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Service approvisionnement
L’approvisionnement consiste à réaliser une série d’opérations : achat et gestion de stocks permettant de disposer, au moment et à l’endroit voulu, ce à moindre coût, tout l’ensemble des articles dont l’entreprise a besoin, tant en quantité qu’en qualité. Les éléments clés de l’approvisionnement sont : le Temps, la Consommation et le Magasin.
A la JIRAMA Antsiranana, il y a un SAPPRO, mais sa Direction se trouve à Antananarivo. Avant, le SAPPRO était rattaché à la Direction Générale. Actuellement, il l’est avec la DAPPRO à Tana. Avant d’utiliser le logiciel X3, le magasin utilise le logiciel mono. L’ X3 fait sortir automatiquement le BS, le BL, le BR.
L’ X3 facilite la communication inter-service (régional ou national), rend le travail plus vite, évite de faire les travaux de mise à jour des DA, et des BC manuellement. Ce logiciel facilite surtout le travail du responsable de gestion de stocks. Le SAPPRO fait un RMO par mois à la Direction d’ Appui. A cet effet, elle sera au courant directement de la consommation spécifique, du taux de recouvrement, et des stocks épuisés dans chaque DIR, par la saisie de ces derniers dans la machine.
Mission de service approvisionnement
Le SAPPRO a la responsabilité de satisfaire, dans les délais les plus appropriés, les besoins de tous les services, à savoir :
le besoin de l’utilisateur : il fait la recherche des meilleurs : Prix (moindre coût) ; qualité (Norme et précision), transport, livraison, garantie, service après vente, financement ; acquérir les biens d’équipement: une clé (monteur) matériel TP, ferroviaire, machine routière ; acquérir les services demandés : police d’assurance (automobile), mise en rebuts, vente de matériels ; acquérir les biens de consommation : outillages de branchement, fournitures de bureau, ingrédients ; la satisfaction pour les matières premières: coton, alumine, ciment, gas-oil, huile.
Ses fonctions sont nécessaires à la réalisation de leurs prestations respectives et d’assurer un suivi systématique de cette consommation, en vue de l’amélioration de la gestion de stock et de la rationalisation des dépenses d’approvisionnement. La fonction Approvisionnement a pour mission de satisfaire les besoins en matières premières, fournitures, ou services divers, nécessaires à la réalisation des opérations commerciales de l’entreprise.
La tâche des Approvisionnements commence à partir d’un besoin à satisfaire par un acte d’achat, et se termine après que la commande ait été livrée.
Dans le SAPPRO, il existe six (06) nouvelles procédures d’approvisionnement qui sont: l’expression des besoins d’approvisionnement ; la demande d’approvisionnement ; les procédures achats locaux ; les procédures achats imports ; les procédures gestion des stocks ; les procédures expédition.
L’organigramme du SAPPRO
Dans chaque entreprise de la JIRAMA, la structure suivante est appliquée dans le SAPPRO interrégionale.
Le Chef de service : Le Chef de service aura pour mission de : suivre l’application du plan d’actions pour atteindre les objectifs du service ; contrôler la tenue des stocks magasin DIR et secteurs rattachés ; établir et suivre le budget du service ; rechercher et proposer l’amélioration des systèmes de gestion d’approvisionnement et de stocks.
Le Chef de division APPRO (vacante) : Son rôle est de : suivre l’application des procédures de gestion de stock sur magasin DIR et secteurs ; suivre la tenue des stocks de magasin DIR et secteurs ; élaborer et suivre la réalisation du budget de la section.
Le Chef de groupe magasin : Son travail consiste à : suivre l’application des procédures de gestion des stocks sur magasin DIR Antsiranana ; proposer le renflouement de stocks et établir les demandes pour les besoins du service ; assurer la réalisation des inventaires.
Le Chef de section achats : Sa fonction est de : suivre les demandes d’approvisionnement pour Achats Locaux de matériels et de prestations ; satisfaire les demandes d’approvisionnement pour Achats Locaux de matériels et de prestations ; consulter les fournisseurs et comparer les prix ; contrôler les factures fournisseurs ; fournir des données pour établir des rapports d’activité en matière d’achats ; réceptionner les marchandises livrées par le fournisseur.
Le magasinier comptable : Sa tâche est de : tenir la comptabilité des stocks magasin Antsiranana ; exploiter les documents de restitution ; participer aux travaux d’inventaire.
Le magasinier CMS : Son attribution est : la tenue physique des stocks produits pharmaceutiques ; le comptage physique des matériels lors des inventaires ; l’expédition des médicaments ; l’assurance de la sécurité des articles.
Le magasinier Eau + Électricité PE Son travail est : la tenue physique du stock des articles activité Eau et Électricité ; l’expédition des matériels Eau et Électricité ; le comptage physique des matériels lors des inventaires ; l’assurance de la sécurité des articles.
Le magasinier TDE + Economat : Sa tâche est : la tenue physique du stock des articles activité Electricité TDE et MIXTE ; l’expédition des matériels TDE + MIXTE ; le comptage physique des matériels lors des inventaires ; l’assurance de la sécurité des matériels.
L’employé APPRO (vacante) : Sa fonction est de : traiter les factures fournisseurs ; expédier les matériels ; établir les BC/BR, BT, BCS ; réceptionner les marchandises livrées par le fournisseur. L’aide magasinier : Son attribution est : la livraison matérielle aux utilisateurs ; l’expédition des matériels ; le nettoyage du magasin ; l’intérim des magasiniers. Le chauffeur : Son rôle est de : Suivre les entretiens et la conduite du camion.
Demande d’approvisionnement
Une DA est un acte d’engagement du Demandeur qui va enclencher le processus de commande. Les principes et les conditions de recevabilité des DA.
L’établissement d’une DA : Le responsable fait une DA, car il connaît bien le problème de son service. Puis, il envoie celle-ci au contrôle de gestion pour enregistrement. Ensuite, elle sera passée au DIR pour signature, au chef SAPPRO, et enfin au magasin. La durée durant laquelle la DA arrive au magasin est de 3 à 5 jours. Toute DA doit d’abord passer au contrôle de gestion pour vérification, signée par le service comptabilité et enfin contrôlée et signée par le Directeur.
La DA du service comptabilité, pour une demande de tuyau, doit passer par le SEXO, avant d’être envoyée au SAPPRO. La signature des DA : Toute DA est à signer par le Supérieur hiérarchique (Directeur, Chef de sous groupement, Chef secteur). Les DA d’un montant supérieur à 10.000.000 Ar sont à viser par la Direction Générale Adjoint à Tana. Les précisions impératives sur la DA Pour tout article : la date de la DA, l’imputation directe : la section analytique ou le numéro du crédit, l’entrée en magasin : le numéro du magasin, le planning d’utilisation, le cadrage des dépenses à engager par rapport au budget se trouvent sur la DA.
Table des matières
INTRODUCTION
Première partie : Aperçu globale de la société
Chapitre I : PRÉSENTATION GÉNÉRALE DE LA SOCIÉTÉ
Section I : LES GÉNÉRALITÉS
§1. Mission
§2. Objectifs
§3. Activités
A. Les activités principales
a. La production
1. La production d’électricité
2. La production d’eau
b. La distribution
c. La vente
B. Les activités annexes
§4. Identification
Section II: L’ÉVOLUTION HISTORIQUE DE LA JIRAMA
§1. La première période : avant l’année 1974
§2. La deuxième période : de 1974 à 1975
§3. La troisième période : de 1975 jusqu’à nos jours
§4. Les noms des directeurs qui se sont succédés à la JIRAMA d’Antsiranana depuis sa création sont les suivants
Section III: LA STRUCTURE DE LA JIRAMA
§1. L’organigramme général de la JIRAMA
A. Les organes de la société JIRAMA
a. Le CA
b. La Direction Générale
§2. La Direction Interrégional-Antsiranana
A. Les centres d’exploitation
B. La présentation de la DIR-Antsiranana
a. L’organigramme
b. Les attributions des différents services
1. La fonction administrative
1.1. Le Service des Ressources Humaines
1.2. Le Service de Système Informatique
1.3. Le Service Commercial
1.4. Le Service Financier
1.5. Le Centre Médico-social
2. La fonction technique
2.1. Le Service de Distribution d’Électricité
2.2. Le Service Production Électricité
2.3. Le Service Exploitation Eau
2.4. Le Service Approvisionnement
2.5. Le Service Environnement et Contrôle Carburants
Chapitre II : PRÉSENTATION DU SERVICE APPROVISIONNEMENT
Section I: DÉFINITION ET MISSION
§1. Définition
§2. Mission
Section II : LA STRUCTURE ORGANISATIONNELLE
§1. L’organigramme du SAPPRO
A. Le Chef de service
B. Le Chef de division APPRO (vacante)
C. Le Chef de groupe magasin
D. Le Chef de section achats
E. Le magasinier comptable
F. Le magasinier CMS
G. Le magasinier Eau + Électricité PE
H. Le magasinier TDE + Economat
I. L’employé APPRO (vacante)
J. L’aide magasinier
K. Le chauffeur
§2. Les Ressources Humaines
Section III : LES EMPLACEMENTS
§1. Les articles
§2. Le magasin
Deuxième partie : Procédures et analyse de la gestion des approvisionnements
Chapitre I : LES PROCÉDURES DU SERVICE APPROVISIONNEMENT
Section I : LES MOUVEMENTS
§1. Demande d’approvisionnement
A. Les principes et les conditions de recevabilité des DA
a. L’établissement d’une DA
b. La signature des DA
c. Les précisions impératives sur la DA
d. Les pièces à joindre à la DA
§2. Le circuit de traitement des DA
A. Interprétation
B. Les types de consultation des fournisseurs-DIR
§3. Les sorties en magasin
§4. Les déchets et les rebuts
§5. Les entrées en magasin
Section II : LE SUIVI DES STOCKS
§1. La nomenclature
A. La structure
B. Le déroulement des opérations
§2. Les documents tenus par les magasiniers
A. Les fiches de stocks
a. La fiche casier
b. La fiche mère
B. Le Sondage par Reconstitution des Stocks
C. Les États des Mouvements Physiques des Stocks
Section III : LA GESTION DES STOCKS
§1. L’inventaire
A. L’inventaire tournant
a. Le planning d’exécution des opérations
B. L’inventaire trimestriel
a. Le planning d’exécution de l’opération
§2. La régularisation
§3. La gestion économique des stocks
A. Le réapprovisionnement
a. L’ordonnancement du circuit de commande
§4. Les différentes sortes de stocks
A. Le stock moyen
B. Le stock de sécurité ou le stock de protection
C. Le stock d’alerte
Chapitre II : LE DIAGNOSTIC ET LES PROPOSITIONS D’AMÉLIORATIONS
Section I : LES POINTS FORTS
§1. Dans le domaine fonctionnel
§2. Du point de vue des Ressources Humaines
§3. Du point de vue fournisseurs et achat ; magasin et magasinier
Section II : LES POINTS FAIBLES
§1. Aspect organisationnel
§2. Aspect fonctionnel
Section III : LES SUGGESTIONS
§1. Au niveau du fournisseur
A. Maîtriser la qualité chez les fournisseurs (qualité des services)
B. Sélectionner les fournisseurs fiables
C. Réviser la ponctualité de la livraison du fournisseur
D. Fixer bien les prix d’achat
§2. Au niveau des Ressources Humaines
§3. Amélioration de la qualité de documentation
A. Eviter les erreurs de parcours
B. Accélérer le paiement du fournisseur
C. Etablir un rapport de réception
D. Imprimer un manuel des procédures
§4. L’animation des collaborateurs de l’entreprise
§5. Au niveau des codes
§6. Au niveau de la gestion de classement des documents
§7. Au niveau de la tenue des fichiers
§8. Au niveau du stockage des articles
§9. Au niveau de la communication interne
§10. Achats de biens et de services
A. Les commandes
B. Les besoins de réapprovisionnement
C. Les réceptions
§11. Au niveau du circuit de la demande
§12. Au niveau des matériels
§13. Au niveau de la gestion des stocks
§14. La culture d’entreprise
§15. Les modèles de gestion des approvisionnements
A. Le modèle de WILSON
B. Les hypothèses du modèle
C. Les paramètres
D. La budgétisation par la méthode comptable
CONCLUSION
BIBLIOGRAPHIE
ANNEXES
