Amélioration de l’organisation de l’entreprise

ORGANISATION INTERNE DU CHD II AMBATOLAMPY

Le mot organisation vient d’une double racine indo –européenne werg et worg qui signifie agir. De ces termes vont dériver le grec Organon. Beaucoup d’auteurs aussi définissent l’organisation comme un système. Dans un sens global, l’organisation est un système d’activité consciemment coordonné. On parle aussi d’un agencement particulier et définissable d’élément concourant à un même but. D’autres auteurs insistent sur la notion de structure d’hiérarchie lorsqu’ils définissent l’organisation. L’exemple le plus logique est celle de R Thietard ; selon lui l’organisation permet de définir les tâches à accomplir , de les regrouper , d’établir de lien d’autorité , de coopération et d’information qui unissent les hommes entre eux. Généralement , l’organisation se matérialise sous forme d’un graphique, consistant à la disposition des départements des services et des rapports qu’ils ont entre eux, ainsi la description des liaisons existantes entre les personnels à différents niveaux .

Organigramme L’organigramme du CHD

II figure dans l’annexe n° 1 L’organigramme ou structure organisationnelle définit la somme totale des moyens employés pour diviser les travails en tâches distinctes. Au sein du CHD il représente un genre de structure hiérarchique, basée sur l’autorité hiérarchique. Cette structure offre les conditions d’un bon contrôle interne parce que la surface du contrôle est bien limitée et les lignes de communication et les lignes d’autorités sont claires. Aux questions d’ordre structurel et culturel , cette structure organisationnelle du CHD offre divers opportunités , mais elle représente parfois des menace aux employés. a- L’organisation hiérarchique Cette structure souple permet les employés de communiquer horizontalement avec leurs homologues. Mais par contre elle aussi entraine des croisements d’idées et de compétences après le changement interne dans l’entreprise. b- La culture d’entreprise Cette structure enrichie les capacités et les méthodes de travail des employés. Mais parfois les dirigeants dictent aux employés ce qu’ils doivent faire et comment ils doivent le faire ; par conséquent, leurs compétences ne sont pas exploitées avantageusement pour l’entreprise. Le CHD II Ambatolampy est actuellement compose de 45 employés. Monsieur LANTOARILALA Jeanson Eudes tient la place du Directeur général depuis 2004, grâce à ses expériences et sa maitrise du métier l’entreprise tourne sur le point de développement. Sous son encadrement direct on trouve le Directeur Technique et le Directeur Administratif Financier. A part les managements adoptés dans l’entreprise , nous avons constaté pendant le stage que la coopération fait partie de la culture d’entreprise.  Au CHD, il existe quatre (4) blocs interdépendants afin d’atteindre l’objectif général de l’entreprise : – Bloc administratif – Bloc opératoire – Bloc mère-enfant – Bloc technique 2-2 : Identification des fonctions du DG, DT, DAF a- Fonctions du Directeur General DG Le DG est le premier responsable de l’organisation effective, son autorité s’étend à tous l’ensemble de la structure en a ;ont et en aval . Comme son nom l’indique le DG : – Diriger, organiser, gérer et coordonner l’ensemble des activités dans l’entreprise – Participe au choix de la politique générale de l’entreprise – Établit un programme annuel qui coiffe toute organisation complexe au CHD b- Fonctions du Directeur technique DT Son rôle est de gérer tout ce qui est facteur médical, le planning d’activités des médecins, leurs emplacements, il administre et dirige l’ensemble des activités médicales du CHD. Ses principaux collaborateurs sont : – Le chef dispensaire – Le chef de service Médecin de travail – Le chef de service laboratoire – Les Médecins spécialistes charges d’assurer la gestion physique, théorique des matériels et des médicaments et sous sa supervision il y a : . le chef de centre pharmaceutique . le chef de section achats locaux . le chef de section achats imports c- Fonctions du Directeur Administratif Financier DAF Il a pour fonction l’administration de l’organisation, il s’occupe essentiellement de tout ce qui concerne les facteurs administratif comme : – La gestion du personnel – La gestion comptable et financière  – Affaires juridiques et contentieuses – Affaires générales Nous avons vu dans ce chapitre que le CHD a à son actif 100 ans de service, au cours desquelles l’entreprise a pu observer et rectifier certaines faiblesses au niveau de l’ organisation générale. Passons maintenant au second chapitre à savoir l’aspect théorique de cette étude. 

ASPECT THEORIQUE

Beaucoup de théoriciens nous ont laissé leur point de vue sur le rôle du dirigeant dans l’entreprise sur les modèles de gestion , de comportement et des pratiques culturelles. Les théories les plus répondues et les plus acceptées émanent de 4 grandes écoles : – L’école classique – L’école des ressources humaines – L’école quantitative – L’école moderne 

THEORIE DES ADMINISTRATIONS

Parmi les principales écoles des pensées en management, nous allons voir l’école classique. Cette école préconise la logique, la méthode et la rationalité dans l’accomplissement de toutes démarches managériales. Elle adopte 2 approches, l’une scientifique et l’autre administrative. Ces 2 approches sont fondées sur les activités de base de l’entreprise : – Activité technique – Activité commerciale – Activité administrative – Activité financière Mais nous allons voir dans cette section la théorie de HENRI FAYOL qui prend en considération l’élément humain comme prioritaire dans la répartition des tâches. 

Présentation de HENRI FAYOL

HENRI FAYOL, sortant de l’école d’Émile de Sainte Etienne, il a travaillé en tant qu’ingénieur des mines pour une exploitation minière française la Commentry Fourchambault Decazeville, il en est devenu Directeur Général à partir de 1918 a 1988. Durant cette période, HENRI FAYOL a écrit divers articles relatifs à l’organisation dans l’entreprise. Et a la différence des autres théories, il a porte ses efforts sur l’administration classique dans une entreprise. 1-2 : Naissance de l’activité administrative Selon HENRI FAYOL , pour remplir le cycle d’exploitation dans une entreprise , il faut qu’elle doit remplir aussi différentes opérations qui peuvent se regrouper en six grandes fonctions : – La fonction technique concevoir, fabriquer, produire .Cette fonction concerne la transformation des matières premières, la fabrication, elle est primordiale et très importante dans les entreprises industrielles. – La fonction commerciale cette fonction concerne les opérations de l’achat des matières premières et des services nécessaires. – La fonction de sécurité trouver des capitaux, les gérer, tirer le meilleur partie possible des disponibilités, elle concerne donc l’exploitation et la gestion des capitaux de l’entreprise. – La fonction de sécurité protéger les biens et les personnes dans l’entreprise contre le vol, incendie, écarter les grèves,….Cette fonction concerne la protection des biens et des personnes contre les facteurs de dégradation matérielle ou socio interne ou externe. – La fonction comptable elle doit permettre de savoir a tout instant la situation des comptes dans l’entreprise, elle permet a l’entreprise de faire périodiquement la situation économique de l’entreprise – La fonction administrative cette fonction est relative aux personnels de l’entreprise. HENRI FAYOL a analysé particulièrement la fonction administrative considérée comme la plus importante dans l’entreprise. Cette fonction met l’élément humain comme essentiel face aux autres ressources.

L’ACTIVITE ADMINISTRATIVE SELON HENRI FAYOL

Pour FAYOL, l’activité administrative n’intervient pas les actions sur la machine et la matière mais aux personnels qui sont en grande partie les exécutants matériels de toutes opérations dans l’entreprise. De ce fait il a établit le plutôt possible une doctrine administrative qui a été publie dans le bulletin de la société de l’industrie minérale

L’ADMINISTRATION INDUSTRIELLE ET GENERALEPREVOYANCE, ORGANISATION, COORDINATION, COMMANDEMENT, ET CONTROLE

Les cinq impératifs POCCC

Le père du management HENRI FAYOL a annoncé que l’activité administrative repose sur cinq 5 activités Prévoir, Organiser, Commander, Coordonner et Contrôler. Ces activités sont devenues la chaine d’activité de base en administration dans l’entreprise. Et quelque soit l’exercice de l’autorité ou le niveau du management adopte dans telle entreprise, il faut que cette chaine d’activités soit appliquée. – Prévoir la prévoyance c’est scruter l’avenir et le préparer en dressant un programme d’action au niveau de la direction, il s’agit donc d’une prévision et du plan. La prévision consiste à déterminer les conditions qui seront faites à l’entreprise a court moyen et long terme. La politique de prévoyance permet au dirigeant de réaliser au différent niveau de l’entreprise l’équilibré idéal, en outre elle fait appel à un travail mental qui nécessite la réflexion et l’imagination. – Organiser c’est déterminer et mettre en œuvre la structure et les règles de fonctionnement de manière à ce que la productivité soit maximale ; c’est-à-dire chercher les moyens suivants les besoins réels et selon une approche rationnelle en terme de cout et d’avantage – Commander c’est préciser et déterminer les activités des subordonnes. – Coordonner c’est relier, unir et harmoniser tous les actes et les efforts ; coordonner signifie donc : . Harmoniser les rythmes de production des activités élémentaires et des processus intégrés dans l’entreprise afin d’éviter les temps morts . Repartir entre les différentes unités élémentaires de l’entreprise les ressources en homme et capitaux en vue de régulariser le rythme de croissance. . Arbitrer les conflits – Contrôler, il permet un suivi et une évaluation des activités. Voir en ce sens que tout se produit conformément aux règles établies et aux commandes exprimées. Face à ce point de vue , HENRI FAYOL a opté pour une gestion tournée vers la valorisation des individus pour une meilleure rentabilité vue que l’intérêt de taille , de ce fait il a annoncé des principes relatifs à l’administration . Source : Edition d’organisation, 1986, l’école classique des organisations POCCC.

Les principes en administration

Par les cinq activités Prévoir, Organiser, Commander, coordonner et Contrôler qui définissent les rôles et activité administrative. HENRI FAYOL cherche à rationnaliser la direction administrative en proposant des principes. Ces principes sont au nombre de quatorze (14 ) et ils sont à la fois liés la structure organisationnelle de l’entreprise et a la fois aux ressources humaines . Les principes liés à la structure organisationnelle : – La division du travail :ce principe met l’ accent sur la spécialisation qui permet à l’individu d’accumuler l’expérience , et pour améliorer en permanence ses qualifications. – L’autorité : elle donne droit aux questions de commandes avec laquelle doit aller la responsabilité équilibrée de la fonction. – L’unité de commandement : chaque travailleur devrait avoir un patron sans autres lignes de commande. – L’unité de sens : les personnes engagées dans le même genre d’activités doivent avoir les mêmes objectifs dans un plan unique. Ce principe est essentiel pour assurer l’unité et la coordination dans l’entreprise. – La centralisation : ce principe est une question de degré selon l’état de l’activité et la qualité du personnel dans l’entreprise. – La chaine scalaire ou le ligne d’autorité : une hiérarchie est nécessaire pour l’unité d’orientation , mais la communication latérale est également fondamentale , tant que les supérieurs savent qu’une telle communication a eu lieu ; la chaine scalaire se rapporte au nombre de niveaux dans la hiérarchie de l’autorité finale au niveau le plus bas dans l’organisation. – L’ordre : c’est un principe fondamental nécessaire au moyen matériel. L’ordre matériel réduit au minimum le temps perdu et la manipulation inutile des matériaux.