Introduction à la notion du tableur Excel

Introduction à la notion du tableur Excel

Un tableur est un logiciel permettant de manipuler des données numériques et d’effectuer automatiquement des calculs sur des nombres stockés dans un tableau. De plus les tableurs permettent également de créer facilement des représentations graphiques à partir des données saisies (histogrammes, courbes, diagrammes à secteurs …). Il existe de nombreux tableurs développés par les grands éditeurs. Les principaux tableurs sont :
– Microsoft Excel, de la suite bureautique Microsoft Office
– Sun StarOffice Calc, de la suite Star Office
– OpenCalc, de la suite OpenOffice
– IBM/Lotus 1-2-3 de la suite SmartSuite
– Corel Quattro Pro de la suite WordPerfect
– KSpread de la suite libre KOffice sous Linux

Travailler dans l’environnement Excel

Lancer l’application Excel
Pour lancer Excel, on a deux solutions :
– Sur le bureau, faites un double cliquez sur l’icône du raccourci « Microsoft Office Excel » (s’il est déjà créer sur le bureau)
– La deuxième solution consiste à cliquer sur le menu Démarrer, Tous les programmes, Microsoft Office et enfin Microsoft Excel
Présentation de l’interface d’Excel
Le bouton Office
Il est séparé en deux parties :
A gauche : >Nouveau : crée un nouveau document/Classeur Excel
>Ouvrir : ouvre document Excel existant
>Enregistrer : enregistre le document sous son nom, son emplacement et son format actuel
>Enregistrer sous : enregistre le document sous un nouveau nom, un autre emplacement ou un autre format.
>Imprimer :donne accès à l’aperçu avant impression et à l’impression du document
>Préparer, >Envoyer, >Publier, >Fermer : D’autres outils disponibles
A droite : La liste des derniers documents ouverts
La barre d’accès rapide
Elle reprend les fonctions les plus courantes : enregistrer, annuler la dernière opération, revenir à l’opération suivante et aperçu avant impression. La petite flèche à sa droite permet de sélectionner les opérations affichées (elles apparaissent cochées). Cette barre d’accès rapide est personnalisable La barre d’accès rapide est personnalisable. En cliquant sur la petite flèche à sa droite , tu peux choisir ce que tu veux y voir apparaître. On peut aussi utiliser le menu contextuel de cette barre est choisir Personnaliser la barre d’outils Accès rapide.
Choisir une commande et cliquer sur ajouter puis sur OK
Le menu principal, ses titres et ses rubans
Chaque titre de ce menu principal (Accueil, Insertion, Mise en page, Formules, Données…) donne accès à un ruban différent. Chaque ruban est lui-même subdivisé en groupes d’outils. Ils sont brièvement expliqués si dessous de gauche à droite et de haut en bas.
Accueil
Le ruban Accueil présente un grand nombre d’outils de base Excel, essentiellement liés à la mise en forme. Certains se retrouvent néanmoins plus détaillés sous d’autres titres (ex Trier et filtrer>Données) ou dans les menus contextuels (ex Police> Menu contextuel cellule)
Presse Papier : Coller (Ctrl+V), couper (Ctrl+X), copier (Ctrl+C), copier le format (reproduire la mise en forme).
Police : Choisir la typographie, la taille du caractère, l’agrandir ou le rapetir, le mettre en gras (Ctrl+G), en italique (Ctrl+I) ou le souligner (Ctrl+U), dessiner des bordures, colorer des cellules ou des polices.
Alignement : Aligner le contenu des cellules en haut, au centre ou en bas, l’incliner. L’aligner à gauche, au centre ou droite… définir un retrait vers la droite ou la gauche et fusionner plusieurs cellules ensemble.
Nombre : Définir le format des nombres (standard, nombre, monétaire, date…), définir la devise, présenter en %, séparer les milliers (1000 devient 1 000), retirer ou ajouter des décimales.
Style : Changer le style d’une cellule selon son contenu. Attribuer un style prédéfini à ton tableau ou à une cellule.
Cellules : Insérer des lignes, des colonnes ou des cellules (selon ta sélection). Supprimer des lignes, des colonnes ou des cellules.
Edition : Calculer une somme, une moyenne… ou n’importe quelle fonction utilisée souvent. Remplir une série de cellules comme la (ou les) cellule(s) sélectionnée(s). Effacer le contenu d’une ou plusieurs cellules. Trier (par ordre croissant ou décroissant) et filtrer les données (permet de sélectionner plus rapidement). Rechercher un contenu (Ctrl+F) ou remplacer un contenu par un autre (Ctrl+H)
Insertion
Le ruban Insertion présente un grand nombre d’outils de base Excel, tous liés à l’insertion d’objets dans ou, plus souvent, au dessus du tableau.
Tableaux : Le tableau croisé dynamique est basé sur un tableau ou une base de données… mais il fait partie des outils avancés d’Excel et sera vu plus tard.
Illustrations : Pour insérer une image/photo, une image clipart (bibliothèque Microsoft), des formes (rectangle, cercle, flèche…), un Smartart (un schéma prédéfini). Toutes ses illustrations sont insérées par-dessus le tableau et non dans une cellule.
Graphiques : Pour insérer un graphique. Basé sur un tableau, il permet de visualiser une tendance ou des proportions. Plusieurs formes de graphiques sont possibles.
Liens : Ajouter lien hypertexte sur une cellule permet un accès direct à un site Internet ou à un autre document.
Texte : Insérer une zone de texte permet d’ajouter une explication ou une remarque sur un tableau (ou au traver d’un tableau) sans en gêner les calculs. Les en-têtes et pieds de page sont visibles dans l’aperçu avant impression en haut et en bas de page. Le WordArt est un texte dans un format particulier ajouter par-dessus le tableau. Symbole regroupe des signes qui ne sont pas disponibles sur le clavier (™, β,…)
Mise en page
Le ruban Mise en page concerne avant tout l’impression des documents… Les outils sont aussi  accessibles au travers de l’aperçu avant impression et beaucoup plus simples d’emploi. Te souviens-tu de comment accéder à l’aperçu avant impression ?
Mise en page : Marges reprend l’encadrement du tableau (zone d’impression) lors de l’impression (Elles resteront blanches/vides). Orientation propose d’orienter la page imprimée en portrait (A4 vertical, comme ici) ou en paysage (A4 horizontal). Taille permet de choisir la taille d’impression, le plus souvent en A4 (Rem : A3=2*A4 ; A4=2*A5…). La zone d’impression permet de définir ce que l’on veut imprimer de notre tableau de 65000 lignes et XX colonnes. Les sauts de pages montrent où le tableau sera couper pour être imprimé sur plusieurs pages….
Mise à l’échelle : Options de la feuille de calcul : Permet d’afficher et imprimer le quadrillage bleu clair dessiné par défaut dans tous les tableaux excel…
Organiser : Permet d’organiser les éléments insérés (images, graphique…)
Formules
Bibliothèque de fonctions : Donne différents accès aux fonctions les plus courantes. Insérer une fonction ouvre le menu principal (également accessible en cliquant sur fx à gauche de la barre de formule. Somme automatique donne un accès aux fonctions les plus fréquentes (Somme, Moyenne, Maximum, Minimum…). Utilisées récemment donne un accès aux dernières fonctions utilisées… les autres boutons donnent accès à certaines catégories de fonctions.
Noms définis : permet de transformer la référence d’une cellule en un nom plus compréhensible (A1 devient « titre »).
Audit de formules : permet de tracer les cellules et arguments dont dépend une fonction (antécédents), ou celles et ceux qui dépendent de la fonction (dépendants)… Pour revenir à la normale, il suffit de supprimer les flèches…
Calcul : Par défaut Excel calcul automatiquement le résultat d’une formule. Tu peux aussi lui demander de ne recalculer qu’à ta demande.
Données
Données externes :
Connexions:
Trier et filtrer : permet de tracer les cellules et arguments dont dépend une fonction (antécédents), ou celles et ceux qui dépendent de la fonction (dépendants)… Pour revenir à la normale, il suffit de supprimer les flèches…
Outils de données : Par défaut Excel calcul automatiquement le résultat d’une formule. Tu peux aussi lui demander de ne recalculer qu’à ta demande.

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Introduction à la notion du tableur Excel (1.51 MB) (Cours PDF)