ARRÊTER ACCESS OU BASCULER ENTRE APPLICATIONS

Arrêter l’application Access consiste à fermer la base de données en cours et à enlever le programme de la mémoire pour y faire de la place. Basculer vers une autre application consiste à quitter la fenêtre Access tout en conservant Access en mémoire pour travailler avec une autre application dans une autre fenêtre. On pourra par la suite rebasculer vers la fenêtre Access.

ARRÊTER ACCESS

„ Cliquez sur le Bouton Office puis au bas du menu sur le bouton [X Quitter Access], ou utilisez le raccourci + , ou cliquez sur la case Fermer  de la fenêtre Access.
Si des objets ont été modifiés dans la base de données en cours, par exemple une requête ou un formulaire, et n’ont pas été enregistrées, Access affiche un message d’invite :
Dans ce cas, cliquez sur l’un de ces trois boutons : [Oui] pour enregistrer les modifications, [Non] pour ne pas enregistrer les modifications, [Annuler] pour ne pas arrêter Access.
Notez qu’on ne pose jamais la question d’enregistrer les modifications pour les données, en effet les données sont enregistrées automatiquement dès leur saisie.
Vous pouvez fermer une base de données sans arrêter Access : cliquez sur le Bouton Office puis sur Fermer la base de données ou cliquez sur la case de fermeture de la base de données ,
ou enfin utilisez le raccourci +F4.

BASCULER VERS UNE AUTRE APPLICATION

Plusieurs autres applications (par exemple Excel et Word) peuvent avoir été lancées. Il est possible de basculer instantanément d’Access à une autre application, notamment pour copier/coller des informations. La barre des tâches Windows contient un bouton pour chaque application.
„ Dans la barre des tâches Windows, cliquez sur le bouton associé à l’application à faire passer au
premier plan, ou en maintenant la touche enfoncée, tapez sur la touche pour faire défiler dans une mini-fenêtre le nom des applications. Lorsque le nom de l’application voulue s’affiche relâchez la pression.
„ Pour revenir à la fenêtre Access : dans la barre des tâches, cliquez sur le bouton associé à la l’application Access ou utilisez + .

OUVRIR ET FERMER UNE BASE DE DONNÉES

Vous pouvez démarrer plusieurs instances de l’application Access, chacune dans une fenêtre séparée. Vous pouvez de cette façon ouvrir plusieurs bases de données dans des fenêtres application Access distincte.

OUVRIR UNE BASE DE DONNÉES EXISTANTE

Au démarrage d’Access
„ L’écran d’accueil Prise en main de Microsoft Office Access s’affiche automatiquement avec dans la partie droite le volet Ouvrir une base de données récente.
„ Double-cliquez sur le nom de la base de données que vous voulez ouvrir si elle figure dans la liste des bases récentes sinon cliquez sur Autres… Pour sélectionner une base dans un dossier sur votre disque.
En cours de session
Lorsque vous ouvrez une base de données dans une fenêtre application Access, la base de données actuellement ouverte dans cette fenêtre est automatiquement fermée.
„ Cliquez sur le Bouton Office, cliquez sur le nom d’une des bases de données récentes, sinon cliquez sur la commande Ouvrir pour ouvrir une base qui n’a pas été ouverte récemment. Le dialogue Ouvrir s’affiche
Pour ouvrir ce dialogue directement, vous pouvez aussi cliquer sur le bouton Ouvrir dans la barre d’outils Accès rapide (si vous l’avez activé) ou utiliser le raccourci +O.
„ Dans le volet gauche : cliquez sur le dossier (ou le lien favoris du dossier) qui contient le fichier
base de données. Dans le volet droit : sélectionnez le nom du fichier, cliquez sur [Ouvrir].

FERMER UNE BASE DE DONNÉES

Vous pouvez fermer la base de données en conservant la fenêtre de l’application Access.
„ Cliquez sur le Bouton Office puis sur Fermer la base de données ou cliquez sur la case de
fermeture de la base de données . Utilisez un raccourci clavier +F4 ou +W.
Si un objet de la base de données a été modifié mais pas encore enregistré, un message d’invite propose de le faire : cliquez sur [Oui] pour enregistrer les modifications, ou [Non] pour fermer la base de données sans enregistrer les modifications en suspens.

LA NOUVELLE INTERFACE D’ACCESS

La nouvelle interface de la version 2007 d’Office Microsoft Access apparait d’emblée lorsque vous avez démarré Access et ouvert une base de données.
¾ Le Ruban : les commandes sont organisées par onglet sur le Ruban. Les principaux onglets sont Accueil, Créer, Données externes et Outils de base de données. Chaque onglet contient des groupes de commandes connexes. Par exemple, sous l’onglet Accueil se trouvent les groupes Affichage, Presse-papiers, Police, Texte enrichi Enregistrements, Trier et filtrer et Recherche.
Il existe aussi des onglets contextuels qui n’apparaissent qu’en fonction du contexte, à savoir de l’objet que vous utilisez ou de la tâche que vous effectuez.
Le Ruban, avec ses onglets et leur groupes remplacent les menus et sous-menus des versions antérieures d’Access, ainsi que la barre d’outils Base de données.
¾ Le volet de navigation : situé à gauche de la fenêtre Access, il permet de lister et d’ouvrir les objets de la base de données (table, formulaire, requête, état…), il peut être ouvert en cliquant
sur le bouton (ou F11) ou fermé en cliquant sur le bouton (ou F11).
Le volet de navigation remplace la fenêtre Base de données des versions antérieures d’Access
¾ Les documents à onglet : Les tables, requêtes, formulaires, états, pages et macros que vous décidez d’afficher apparaissent sous la forme de documents à onglets.
Ces documents à onglets remplacent les fenêtres superposées des versions antérieures. Vous pouvez choisir entre fenêtres superposées et documents à onglet par une option Access 2007.
¾La barre d’état : située en bas de la fenêtre Access, elle comporte des informations d’état ainsi que les boutons de changement de mode d’affichage.
¾ La barre d’outils Accès rapide : à gauche de la barre de titre de la fenêtre, elle permet d’accéder en un seul clic aux commandes fréquemment utilisées, Enregistrer et Annuler…

LE RUBAN ET LES ONGLETS

LE RUBAN ET SES QUATRE ONGLETS PRINCIPAUX

Le Ruban présente quatre onglets principaux.
− Accueil : manipuler les enregistrements, mettre en forme les caractères…
− Créer : créer des objets, tables, requête, formulaires…
− Données externes : importer ou exporter des données…
− Outils de base de données : créer des relations, des macros, déplacer les données…
Vous, pouvez actionner les commandes du Ruban à l’aide des touches du clavier : appuyez sur la touche Alt, puis relâchez-la. Les touches d’accès rapide s’affichent dans des bulles à côté des boutons sur le Ruban. Appuyez sur la ou les touches rapides associées à la commande souhaitée.

LES ONGLET CONTEXTUELS

Des onglets supplémentaires s’affichent lorsque c’est nécessaire par le contexte. Par exemple, lorsque vous travaillez sur un formulaire, deux onglets Mise en forme et Réorganiser s’ajoutent sous un même intitulé Outils de présentation de formulaire.

TRAVAILLER AVEC UN RUBAN RÉDUIT

Lorsque le Ruban est réduit on ne voit plus que les noms des onglets, cela laisse plus de place pour l’affichage des informations la base de données dans les des documents à onglets.
„ Pour réduire le Ruban : +F1, ou double-cliquez sur l’onglet actif du Ruban, ou cliquez droit sur un onglet puis sur Réduire le ruban, ou cliquez sur la flèche de la barre d’outils Accès rapide puis sur Réduire le ruban.
„ Pour accéder aux boutons lorsque le Ruban est réduit : cliquez sur l’onglet que vous voulez utiliser, les outils de cet onglet s’affichent, après exécution de la commande le Ruban se réduit de nouveau.
„ Pour restaurer le ruban : +F1, ou double-cliquez sur un onglet du Ruban, ou cliquez droit sur un onglet du Ruban puis la commande Réduire le ruban pour désactiver l’option, ou cliquez sur la flèche de la barre d’outils Accès rapide puis sur Réduire le ruban.

LA BARRE D’OUTILS ACCÈS RAPIDE

La barre d’outils Accès rapide est située en haut à gauche de la fenêtre juste au-dessus ou au-dessous du Ruban selon votre choix . Placez-y placez vos outils afin de les avoir à portée de clic.

AFFICHER/MASQUER LES BOUTONS STANDARDS

Trois des boutons standards sont visibles par défaut dans la barre d’outils Accès rapide :
− Enregistrer : enregistre les modifications.
− Annuler : annule l’action précédente ou les dernières actions précédentes (en cliquant sur la flèche de l’outil).
− Répéter ou Rétablir : répète la dernière action effectuée,
ou s’il s’agissait d’une annulation, rétablit ce qui a été annulé, pour restaurer plusieurs annulations cliquez sur la flèche du bouton Rétablir.
Raccourci clavier : +Z pour annuler, +Y pour répéter
Les boutons standards  doivent être activés pour être visibles :
„ Cliquez sur la flèche à droite de la barre Accès rapide, puis
„ Cliquez sur un des autres boutons standards proposés : Nouveau, Ouvrir, Courrier électronique, Impression rapide, Aperçu avant impression, Orthographe, Mode, Actualiser tout.
Pour masquer un bouton standard, effectuez la même procédure que pour le rendre visible, ce qui a pour effet de le désactiver.

AJOUTER/SUPPRIMER D’AUTRES BOUTONS

„ Pour ajouter un bouton qui figure sous un onglet du Ruban, cliquez droit sur le bouton du Ruban, puis sur Ajouter à la barre d’outils Accès rapide.
„ Pour ajouter un bouton d’une commande qui ne figure pas sur le Ruban, cliquez sur la flèche située à droite de la barre Accès rapide, puis sur Autres commandes….
Le dialogue Options Access s’affiche sur le choix Personnaliser.
− Dans la zone <Choisir les commandes dans les catégories suivantes> : choisissez la catégorie Toutes les commandes puis sélectionnez la commande, cliquez sur [Ajouter>>], dans la zone <Personnaliser la barre d’outils rapide > : choisissez Pour tous les documents (par défaut) ou Pour nom_document_ actif, validez par [OK].
„ Pour supprimer un bouton, cliquez droit sur le bouton dans la barre d’outils Accès rapide, puis sur la commande Supprimer de la barre d’outils Accès rapide.

VOLET DE NAVIGATION

Lorsque vous travaillez sur une base de données, les noms des objets qu’elle comprend s’affichent dans le volet de navigation. Les principaux objets sont les tables, les formulaires, les états, les pages, les macros et les modules. Les objets peuvent être regroupés par par type d’objets, mais aussi selon d’autres catégories.
„ Pour ouvrir le volet de navigation, cliquez sur (ou F11), pour le fermer sur (ou F11).
„ Pour ouvrir un objet dans l’espace de travail, double cliquez sur le nom de l’objet dans le volet de navigation.
„ Pour appliquer une commande à l’un des objets, cliquez droit sur l’objet puis sur la commande contextuelle. Les commandes contextuelles varient en fonction de l’objet actif. Vous pouvez ainsi renommer, afficher ou masquer des objets, en modifier certaines propriétés…

COMMENT LE VOLET DE NAVIGATION REGROUPE LES OBJETS

Le volet de navigation affiche tous les objets regroupés selon différentes catégories possibles.
„ Pour choisir la catégorie, cliquez sur l’icône puis choisissez le mode sous la rubrique
Atteindre la catégorie.
„ Dans chaque catégorie, les objets sont groupés. Les groupes apparaissent sous forme de barres
dans le volet. Pour ouvrir ou fermer un groupe, cliquez sur les double-flèches , située à droite de la barre du groupe.
Choix d’un mode de groupement : par Type d’objet, par Tables et affichages associés, par Date.
Choix d’un filtre de groupe dans le mode choisi.
La catégorie par défaut dans Office Access 2007 est Tables et affichages associées. Elle groupe les objets d’une base de données selon les tables auxquelles ils sont associés. Le filtre de groupe par défaut est Toutes les tables.
„ Pour filtrer sur un groupe correspondant à une seule table de la base. Cliquez sur l’icône , puis sur le nom de la table sous la rubrique Filtrer par groupe.
Certains objets peuvent apparaître plusieurs fois, dans différents groupes. Par exemple, si un état prend ses données dans deux tables, il apparaîtra dans les groupes créés pour chaque table.
Pour les bases de données créées dans des versions plus anciennes d’Access, la catégorie par défaut est Type d’objet et le filtre de groupe par défaut est Tous les objets Access. Les groupes sont Tables, Requêtes, Formulaires, États (cf. la première illustration sur cette page). Vous pouvez filtrer sur l’un de ces groupes, par exemple Requêtes pour ne voir que les requêtes.

GROUPES PERSONNALISÉS

Vous pouvez créer des groupes personnalisés listant seulement les objets que vous voulez utiliser, vous pourrez masquer les autres groupes. Les groupes personnalisés peuvent servir pour remplacer les menus généraux, fonctionnalité des versions antérieures d’Office Access qui n’existe plus dans la version 2007. Les groupes personnalisés sont développés page 21.

LE BOUTON OFFICE ET LES OPTIONS ACCESS

Le Bouton Office en haut à gauche de la fenêtre Access affiche le menu qui regroupe toutes les commandes de fichier : créer, enregistrer, imprimer, fermer un fichier…. et donne accès aux options d’Access. On retrouve ce même bouton dans toutes les applications Office 2007.

LE BOUTON OFFICE

„ Cliquez sur le Bouton Office  puis amenez le pointeur sur une commande  du volet de gauche, le volet de droite  affiche les choix associés à cette commande :
− Nouveau : pour créer une base de données   vierge ou basée sur un modèle.
− Ouvrir : pour ouvrir une base de données.
− Enregistrer : pour enregistrer les dernières  modifications des objets de la base de données.
− Enregistrer sous : pour enregistrer la base de  données sous un autre nom, un autre format ou  dans un autre dossier.
− Imprimer : pour accéder à l’impression rapide, à   l’aperçu avant impression ou aux paramètres  d’impression.
− Gérer : pour compacter, sauvegarder ou changer les propriétés de la base de données.
− Courrier électronique : pour envoyer l’objet sélectionné sur votre messagerie.
− Publier : pour publier l’objet sélectionné sur  Internet ou un intranet.
− Fermer la base de données : pour fermer la base de données sans arrêter Access.

1- PRÉSENTATION ACCESS 2007
Les objets d’une base de données
Lancer Access
Arrêter Access ou basculer entre applications
Ouvrir et fermer une base de données
La nouvelle interface d’Access
Le Ruban et les onglets
La barre d’outils Accès rapide
Volet de navigation
Le Bouton Office et les options Access
Utiliser l’Aide
2- EXPLOITER UNE BASE DE DONNÉES
Manipuler les objets de la Base de données
Saisir et éditer des enregistrements
Copier/Déplacer/Supprimer des données
Mettre en forme la feuille de données
Rechercher et Remplacer des données
Vérifier l’orthographe
Trier dans la feuille de données
Filtrer dans la feuille de données
Imprimer la feuille de données
3- CRÉER ET GÉRER LES FICHIERS
Créer une base de données vide
Personnaliser la base de données vide
créer une base de données à partir d’un modèle
Sauvegarder/restaurer une base de données
Compacter/fractionner une base de données
Conversion de format de fichier
Propriétés de la base de données
Protéger une base de données
4- CRÉER DES TABLES
Créer des tables dans une base de données
Ajouter des champs à une table
Types de champ
la Clé primaire et les index
Propriétés des champs
Modifier la structure d’une table
5- REQUÊTES SÉLECTION
Créer une requête avec l’assistant
Créer une requête en mode Création
Gestion des requêtes
Placer les champs dans la grille de requête
Tris dans les requêtes
Critères de sélection dans une requête
Paramètres dans une requête
Champ calculé dans une requête
Regroupements et calculs de synthèse
6- LES FORMULAIRES
Créer un formulaire
Gérer les formulaires
Formulaire en Mode Création
Formulaire en mode Page
Ajouter des Contrôles
Disposer les contrôles
Mettre en forme les contrôles
Propriétés des contrôles
7- LES ÉTATS
Créer un état
Gérer les états
État en mode Création
Trier et regrouper les données dans un état
Filtrer dans un état
Calculs et totaux dans un état
Mise en page et impression
8- RELATIONS ENTRE TABLES
Créer des relations entre tables
Utiliser des tables liées
Sous-formulaire et sous-état
INDEX