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Description d’un système comptable informatisé
La comptabilité informatisée concerne l’ensemble des systèmes qui contribuent à la production des écritures comptables. L’organisation des comptabilités informatisées et de leurs pièces justificatives repose sur deux domaines : la comptabilité et la gestion. Les entreprises ont pour obligation de sauvegarder toutes les données appartenant au domaine comptable et concernant la constitution d’une écriture comptable. Le Plan comptable général transpose aux comptabilités informatisées les principes obligatoires de tenue des comptabilités « manuelles ». Le respect de ces principes est la condition nécessaire du caractère régulier, sincère et probant des comptabilités informatisées. L’obligation d’absence de tout blanc ou altération imposée aux comptabilités manuelles par l’article 420-5 du Plan comptable général , s’applique aux comptabilités informatisées sous forme d’une procédure de validation interdisant toute modification ou suppression. Les fonctions d’un logiciel permettant la suppression d’une écriture validée ou sa modification s’opposent au principe d’irréversibilité de l’enregistrement des écritures comptables. Un logiciel comptable qui ne garantit pas l’irréversibilité et l’intangibilité des écritures validées, conformément à l’article 420-5 du plan comptable général, pourra constituer un élément conduisant à s’interroger sur le caractère régulier et probant de la comptabilité.
Les avantages de l’utilisation d’un logiciel comptable
L’enregistrement des documents au jour le jour, les nombreux automatismes garantissent productivité et efficacité. Au-delà des traitements comptables de base, le logiciel fournit une vision précise de la situation financière d’une Entreprise. La première mission d’un logiciel de comptabilité est de permettre aux comptables la saisie et le traitement des données pour voir la situation de l’entreprise (trésorerie, rentabilité…), l’édition de rapports pour un suivi rigoureux ou encore une visibilité optimale des clients et fournisseurs de l’entreprise. Le logiciel de comptabilité permettra également d’établir tous les documents légaux.
L’utilisation d’un logiciel comptable présente pour l’Entreprise différentes avantages, parmi lesquelles, on peut également citer : Le coût global du système de comptabilité n’est pas élevé. En effet, pour l’Entreprise, il faut payer une seule fois et avoir le logiciel toujours à sa portée. Mais il subsiste également des frais annexes, comme la maintenance ou encore le coût de formation, ces coûts de formation, ne sont pas négligeables. Il faut comparer les logiciels entre eux sur les différents fonctionnalités et surtout leur flexibilité. Malgré tout, même si le coût d’achat touche la trésorerie de l’entreprise, il est vrai qu’il est sans doute préférable de dépenser plus pour un logiciel qui vous convient plutôt que de le changer dans quelques mois et repayer un nouveau système. Une prise en main facile et simple. Ceci prend en compte le délai de formation sur le logiciel. Et plus le logiciel de comptabilité est simple à prendre en main, moins les coûts de formation seront élevés. A ces coûts de formation, s’ajoute le fait et que les effectifs ne travaillent pas pendant ces heures de formation ce qui est encore une fois une source de perte de profit.
Les fonctions de contrôle de gestion : Un des facteurs clés de différenciation est le fait de pouvoir sortir déjà, à partir du logiciel de comptabilité, des premières analyses sous forme de tableaux de bord et de reporting. Le logiciel doit pouvoir intégrer une boite à outils pour le contrôle de gestion. Ceci est essentiel pour votre entreprise. Certains logiciels intègrent cela directement. Il sera donc impossible de modifier les rapports existants.
Enquêtes réalisées auprès d’une trentaine de comptables
Ces enquêtes seront destinées à trois sortes de comptables qui utilisent des logiciels de comptabilité : des comptables indépendants qui font du freelance, des comptables en Entreprise qui font les traitements comptables de l’Entreprise où ils travaillent et enfin des comptables en cabinet qui s’occupent de la comptabilité des Entreprises clients du cabinet, c’est-à-dire qui fait des sous-traitances. Nous envisageons de faire un dépouillement d’enquête avec au moins de 30 individus pour avoir la possibilité d’avoir des résultats fiables. Lors d’une enquête, quel que soit le nombre d’individus, on veut légitimement avoir une description de la population enquêtée : si l’effectif en est faible, on ne pourra que constater l’état de la population ; si l’effectif est important on pourra généraliser les résultats à la population dont l’enquête est issue, sous réserve que l’échantillon a été prélevé de manière raisonnée, par exemple par la méthode des quotas ou en sélectionnant des populations spécifiques. Il faut bien distinguer la description des données d’une part, des résultats qui peuvent être généralisés à l’ensemble de la population étudiée d’autre part. C’est pourquoi dans cette étude, nous avons pris les trois sortes de comptables.
Cette enquête est établie en vue d’une analyse dans une Entreprise l’impact de l’utilisation des logiciels de comptabilité. Les données issues de cette enquête seront utilisables par le biais d’un logiciel de statistique : le SPHINX.
Une bonne organisation grâce à l’informatisation de la comptabilité
Pour toujours savoir où en sont les comptes d’une Entreprise, ce que l’on doit à l’Entreprise et ce que l’Entreprise doit à ses créanciers, pour ne pas perdre de temps à rechercher des documents, il est nécessaire de bien organiser les traitements comptables. Ainsi, l’informatisation de ces traitements comptables fera finalement gagner beaucoup de temps. S’organiser pour gagner en sécurité, en efficacité et en rentabilité.
Pour être conforme et avoir une valeur probante, la comptabilité doit remplir certaines conditions : elle doit être exhaustive, c’est-à- dire qu’elle doit enregistrer toutes les opérations concernant l’entreprise ; elle doit être exacte : c’est-à-dire ne pas comporter d’erreurs, d’inexactitudes graves et répétées (erreurs de report, caisse créditrice, défaut d’inventaire, enregistrement global de recettes en fin de semaine ou de mois) ; les enregistrements doivent être appuyés par des pièces justificatives qui peuvent provenir de tiers (factures d’achats de biens ou services, reçus, pièces de dépenses, lettres, …) ; de l’entreprise elle- même (copies de factures de ventes, bons de livraisons, copies de lettres,…) ou être constitués par des pièces annexes (bandes de caisse enregistreuse , main courante, brouillard de caisse, livre des pourboires, …). A cette fin, les pièces justificatives (factures émises et reçues, …) doivent faire l’objet d’un classement rigoureux. Ce classement est très important car il permet notamment : d’éviter les doubles emplois (une facture d’achat enregistrée deux fois) d’éviter les omissions (une facture non enregistrée alors qu’elle a été payée) de s’assurer que toutes les ventes ou prestations sont effectivement facturées et encaissées.
Un meilleur stockage des données comptables grâce à l’Informatique
Il est recommandé de conserver tous ses documents comptables et toutes ses pièces justificatives sur une durée d’au moins dix ans. Cette durée de dix ans est la norme de certaines Entreprise, en raison de sa simplicité et de la sécurité qu’elle procure. Cette conservation est très utile notamment dans les cas de litiges. Les archives doivent être : organisées de telle manière que la recherche et la consultation des documents concernés soient possibles dans des conditions de rapidité et d’efficacité normales, mises à l’abri de toutes dégradations possibles, protégées contre le vol. Avoir une organisation sécurisée qui permet de respecter les règles fiscales, sociales et juridiques auxquelles l’entreprise est soumise.
L’utilisation de programmes de logiciels en comptabilité permet de mener à bien toutes les tâches qui font partie du cycle de la comptabilité annuelle. Cela implique l’utilisation d’un logiciel de paie, le maintien des comptes créditeurs et des comptes débiteurs, en plus de tenir un registre des factures à l’aide de logiciels. Il existe de nombreux programmes qui peuvent aider dans les calculs de l’impôt aussi.
Certaines entreprises peuvent se limiter à la seule utilisation d’un logiciel de tableur et certains peuvent gérer complètement leur cycle comptable dans son ensemble à l’aide d’un logiciel spécialisé. Jetons un œil à ce que sont les avantages et les inconvénients du passage à la comptabilité automatisée. L’utilisation de la comptabilité informatisée présente donc des avantages et des inconvénients à envisager. Comme avantages donc, on peut citer la vitesse et la précision. Le principal avantage est la rapidité et la précision. Les calculs peuvent être compressés à travers sensiblement plus rapide, par rapport à la comptabilité manuelle, des calculs répétitifs sont particulièrement faciles. Tout ce que vous avez à faire est la clé dans les données, appliquer la formule de calcul requise et laisser manipuler le logiciel le reste.
Table des matières
INTRODUCTION GENERALE
CHAPITRE I : MATERIELS ET METHODES
Section 1 : Matériels utilisés
1.1- Zone d’étude
1.2- Cadre théorique
Section 2 : Méthodes utilisées
2-1- Méthodes de collecte de données
2-2- Méthodes d’analyse de données
CHAPITRE II : RESULTATS
Section 1 : Démarche de vérification des hypothèses
1.1- Concernant la cible choisie
1.2- Concernant le questionnaire
Section 2 : Présentation des résultats
2.1- Résultats obtenus sur l’utilisation de base des logiciels de comptabilité par le panel
2.2- Résultats obtenus concernant la sécurité des données comptables
2.3- Résultats obtenus selon sur détection des anomalies dans la comptabilité informatisée
CHAPITRE III : DISCUSSIONS ET RECOMMANDATIONS
Section 1 : Discussions
Section 2 : Validation des hypothèses
Section 3 : Suggestions et Recommandations
CONCLUSION GENERALE
BIBLIOGRAPHIE
WEBOGRAPHIE
