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Extrait du cours Excel calculer et visionner des tableaux
CHAPITRE I : GENERALITE
Objectifs :
Installation
Présentation de l’écran d’Excel
Définition des termes
Nomination d’une feuille d’Excel
Ouverture et sortie
I. INTRODUCTION
Excel est un outil de gestion communément appelé tableur nom donné aux logiciels servant à calculer et à visionner des tableaux traitant des chiffres. Ce logiciel sert à construire des budgets, préparer des bilans, réaliser des prévisions de vente, élaborer des tableaux d’amortissements, réaliser des calculs automatiques, d’évaluer des remboursements d’emprunt. Etc..
Ces puissantes fonctions de calcul s’assortissent de commandes multiples de mise en forme; le programme, de fait est équipé d’outils de présentation très performants autorisant l’édition des résultats. Mais les prouesses d’Excel ne s’arrêtent pas là.
En effet, bien que sa fonction majeure soit le calcul électronique (grâce au module tableur), le programme Microsoft est capable de présenter graphiquement les données (grâce au module grapheur), de manipuler les informations (grâce au module de Base de données intégré au tableur) et même de mémoriser des séquences complexes d’instructions (grâce au module macro ).
Aujourd’hui il y a une multitude de tableurs dans le domaine informatique à savoir :
Supercale, Multi-Plan, Lotus 1 -2 -3, Quattro -pro, Excel, VP Planner, calc Star sans oublier ceux qui constituent ce que nous appelons les logiciels intégrés comme (Framework, Works) qui possèdent des tableurs assez opérationnels. Grâce à ce logiciel, la manipulation des données, leur gestion et exploitation pour diverses opérations comptables, économiques et statistiques etc.. s’est trouvé ainsi facilitée.
IL -INSTALLATION DU LOGICIEL
A. Installation du Logiciel
Pour installer Microsoft Office 2000 ou Microsoft Excel 2000, il faut cliquer sur « Démarrer/Exécuter« . Ensuite dans la ligne de commande lancer la commande d’exécution. Puis cliquer sur OK. Répondre aux questions jusqu’à l’installation complète du logiciel.
B. Installation et suppression de fonctionnalités individuelles de Microsoft Office ou Excel
1. Fermez tous les programmes.
2. Dans le menu Démarrer de Windows, pointez sur Paramètres, puis cliquez sur Panneau de configuration.
3. Double-cliquez sur l’icône Ajout/Suppression de programmes, puis effectuez l’une des actions suivantes :
Si vous avez installé Excel avec Office, cliquez sur Microsoft Office 2000 sous l’onglet Installation/Désinstallation, puis sur Ajouter/Supprimer.
Si vous installez Excel uniquement, cliquez sur Microsoft Excel 2000 sous l’onglet Installation/Désinstallation, puis cliquez sur Ajouter/Supprimer.
C. Présentation de l’écran d’Excel
Analogue à l’écran de WinWord, elle présente les caractéristiques suivantes :
* Barre de titre ;
* Barre de formule qui affiche la zone de référence et le contenu de la cellule active ;
* Barre de défilement ; (située en bas et à droite de la feuille, permettent de visualiser la feuille, soit 65536*256 = 16 777 216 ;
* Zone de travail est l’espace situé entre la barre de formule et la barre d’état ;
* Barre de menu; Barre d’Outils; Barre d’état; Barre des tâches ;
D. Définition de quelques termes
a ) Tableur: C’est un programme permettant la manipulation et l’exploitation des données à l’intérieur d’un filet appelé tableau électronique à double entrée. Il est appelé ainsi parce qu’il contient des colonnes et des lignes indexées nommées feuille de calcul.
b ) Cellule: L’intersection d’une ligne et d’une colonne est appelée cellule.
c ) Ecran d’Excel : Il est constitué d’un ensemble de cellules appelé feuille de calcul. Les cellules sont repérées par leurs références de colonnes et de lignes. Les colonnes sont alors étiquetées à l’aide de lettres (A à IV) pour un total de 256 colonnes, et les lignes à l’aide de numéros allant de 1 à 65.536.
d ) Adresse de cellules : Elle identifie une cellule ou un groupe de cellules dans une feuille de calcul. A1 , C4 : D10.
e) Barres d’Outils: Elles fournissent les moyens les plus rapides pour accéder aux différentes fonctionnalités ou d’exécuter plusieurs tâches courantes évitant ainsi de passer par le menu principal et ses sous menus. Exemple: (Barre d’outils Standard, barre d’outils format). Elles peuvent être cachées ou déplacées selon les besoins.
e ) Zone de cellule ou Zone de Référence : Affiche les références de la cellule active.
f ) Barre de formule: Affiche le contenu ou la formule de la cellule active.
g ) Barre d’état: Située au bas de l’écran, elle permet de donner des informations sur l’état d’évolution d’une commande en cours.
h ) Barre des tâches: Elle affiche les différentes applications ouvertes.
i ) Fiche ou Classeur: Dans Microsoft Excel, un classeur est un ensemble de feuille de calcul dans lequel on travaille et stocke des données.
Dans la mesure ou chaque classeur peut contenir de nombreuses feuilles, on peut
organiser différents types d’informations apparentées dans un seul et même fichier.
k) Feuille de calcul: C’est un tableau à double entrée. Elle est composée de cellules organisées en lignes et en colonnes. Il existe aussi ce que l’on appelle feuille graphique, feuille active et feuille Macro.
Feuille graphique: c’est une feuille qui contient un graphique. Microsoft Excel l’insère dans le classeur de la feuille de calcul à laquelle il est associé. Les feuilles graphiques sont liées aux données de la feuille de calcul et sont mises à jour chaque fois que ces données subissent une modification.
Feuille active: c’est la feuille utilisée dans un classeur. Le nom de l’onglet de la feuille active est toujours en caractère gras.
Feuille Macro: c’est une feuille qui contient un ensemble d’instructions destinées à exécuter des tâches spécifiquement définies.
E. Nomination d’une feuille de calcul
Pour nommer une feuille de calcul, il faut double cliquer sur son nom initial, puis taper le nouveau nom.
F. Ajout d’une feuille de calcul à un classeur
Pour ajouter de feuille calcul à un classeur, il faut activer le menu Insertion / Feuille.
ILI -CHARGEMENT, OUVERTURE ET SORTIE D’EXCEL
A- Techniques de chargement d’une feuille de classeur
Il existe plusieurs techniques pour ouvrir une feuille de calcul.
* Procédure
-Mettre l’ordinateur sous tension (après s’être assuré que l’onduleur ou le régulateur est branché) ;
-Un clic sur l’icône qui se trouve dans «Démarrer/Programmes» généralement ou faire double clic sur l’icône de raccourci sur le bureau ou un clic dans le «Gestionnaire Microsoft Office».
B- Technique d’ouverture d’une copie d’un classeur
1. Cliquez sur Ouvrir .
2. Dans la liste Regarder dans, cliquez sur le lecteur, le dossier ou l’adresse
FTP permettant d’accéder au classeur que vous-souhaitez ouvrir, puis double-
cliquez sur le dossier contenant le classeur.
Si vous ne le trouvez pas, lancez une recherche.
3. Cliquez sur le classeur dont vous désirez ouvrir une copie.
4. Cliquez sur la flèche située à côté du bouton Ouvrir, puis sur Ouvrir une copie.
C- Technique d’ouverture simultanée de plusieurs classeurs
1. Cliquez sur Ouvrir
2. Dans la zone Regarder dans, cliquez sur le lecteur, le dossier ou l’adresse FTP permettant d’accéder au classeur.
3. Dans la liste des dossiers, double-cliquez sur les dossiers pour trouver celui qui contient les classeurs recherchés.
Si vous ne le trouvez pas dans la liste des dossiers, lancez une recherche.
4. Pour sélectionner des fichiers non adjacents dans un même dossier, cliquez sur un nom de fichier. Maintenez la touche CTRL enfoncée et cliquez sur le nom de chaque nouveau fichier.
Pour sélectionner des fichiers adjacents, cliquez sur le nom du premier fichier de la série. Maintenez la touche MAJ enfoncée et cliquez sur le nom du dernier fichier de la série.
5. Cliquez sur Ouvrir .
Conseil: Si vous avez sélectionné sans le vouloir un fichier dont vous n’avez plus besoin, maintenez la touche CTRL enfoncée et cliquez de nouveau sur le nom du fichier concerné.
D- Technique d’Ouverture d’un fichier créé dans un autre programme et enregistrement au format de classeur Microsoft Excel
Il faut procéder de la manière suivante :
1. Cliquez sur Ouvrir .
2. Dans la liste Regarder dans, repérez le lecteur, le dossier ou l’adresse Internet qui contient le fichier concerné.
3. Dans la liste Type de fichiers, cliquez sur le format en cours du fichier.
4. Repérez le fichier, puis effectuez l’une des actions suivantes.
Si le fichier a été enregistré pour la dernière fois dans un autre programme Office, cliquez sur la flèche à côté du bouton Ouvrir, puis cliquez sur Ouvrir dans Microsoft Excel.
Si le fichier a été enregistré pour la dernière fois dans un programme n’appartenant pas à Office, double-cliquez dessus. Le fichier s’ouvre dans Excel, mais le véritable format de fichier n’est pas remplacé par un fichier .xls .
5. Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer sous.
6. Dans la liste Type de fichier, cliquez sur Classeur Microsoft Excel (*.xls).
7. Cliquez sur Enregistrer.
E – Sortie On met fin à la session de travail en Excel en procédant de la manière suivante :
– Activer «Fichier/quitter» après avoir fermé et enregistrer la session des documents.
– Ou Cliquer sur la croix supérieure droite de l’écran
……….
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