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Il ne suffit pas de pratiquer les techniques et d’avoir beaucoup de qualités pour être une secrétaire digne de ce nom, il faut aussi avoir tous les instrument nécessaires à la parfaite exécution des tâches matérielles et rechercher la meilleure installation permettant un travail facile, rapide, tout en donnant une impression agréable de confort, de netteté, d’harmonie et, si possible, d’esthétique.
L’INSTALLATION GENERALE DU BUREAU
Il appartient souvent à la secrétaire de disposer, elle-même, le mobilier de son bureau.
Elle place ses meubles et installe son équipement de telle sorte que les diverses tâches de secrétariat puissent être accomplies commodément, rapidement, avec le maximum d’efficience et le minimum de fatigue et d’erreurs.
Pour cela, elle veille à :
Limiter le plus possible ses déplacements ;
Circuler avec aisance ;
Accéder facilement partout ;
Ouvrir portes et tiroirs sans craindre de bousculer ce qui est derrière elle ;
Elle place sa table de travail de sorte que la lumière du jour vienne de sa gauche (en supposant qu’elle est droitière) et ne fasse pas d’ombre sur l’écriture ;
Qu’elle puisse regarder en face les visiteurs qui viennent la voir et toute personne qui pénètre dans son bureau ;
Qu’elle atteigne aisément ses classeurs par simple mouvement pivotant de son siège
L’AMENAGEMENT DE LA TABLE DE TRAVAIL
La secrétaire aménage rationnellement son bureau, afin de gagner du temps en économisant les mouvements et de réduire la fatigue.
• Dans les tiroirs
Elle place à sa portée la fourniture dont elle a constamment besoin. Elle range les divers papiers, enveloppes, blocs indispensables à son travail par catégorie et toujours aux mêmes endroits, dans les tiroirs de droite.
Les dossiers renfermant les documents à consulter souvent et fichiers d’emploi usuel généralement munis d’une signalisation sont disposés verticalement dans les tiroirs de gauche, aménagés à cet effet.
Sont rangés dans le tiroir central, le petit matériel et les petites fournitures, telles que :
Ciseaux ;
Règles ;
Crayons ;
Gommes, attaches de toutes sortes (trombones, coins de cuivre, épingles plates, attaches parisiennes…) sont placés dans le tiroir du milieu avec :
Les agrafes et les agrafeuses ;
Les appareils à faire des languettes ;
Les appareils à relier par gaufrage ;
LES CONDITIONS DE TRAVAIL
L’ECLAIRAGE
L’éclairage joue un rôle important dans le rendement du travail. Il est toujours agréable qu’une baie laisse pénétrer largement la clarté naturelle. La secrétaire apportera tous ses soins à l’installation de l’éclairage artificiel qui reste même, indispensable et s’assurera :
_ Qu’il n’est pas éblouissant (filaments et ampoules cachés) ;
_ Qu’il est bien suffisant ;
_ Qu’il est bien réparti.
Il est souhaitable que l’éclairage comprenne à la fois :
• Un éclairage général (qui évite normalement des ombres trop marquées) assuré :
_ Par des ampoule cachées qu’il convient d’essuyer souvent ;
_ Ou par un ou plusieurs tubes fluorescent
• Un éclairage individuel, par incandescence, au moyen de lampes portatives donnant une lumière convenable sur les plans de travail Notons enfin que des murs clairs, des boiseries pâles n’absorbent pas la lumière, ajoutent une note plaisante et rendent l’atmosphère plus agréable.
LA CLIMATISATION
La climatisation des bureaux permet l’aération par insufflage d’air à température et à humidité à peu près constantes (air conditionné).
Quand la climatisation n’existe pas, il est nécessaire :
_ De maintenir dans les salles de travail, une température d’environ 20° (le chauffage central est, alors, le meilleur procédé à employer, à condition toutefois qu’il soit distribué par radiateurs munis d’humidificateurs ) ;
_ D’ouvrir les fenêtres en dehors des heures de travail, en particulier pendant le repas de midi et, s’il y a lieu, pendant les pauses
LA LUTTE CONTRE LE BRUIT
Le bruit, tant intérieur qu’extérieur, doit être banni des bureaux.
LES AIDES- MEMOIRES
Sur le bureau de la secrétaire, on trouve, par conséquent, un ou plusieurs aide- mémoire qui lui sont indispensables.
Citons en premier lieu :
• L’agenda, sorte de carnet broché ou feuillets mobiles qui permet, grâce à ses divisions horaires plus ou moins rapprochées (quart d’heure par quart d’heure ou demi-heure par demi-heure), de noter les rendez-vous et tous les travaux à exécuter à une date déterminée, en termes suffisamment clairs et d’une écriture très lisible. La secrétaire biffe, au fur et à mesure et de façon très apparente ce qui n’a pu être exécuté le jour même. remarquons qu’en général la secrétaire tient, pour contrôle et par sécurité, un agenda personnel qui double celui de son chef, en assurant leur parfaite coordination.
L’agenda est un outil de travail essentiel pour la secrétaire.
• Le semainier est un agenda condensé qui, au lieu de consacrer une page par journée, groupe une semaine entière sur deux pages vis- à-vis l’une de l’autre.
• Le « tikler » est un agenda perpétuel très commode ; c’est également un classeur chronologique qui permet de remettre en mémoire, jour par jour, ce qu’il faut faire et qui peut servir d’échéancier ; il est appelé parfois auto rappel.
Les objectifs du classement
I -QUE CLASSER ?
A/Les supports d’informations :
Ils sont nombreux et on constate de plus en plus l’évolution. Le choix du type de support devra se faire en fonction de :
• traitement
• la forme
• la fréquence
• la durée de vie de l’information
• En fonction de la fréquence d’utilisation, il faut distinguer les documents :
Actif : consulté et mis à jour fréquemment
Semi actif : consulté de temps en temps
Archives : très rarement consulté
Pour être conservée, l’information est enregistrée sur des supports : Papier ….
B/Les dossiers :
Les dossiers manuels (à revoir) ou informatiques.
II -Les qualités d’un bon classement
Un bon classement doit être complet :
• Utiliser tout document utile
• Simple : permettre une recherche rapide
• Fiable : constater qu’aucun support me manque ou n’est déclassé
• Peu encombrant : occuper un minimum de place
• Extensible : pouvoir ajouter de nouveaux dossiers
• Rationnel : trouver et remplacer facilement un support (dossier)
• Discret : protéger les documents contre des éléments destructeurs et contre Les indiscrétions
III -Identification du mot directeur
A/Définition du mot directeur
Le mot directeur est le mot sur lequel se fait le classement, il est déterminé parmi un ensemble de mots appelés (raison sociale, dénomination, rubrique
B/Etude de la norme
Les règles du choix du mot directeur dans une dénomination se fixent par la norme Z 44001 définie par l’AFNOR (association française de normalisation)
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