Cours secrétariat de direction les conditions du travail d’une secrétaire

Support du cours secrétariat de direction, tutoriel les conditions du travail d’une secrétaire.

LES MOYENS DE CONSERVATION DE L’INFORMATION
• Les fiches
Présentation et indexage des fiches
Définition :
La fiche pour une secrétariat de direction est une carte ou une feuille de papier fort, destinée à être classée dans un ensemble. Elle regroupe et résume sous forme simplifiée des informations.
Le rôle :
Les fiches permettent de retrouver rapidement le ou les renseignements souhaités. Elles concourent à la bonne marche de l’entreprise en facilitant :
le contrôle de l’exécution des commandes.
La surveillance de l’état de stock, les délais de livraison.
Les avantages :
Mobilité
Maniabilité
Volume réduit
Signalisation fixe et mobile
Possibilité d’écrire à la main ou à la machine à écrire
Bonne vision d’ensemble d’un secteur d’activité
Les inconvénients :
Possibilité de déclassement ou de perte
Possibilité de détérioration par usage :
-il faut par conséquent choisir des cartes de bonne qualité
Présentation de la fiche
Les fiches existent sous différents formats :
Format A4……29.5*21
Format A5……la moitié du format A4 (14.8*21)
Format A6……la moitié du format A5 (10.5*14.8)
Format A 7 ………la moitié de A6 (7.4*10.5)
Elles sont utilisées à la Française et à l’Italienne :
Française
Ecriture dans le sens de la largueur (portrait)
Italienne
Ecriture le sens de la largeur (paysage)
Le tracé des fiches :
On distingue en général trois parties dans une fiche :
Partie réservée à l’indexage ou à la signalisation (partie supérieure)
Partie réservée aux renseignements permanents (nom, adresse, Tél.,
conditions de paiement)
Partie réservée aux renseignements temporaires (date, débit, crédit,
date de livraison)
Les fiches doivent être regroupées par agence dans des meubles spécialisés (fichier l’ensemble de fiche)
L’indexage :
Indexer une fiche, c’est inscrire sur la partie supérieure ou visible de la fiche, le titre de la rubrique suivant un mode de classement adapté.
L’indexage peut être porté sur des onglets ou sur le dépassement
(rehaussement) des intercalaires.
(Portrait)
Écritures à la françaises
(Paysage)
Écriture italienne

………

Si le lien ne fonctionne pas correctement, veuillez nous contacter (mentionner le lien dans votre message)
Cours secrétariat de direction complet (344 KO) (Cours PDF)