Analyse de la gestion budgétaire

Notion de gestion budgétaire

L’établissement des prévisions budgétaires a longtemps été considéré comme un outil de gestion interne relevant du bon vouloir de la Direction. Il n’y avait aucune obligation en la matière, chaque entreprise étant libre d’apprécier l’intérêt que pouvait représenter l’introduction de procédures budgétaires dans son système de gestion. Or, depuis quelques années, il s’est produit une évolution considérable dans ce domaine, illustrée par l’introduction d’obligations nouvelles dans le droit comptable en matière de comptes prévisionnels. Selon, LECLERE (1994:20), l’origine de cette évolution est à rechercher dans le débat d’idées qui s’est instauré à la suite du célèbre rapport Sudreau, la réforme de l’entreprise est le titre d’un rapport commandé en juillet 1974 par le président Valéry Giscard d’Estaing à une commission présidée par l’ancien ministre Pierre Sudreau, et qui s’est focalisé à la fin des années 70 et au début des années 80 sur la nécessité de lutter contre les défaillances d’entreprises, la crise économique, le chômage. L’idée fondamentale qui fut avancée à l’époque était qu’un grand nombre d’entreprises en difficulté aurait pu échapper à leur sort funeste si elles avaient pu voir venir ces difficultés suffisamment tôt pour pouvoir réagir alors qu’il était encore temps. C’est l’absence de prévisions stratégiques et en particulier de prévisions budgétaires qui empêchent d’anticiper les difficultés. Il faut donc inciter les entreprises à mettre en œuvre une gestion prévisionnelle à moyen et à long terme pour pouvoir prévenir les difficultés. Dans cette perspective la gestion budgétaire apparaît comme un moyen de prophylaxie permettant de prévenir les défaillances et donc de sauvegarder l’emploi. Dans cette partie nous définirons la gestion budgétaire, ses objectifs et principes de base, nous identifierons les acteurs et leurs rôles et enfin décrirons les différentes méthodes de budgétisation.

La définition de la gestion budgétaire

De nombreuses définitions ont été formulées par les auteurs, mettant chacune l’accent sur un ou plusieurs aspects du concept. D’après DORIATH (2008:1), la gestion budgétaire est définie par le plan comptable français général comme « le mode de gestion consistant à traduire en programmes d’action chiffrés appelés budgets, les décisions prises par la direction avec la participation des responsables ». Il parait nécessaire d’ajouter un aspect supplémentaire à cette définition : celui de la comparaison à postériori des réalisations avec ces mêmes prévisions, par la mise en évidence d’écarts significatifs qui doivent entraîner des actions correctives.

Les objectifs de la gestion budgétaire

L’outil budgétaire est l’un des dispositifs de contrôle de gestion, les plus utilisés. Il joue plusieurs rôles dans la vie des entreprises et son élaboration fait intervenir plusieurs acteurs. Le budget est à la fois un outil d’anticipation, un instrument de coordination, de communication et de motivation, un outil de contrôle et enfin un outil de remise en cause et d’amélioration des performances.

Le budget comme un outil d’anticipation au service de la stratégie

Selon CABANE (2005:259) « Le budget est l’un des outils essentiels de la planification qui permet à l’entreprise d’optimiser son développement dans un environnement futur qui est par définition incertain. Dans cette phase de réflexion permanente de préparation de l’avenir, le budget représente le contrat souscrit par les différents acteurs de l’entreprise pour garantir la cohérence entre les objectifs et la stratégie. Il permet une formalisation comptable et financière des plans d’actions à court terme. Parce qu’il a pour fonction « d’écrire l’avenir », le budget a également un rôle stabilisateur dans la mesure où il encadre l’action des opérationnels limitant ainsi les inévitables perturbations liées à l’environnement externe ».

Le budget comme instrument de coordination, de communication et de motivation

Selon CABANE (2005:260) « Le budget est aussi le mode d’affectation des ressources de l’entreprise à chaque service ou département en fonction des objectifs assignés par la Direction Générale. Mais préalablement à cette allocation de ressources, il est obligatoire de préciser les différentes missions des ressources afin que la cohérence de leurs actions respectives soit totale : le budget, processus interactif couvrant la totalité des fonctions de l’entreprise joue alors un rôle de coordination. Le budget doit également favoriser la communication à plusieurs niveaux :
– il est l’occasion pour la Direction générale de réaffirmer la vision et les objectifs stratégiques de l’entreprise ; – la construction du budget n’est pas réservée à un service de contrôle de gestion mais consiste en une réflexion globale de l’ensemble des interlocuteurs ; – la discussion budgétaire est un moment privilégié d’échange entre la Direction, attachée à veiller au respect de la stratégie, et le service concerné, soucieux de bien argumenter le réalisme de ses objectifs en fonction de ses contraintes et opportunités.Si le processus budgétaire est bien mené, notamment en veillant à la participation de tous les services, il a un aspect de motivation pour les responsables de l’entreprise. Mais le budget n’est motivant que s’il remplit sa mission. La motivation sort renforcée :
– d’échanges fructueux avec la Direction générale (sentiment d’être associé à la stratégie de l’entreprise) ; – de la réalité de la délégation des pouvoirs dont disposent les différents services (services d’être autonomes) ; – du lien entre réalisation des objectifs et rémunération (sentiment d’être récompensé ou sanctionné) ».

Le budget comme un outil de contrôle

Selon MERLOT (2003:80), le budget permet de disposer de la meilleure visibilité possible sur l’année à venir et fixe un cadre et des objectifs clairs à chacun, son utilité ne s’arrête pas là. Le budget permet aux dirigeants de contrôler depuis le sommet stratégique jusqu’aux subordonnés. Instrument de contrôle, le budget permet aux gestionnaires de prendre des décisions en fonction des objectifs et des informations disponibles.

Le budget comme outil de remise en cause et d’amélioration des performances

Selon CABANE (2005:262) « Le budget contribue également à une réflexion en profondeur sur le fonctionnement, le process, l’organisation et les outils utilisés. Il ne doit donc pas être considéré comme une simple répétition de l’histoire, mais comme un moyen de réflexion sur la manière dont l’entreprise pourrait être plus performante, tout en respectant le cadre des contraintes réalistes de la stratégie générale de l’entreprise ».