Au niveau du service audit interne du MEN

Au niveau du service audit interne du MEN

Cette section présentera successivement la structure et la forme du service Audit interne du Ministère de l’Education Nationale et le déroulement du travail d’Audit 80 2-1Restructuration du service audit interne du MEN Au niveau de l’administration, la structure organisationnelle est très importante puisque toutes les activités et le contrôle en dépendent. La structure, le personnel et le fonctionnement seront traités successivement.

Hiérarchisation du service d’audit

Pour que les difficultés causées par le fait de l’existence de plusieurs décideurs soient évitées, le ministère devrait établir un nouvel organigramme. Concernant ce nouvel organigramme, il faudrait commencer par trouver une nouvelle appellation du service. Il vaudra mieux le dénommer Audit interne au lieu d’Audit financier et comptable. Cela pourra faciliter l’intervention de l’auditeur interne dans tous les champs d’application soit par audit interne financier et comptable, soit par audit interne organisationnel, soit par audit interne informatique, En deuxième lieu, le changement de la structure de ce service serait nécessaire, c’est-à-dire que ce service serait transformé en direction et au même rang que les autres directions du MEN. Dans ce cas, seuls le SG et le Ministre seront les chefs hiérarchiques de cette direction. Mais en application du système passerelle, la direction Audit interne pourrait collaborer avec les autres directions en cas d’activités urgentes. Dans cette deuxième solution, le ministère devrait nommer à temps les nouveaux responsables. Il est vrai que cette solution est plus chère mais l’appel à la contribution matérielle des organismes étrangers en tant que partenaires de l’Education sera envisageable. Ci-après la proposition d’organigramme.  Par cet organigramme proposé, la direction audit interne est au même rang que les Cinq directions déjà existantes. Cette direction peut ainsi collaborer avec les autres directions en cas de travail urgent, et les autres directions peuvent faire la demande d’audit à la direction Audit interne au cas où elles ont des soucis sur le travail de leurs subordonnés. Le directeur d’Audit interne entretient des relations directes avec les chefs hiérarchiques (Ministres, SG). Il assure le respect des normes d’Audit et maintient le contact avec les institutions centrales et excentrées, planifie et supervise les missions effectuées par les auditeurs, valide les rapports effectués lors de la mission. Enfin il s’érige en mandant en tant que premier responsable de l’audit au niveau ministériel. Le chef de service Audit interne est la hiérarchie descendante de la direction de l’Audit interne. Il est le responsable de la planification, de la supervision, de l’évaluation de la performance du travail effectué et résout tous les problèmes techniques d’audit et fait la révision du rapport et de la lettre de recommandation. La division étude et documentation est chargée de la collecte des textes et documents nécessaires aux activités d’audit ainsi que de l’étude des manuels ou documents pour améliorer les activités d’audit et celles des organes audités. La division Audit, composée d’agents auditeurs multidisciplinaires suivant les domaines d’intervention de l’audit, est chargée de la réalisation des activités d’audit sur terrain. Plus précisément, cette division est chargée de préparer techniquement et administrativement les missions. La division suivi et évaluation est chargée de faire une suivi après l’audit. Elle est aussi composée d’agents auditeurs multidisciplinaires suivant les domaines d’intervention de l’audit. Après la réunion à la fin des missions, elle procède à la restitution des conclusions et établit le rapport provisoire au projet de rapport. Pour que le travail soit bien fait, le personnel auditeur est divisé en trois groupes. Il exécute le travail demandé par les chefs hiérarchiques. En cours de mission, l’équipe de l’audit doit rendre compte de tous les problèmes rencontrés à leurs Chefs hiérarchiques.

Suffisance des ressources humaines

D’après la structure, il faudrait nécessairement des ressources humaines suffisantes qui assurent les tâches. Et de même que pour le personnel du service déconcentré, la 83 qualification est très importante au niveau de la direction à partir de la connaissance, de la capacité, de l’expérience, de la moralité et de l’enthousiasme parce que cette qualification contribue à l’efficience et à l’efficacité des opérations. Et il est évident que pour avoir des responsables adroits dans leurs services, la nécessité de formation régulière est impérieuse. Il est temps d’insister sur la politique de formation continue des agents en place. Les points suivants méritent d’être soulignés Il s’agit d’augmenter l’effectif du personnel spécialisé et expérimenté. Plus précisément, nous proposons un effectif d’une trentaine d’agents pour la Direction de l’Audit, dont un pour le directeur, et pour le secrétaire, un pour le chef de service, un pour le comptable, un pour le secrétaire de chef de service. Pour la division étude et documentation, cette fonction serait confiée à quatre personnes dont un chef et trois responsable. La division suivi et évaluation comprend cinq personnes dont un chef et quatre les responsables. Enfin la division audit l’effectif du personnel est au nombre de treize dont quatre pour chaque équipe et un pour le chef. Pour rationaliser l’effectif d’un service afin de subvenir à ses besoins en ressources humaines, il faut souligner que seule, l’affectation par nécessité de service soit de rigueur. Et l’affectation pour convenance personnelle ne soit qu’une faveur exceptionnelle. Regrouper selon l’expérience :  Commencer par l’Auditeur Junior  Puis l’Auditeur Senior ;  Enfin le Chef d’équipe.