ANALYSE DES PROBLEMES DU TABLEAU DE BORD DU GROUPE

Ce chapitre va nous permettre de faire une analyse critique au niveau de l’organisation interne du Groupe RL. Pour mener à bien notre analyse, nous pensons qu’il serait préférable de faire une présentation des faits relatifs aux différents points suivant qui fera l’objet de notre critique. Ces faits sont axés sur les différents types de fonctions, les différentes tâches, la collecte des informations et la méthode de communication interne de l’ensemble du Groupe RL, l’inexistence de l’utilisation du tableau de bord au sein du groupe, le manque de planification des budgets et de chiffre d’affaires.Concernant le type de fonction, nous allons voir le service comptabilité. Ce service est tenu par quatre personnes, qui se chargent des fonctions et des tâches correspondantes. Pour avoir plus d’informations, nous allons citer ci-après les postes des cadres et les personnels avec les tâches correspondantes à chaque poste de travail.

Il assume la saisie des pièces comptable (pièces des caisses, pièces de banque, factures d’achat, factures de vente et les pièces diverses) des sociétés dans le Groupe, et le paiement des salaires, l’élaboration des états financiers à la fin de l’exercice, contrôle des factures non payées. Il assure la déclaration fiscale du Groupe comme la TVA, IRSA, CNAPS, OSTIE, IGR, IBS,….. Le chef comptable est chargé du contrôle des créances du Groupe RL et des factures clients et fournisseurs et établit les fiches et bulletin de paie à chaque employés au sein de la société,

La collecte des informations constitue une étape essentielle dans la détermination du coût de revient. Elle consiste à recenser toutes les informations utiles qui proviennent généralement des agents responsables de la communication au sein du Groupe RL. En résumé, les méthodes de communication adoptée sont la communication téléphonique, note de service, les réunions des cadres de la société, les fax et l’Internet et enfin par un coursier. On comprend très bien que cet individu risque d’être saturé et sa vigueur intellectuelle est sujette à tout moment à un stress. Le cumul de fonctions entraîne donc à la longue une surcharge de travail et la personne met en danger sa santé physique et intellectuelle. Ce cas se trouve surtout au poste du chef comptable. Il assure en même temps la comptabilité général et budgétaire au sein du groupe RL. Cela risque d’entraîner des frustrations, un certain manque évident de motivation du personnel concerné.

Confusions des tâches ou de responsabilité :

Dans la présentation des faits ci-dessus, nous avons constaté que le service comptabilité est tenu par quatre personnes, y compris le chef comptable. Ce dernier assure en même temps les tâches à effectuer par le comptable et le chef de service et le contrôle de leurs subordonnées, notamment les caissiers dans les succursales. se manifeste particulièrement sur le contrôle des dépenses et des recettes parce que le chef comptable assure en même temps la vérification des charges et des produits à l’aide des pièces justificatives envoyés par les caisses à chaque fin de la semaine. Normalement, le chef comptable vérifie tout simplement l’exactitude des opérations effectuées par le comptable ou le caissier. Mais ce dernier n’arrive pas à maîtriser le traitement des opérations comptables. Nous avons vu aussi qu’au service comptabilité on n’utilise pas de tableau de bord pour le contrôle de la situation financière du groupe qui entraîne une difficulté sur le contrôle presque à chaque poste de travail dans l’ensemble de l’entreprise.

Retard sur le traitement des informations :

Actuellement, le Groupe RL souffre de l’insuffisance du personnel surtout à la division comptabilité. Cette division est tenue par quatre personnes qui sont en difficulté sur le traitement des opérations comptables, de même sur la mise en place du tableau de bord. Dans le service comptabilité, il n’y a pas encore de service ou de département ou de direction chargée de l’établissement du tableau de bord. Pour cela, le directeur général du Groupe RL a de problème sur le contrôle et suivi de l’ensemble de l’entreprise. Pendant notre passage, chaque après midi, il n’y a que 02 personnes qui assurent la réalisation des travaux effectués à la direction générale. Il s’agit du chef comptable et du secrétaire. En effet, manque d’accueil, retard des travaux, perte de temps affecte la clientèle notamment les clients potentiels du Groupe.

Au sein d’une entreprise, la bonne circulation des informations est l’un des facteurs de la réussite de nos jours. Les informations financières notamment constituent un bon indicateur sur la santé de l’entreprise. Or, le plus souvent, le système financier est composé de plusieurs sous système. Prenons comme exemple : une telle opération qui devrait être traiter en comptabilité générale est traitée en comptabilité analytique sans outil de gestion qui d’ordinaire facilite et accélère la circulation des informations.

En effet, comme chaque gérant gère un multiple des activités, il n’arrive pas à faire un contrôle approprié surtout au Park. Ce dernier se trouve environ à 10 km du centre ville. Ce sont le technicien et les opérateurs qui assurent la bonne marche de la société. En plus, chaque mois, le Groupe procède à une évaluation de stock en matières premières (encre, papier,..) et de produits (villas, maisons, entrepôts,…). En principe, cette évaluation doit être accomplie à chaque jour ouvrable fin du mois, mais pour GRL, ce n’est pas le cas, notamment au niveau des produits de l’EPI. Ceci est dû à la mauvaise organisation au niveau de chaque responsable touché par les travaux d’inventaire. Par conséquent, le gérant veut toujours écouler les produits en essayant de limiter les temps où les stocks sont sans mouvement pour pouvoir faire de l’inventaire. En outre, le responsable stock des produits n’arrive pas à superviser les agents mobiles commerciaux qui assurent la mise en stock des produits du fait de l’abondance de la tâche à accomplir. Pour faciliter l’inventaire, chaque produit de même type doit être placé dans un même catalogue. Or, du fait de l’absence de contrôle et à cause des lacunes des agents, les produits se mélangent entre eux.