers de rapprochement de données d’expéditions, participe à la cloturation de l’OAS, émet les bulletins de chargement et se charge de tous les classements du département.
Agents contrôleurs Les agents contrôleurs balise les éventuelles substitutions des produits livrés par la GRT, les éventuelles non-conformités de la qualité livrée par la GRT et de la quantité enregistrée sur le bulletin de livraison désignée par la GRT en terme de « bulletin d’expédition ». Les agents contrôleurs s’assurent de l’authenticité des informations sur le terrain, représente le département sur terrain, se chargent de toutes les stratégies de contrôle sur terrain, recommandé par son chef hiérarchique.
Les attributions de chaque poste
Poste de responsable administratif des expéditions Le responsable administratif des expéditions valide les informations suivies sur OAS avant chaque cloturation journalière, donne les consignes d’expéditions du jour, vérifie et valide les documents d’expéditions (programme de remplissage et du bulletin d’expédition), vérifie les états sortis du département, suit les expéditions maritimes et les réceptions pétrolières. Poste de chef de section bilan matière Le chef de section bilan matière établit les étatsd’expéditions journalières, de stock journalier des distributeurs, comptabilise les transferts intra distributeurs, consolider l’état de perte et gains journalier, prépare les états de chargement et de déchargement lors d’une réception de pétroliers ou lors d’une expédition maritime, vérifie et met à jour les barémages des camions citernes et des wagons citernes. Poste de chef de section documentation Le chef de section documentation est chargé d’établir la fiche de chargement en précisant les instructions de chargement qui sont : chargement au niveau de pastille ou système de creux, produit à colorer ou pas, position du camion au moment de chargement et au moment de prendre des creux. Il signale les chargeurs s’il s’agit d’une remorque à ballon ou à ressort. Il renseigne aussi le check list qui représente l’état technique des camions citernes avant chargement, vérifie les documents de chargement, fait le rapprochement des entrées des camions et les bulletins d’expéditions émises, détecte les délicats du jour le cas échéant, vérifie les bulletins émis. Poste des secrétaires techniques Les secrétaires techniques sont chargés d’enregistrer les ordres de transfert, les bons d’enlèvements ou les notes de transfert sur Excel, et de préparer les données de rapprochement des expéditions dans l’OAS pour l’affectation des camions. Ils répartissent les produits dans les compartiments suivant les OT, BE, NT reçus, émettent les bulletins d’expéditions, classent les dossiers et saisissent les jauges et autres informations sur OAS. Poste des agents contrôleurs Les agents contrôleurs sont chargés de vérifier la conformité des creux physiques par la règle T et celle inscrite parle chargeur dans la fiche de chargement. Il vérifient la conformité du camion et celle indiquée dans la fiche de chargement. Ils prennent les jauges de bacs à chaque fois qu’il est nécessaire :
– jauge d’ouverture (avant expédition) ;
– jauge de fermeture (après expédition) ;
– jauge avant et après transfert ;
– jauge avant et après drainage ;
– jauge avant et après réception des produits ;
– autre jauge qui s’avère nécessaire par leurs chefshiérarchiques. Ils assistent à la fermeture des vannes que les responsables jugent nécessaires de fermer et autres contrôles sur terrain.
Table des matières
REMERCIEMENTS
INTRODUCTION
Première partie : CARACTERISTIQUES GENERALES DE LA SOCIETE ET APPROCHE THEORIQUE DU CONTROLE
CHAPITRE I :
Section I. LES ETAPES SUIVIES
Section II. LA PRESENTATION DE LA SOCIETE
Section III. LES PRINCIPALES ACTIVITES DE LA GRT
CHAPITRE II. ASPECT THEORIQUE DU CONTROLE INTERNE
Section I. UTILITES ET NOTIONS SUR LE CONTROLE INTERNE
Section II. PROCESSUS D’ANALYSE DU SYSTEME
Deuxième partie : VALUATION DU CONTROLE INTERNE
Chapitre I. LA PRESENTATION DU DEPARTEMENT CONTROLE INTERNE
Section I. L’OBJET DU DEPARTEMENT CONTROLE INTERNE
Section II. LES FONCTIONS ET LES ATTRIBUTIONS DU DEPARTEMENT CONTROLE INTERNE
Section III. L’ORGANIGRAMME DU DEPARTEMENT CONTROLE INTERNE
Chapitre II. LA PROCEDURE AU SEIN DE CE DEPARTEMENT
Section I. LES CIRCUITS DES DOCUMENTS
Section II. LA LOGIGRAMME DES OPERATIONS DECHARGEMENT ET DEDECHARGEMENT
CONCLUSION
ANNEXES
BIBLIOGRAPHIE
LISTE DES TABLEAUX
TABLE DES MATIERES
