Une comparaison entre Excel et Access avec explication

Access, en organisant les informations en tables liées par des clefs externes, offre l’outil idéal pour éliminer toute redondance (répétition inutile) : chaque information n’est stockée qu’une fois, à un seul endroit, et il suffit de la mettre à jour à cet endroit pour que l’info à jour soit disponible partout dans la base. Ceci est essentiel.
Par exemple, l’adresse d’un client n’est mémorisée qu’une fois : dans la table Clients. Chaque fois qu’une facture est adressée à ce client, on ne mémorise pas l’adresse du client dans la facture, on ne mémorise que le code du client, ce code permettant d’aller chercher l’adresse correspondante dans la table Clients.
Si le client change d’adresse, on ne met à jour l’information que sur une seule ligne d’une seule table. C’est tout !

Par ailleurs, Access propose très simplement de prendre en charge ce qu’il appelle « l’intégrité référentielle », c’est-à-dire le contrôle de la cohérence de la BDD : par exemple, il interdira la suppression d’une catégorie de produits si des produits correspondants existent. Access permet également de prévoir la suppression en cascade des produits, si l’on préfère cette réaction. Dans tous les cas, la BDD reste cohérente : Access s’en charge, rien à programmer…
Access offre également des contrôles très fin de la saisie des informations de base, directement dans les tables, mais surtout dans les formulaires (écrans de saisie).
L’assistance à l’utilisateur peut être prévue à travers des textes sur la barre d’état, des post-its jaunes au survol de la souris, des consignes à côté des étiquettes ou des boîtes de dialogues interactives…

Les écrans de saisie, qu’Access appelle formulaires, font naturellement partie du programme : tout y est prévu pour faciliter leur création et leur programmation.
Il est beaucoup plus facile de programmer des écrans ergonomiques et performants avec Access qu’avec Excel.

Pour modifier l’adresse d’un client dans une table Access, il est aisé de présenter la fiche du Client à mettre à jour sous la forme d’un formulaire où les informations d’un client occupent tout l’écran : pas de confusion possible avec les clients voisins, aide généreuse et contrôles rigoureux sur tous les champs…
Enfin, il est très facile d’associer à un événement survenant sur un champ (clic sur le champ, entrée sur le champ, sortie du champ, MAJ du champ…) un programme qui pilote Access pour réagir comme il faut..

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Une comparaison entre Excel et Access avec explication (104 KO) (Cours DOC)