Problèmes liès aux circuits de communication

PROBLEMES LIES AUX DIRECTIVES

En amont, il s’agit d’un problème conjoncturel qui a perduré jusqu’à devenir la source d’un certain nombre de dysfonctionnements. Le poste de Directeur général du Budget n’a pas été pourvu depuis des années et c’est un intérimaire qui a assuré l’expédition des affaires courantes (l’actuel Directeur Général n’a été nommé que depuis quelques mois).
Certes, la continuité de l’Etat n’est pas un vain mot, et malgré cette situation, la machine administrative a quand même fonctionné. Il faut cependant déplorer les inconvénients d’une telle situation.
Ce fait a crée une atmosphère d’instabilité et de précarité pendant ces années, puisque la structure était toujours en attente de la mise en place de responsable dûment nommé. Ce genre de situation ne donne pas en général la sérénité nécessaire pour entreprendre des projets sur le moyen ou le long terme, en ayant toujours l’impression d’être en instance.
Dans ces conditions, il n’est pas étonnant de constater une certaine insuffisance, voire un manque de directives claires et cohérentes pour la bonne marche du système.
Les conséquences sur les circuits de communication sont manifestes. On sait que le vecteur principal de la communication interne d’une organisation est la structure, et la structure n’est autre qu’une organisation des parties d’un système qui lui donne sa cohérence et en est la caractéristique.
Aussi, la structure de la DGB qui, on l’a dit précédemment, est assez étalée, eu égard à ses « Contribution à l’amélioration de la communication de la D G B au sein du M F B » ramifications régionales, a été quelque peu affectée par ce problème, alors qu’une telle structure exige au contraire une bonne circulation des informations.
Les divers circuits de communications ont été touchés par ce phénomène :
– Problème de prise de décision, qui conduit à un certain attentisme.
– Détérioration des relations interpersonnelles à cause d’un stress qui s’installe peu à peu. De plus certains changements et nominations apparus entre temps ont perturbé certains responsables.
– Démotivation chez un personnel qui reste en attente, et qui n’est pas informé sur ce qui se qui se passe dans la boîte.
« Tant que l’information ne circule pas bien, lorsque l’atmosphère est morose, le personnel est démotivé ».

PROBLEMES LIES A L’ELOIGNEMENT GEOGRAPHIQUE

Vu la structure étalée et déconcentrée de la DGB, la communication rencontre des problèmes de circulation d’information. En effet, certaines zones sont véritablement enclavées, à l’image de SRB de Maintirano, où des réelles difficultés sont constatées en matière d’acheminement des courriers, surtout en période de pluies. Ces directions régionales ont ainsi le sentiment d’être délaissées par la structure centrale dans la mesure où la communication est défaillante, qu’elle soit descendante, ascendante ou horizontale. En l’absence de moyens de locomotion, des moyens de fortune ont été utilisés de manière quasi-systématique, comme les intermédiaires voyageurs. Une mention particulière doit être faite au sujet d’une communication ascendante inexistante, avec les difficultés citées précédemment, le téléphone restant souvent le seul moyen (avec le coût qu’il suppose) pour faire remonter rapidement des informations. Une bonne communication passe par des moyens appropriés et efficaces, le moyen étant le canal utilisé pour faire passer le message ou l’information. De manière générale, il faut rappeler qu’au sein de la DGB, les correspondances écrites sont les plus utilisées, avec des transmetteurs appropriés pour la communication interne. Dans ce chapitre, nous allons donc identifier les problèmes qui sont les « bruits » ou « parasites » qui perturbent cette communication.

PROBLEMES LIES AUX MOYENS MATERIELS

Problèmes concernant la correspondance administrative

Dans une administration où l’écrit joue un rôle important il est impératif d’avoir, en amont de toute la communication, les moyens matériels pour transcrire de manière appropriée, les messages à transmettre.
A l’ère de l’informatique et de la bureautique, ce problème ne devrait être qu’une simple formalité. Encore faut-il en avoir les moyens. Au sein de la DGB, du moins en ce qui concerne la structure centrale (les directions régionales ne sont pas encore toutes dotées de l’outil informatique), l’ordinateur (traitement de texte) est utilisé pour les correspondances administratives.
Malgré les efforts déjà entrepris par la DGB pour étoffer son parc informatique, on peut déplorer l’insuffisance manifeste en matière d’ordinateur dans les bureaux. Il est évident que cette lacune provoque déjà en amont, des retards de saisie des correspondances, donc, en final, de la communication des documents.
« Contribution à l’amélioration de la communication de la D G B au sein du M F B »
D’autre part, le budget n’étant pas toujours suffisant pour les fournitures consommables comme le papier et l’encre, des ruptures de stock se produisent parfois et allongent encore plus les délais. Pour ce qui est des autres fournitures, notamment les supports électroniques, il n’y a pas trop de problèmes, semble-t-il :
– la disquette, couramment utilisée au sein de la DGB, est bon marché, mais a l’incovenient d’être fragile.
– Le CD est facile à transporter, et de plus, son prix est abordable.
– Le flash disk est le plus demandé par les utilisateurs à cause de ses performances et son efficacité, mais son coût est dissuasif.

Problèmes concernant la transmission des courriers

On peut différencier la transmission de supports en papier de celle des supports électroniques.

Problèmes liés à la transmission des supports en papier

Au sein de la DGB, la circulation des courriers suit le principe administratif qui est celui de la transmission à chaque niveau hiérarchique. Le rôle du secrétariat et du Bureau du Courrier est primordial pour la bonne transmission des documents.
Cependant, on peut toujours regretter la lenteur de transmission des courriers, mettant parfois plusieurs jours pour passer d’un bureau à l’ordre, et nécessitant au besoin un véritable suivi de la part des personnes concernées.

Problèmes liés à la transmission des supports électroniques

La DGB utilise les supports suivants 

La disquette : elle a un avantage vu son coût, mais elle est fragile, son utilisation ne donc pas efficace. Elle n’est pas bonne pour transmettre des données aux régions à cause de son état.
Celui qui utilise ce support se plaint toujours car les données ne sont pas bien conservées.
« Contribution à l’amélioration de la communication de la D G B au sein du M F B »
Le Compact Disk : il est facile à transporter, il n’est pas cher , mais l’utilisation exige une certaine compétence, il faut graver le CD avant son utilisation, il nécessite un soin particulier pour le transporter, il ne faut jamais avoir des raies pour bien protéger les données. Il est plus ou moins efficace selon l’utilisateur.
Le flash disk : tout le personnel le demande à cause de sa performance et son efficacité, mais l’administration ne peut pas répondre à tous les besoins à cause de son coût élevé.
La DGB utilise ce support pour conserver et transmettre des données, mais malheureusement, ces dernières n’ont pas de valeur authentique si elles sont sur ce support.

Problèmes liés aux autres moyens de communication

Les autres moyens de communication que la DGB utilise sont :

Site web

Le MFB (et non la DGB) a son propre site, mais malheureusement, il est mal alimenté, et les données qui y sont disponibles ne sont pas du tout actualisées.
La Transmission des données par Internet vers, ou à partir des structures déconcentrées n’est pas encore systématique ni effectives, à cause d’abord du manque de moyens matériels, mais aussi, d’un certain retard en matière de formation pour les agents. En clair, l’utilisation de l’Internet n’est pas encore vulgarisée..

La téléphonie

La téléphonie est le moyen la plus utilisée au sein de la DG B ;
Chaque direction a son propre réseau interne, ce qui explique le fait que chaque bureau dispose d’un appareil fixe avec un accès libre vers l’extérieur, ce qui facilite la communication, mais oblige aussi à un minimum de contrôle pour éviter des abus.
D’ailleurs, ce moyen de communication est limité, en ce qui concerne les communications extérieures (notamment vers les structures régionales) par le crédit téléphonique accordé, d’où la nécessité d’un contrôle des consommations. Ce problème de crédit téléphonique est d’autant plus grave au niveau des directions régionales, que le téléphone est le moyen le plus usité pour communiquer avec les responsables au niveau central, et en cas de défaillance, il n’y a plus de communication ascendante. Le fax, s’il existe dans certains services, n’est pratiquement pas utilisé (matériel souvent hors service, tributaire du téléphone) alors que c’est un moyen rapide et efficace pour la transmission de données. D’ailleurs, très peu de structures en sont équipées, et c’est dommage!.

Le tableau d’affichage

Moyen le plus simple (et peut être le plus efficace) pour la communication interne, le Tableau d’affichage est malheureusement commune à tout le ministère. Certes, l’absence d’un tableau d’affichage propre à la DGB n’est pas un problème crucial, la DGB faisant tout de même partie du MFB, mais il pourrait apporter une certaine sérénité au sein du personnel de la direction générale dans la mesure où elle pourrait y traiter tous les sujets spécifiques. C’est aussi le meilleur moyen pour minimiser les rumeurs parmi le personnel.

La voiture de service

Le véhicule est indispensable pour les déplacements et l’acheminement des documents avec rapidité et sécurité des courriers à transmettre.
On peut cependant remarquer une répartition pas toujours équilibrée des véhicules, et souvent au détriment des structures régionales.
C’est ainsi que si la communication descendante peut aisément être assurée par ce biais, la communication ascendante émanant des directions régionales n’est pas toujours assurée.
De plus, le problème de carburant peut limiter l’utilisation de ce moyen, mais là, c’est à la fois un problème d’insuffisance de crédits et un problème de gestion.

PROBLEMES LIES AUX MOYENS HUMAINS

« Il n’est de richesses que l’hommes », disait Paul BODIN.
Tous ces moyens ne sont rien, sans les hommes qui les utilisent.

Problèmes de qualification du personnel

Le secrétariat

Nous avons vu que l’élément central dans la correspondance administrative est le secrétariat. (Saisie, gestion et transmission du courrier, classement des dossiers, ect…)
Ces fonctions requièrent une compétence qui doit être complétée par un niveau de technicité élevée et/ou des formations.
On peut regretter qu’il y a de moins en moins de formation de perfectionnement et de recyclage, alors que la technologie en matière de Bureautique ou d’informatique est en perpétuelle évolution.

le Planton

Quand au planton, qui s’occupe en interne, de la transmission physique des documents, le problème souvent rencontré est le manque de formation.
En effet, cette fonction, présumée simple et ne nécessitant pas un niveau d’instruction élevé, requiert néanmoins une bonne connaissance des lieux, et un certain bon sens quant à l’appréciation de l’urgence de la transmission de certains courriers. Malheureusement, la routine pour certains, et la nouveauté dans le métier pour d’autres, font que des retards de transmission sont souvent imputables aux plantons.

Problèmes d’effectif

En fait, il ne s’agit pas à proprement parler de problème d’effectif, mais plutôt de problème d’ optimisation et de répartition de cet effectif.
Au delà de problème éventuel d’insuffisance (qui reste toujours à prouver) , il y a donc le manque d’harmonisation, dû au fait que les fiches de tâches ne sont pas claires pour tout le monde, et c’est ainsi que, si certains se retrouvent débordés, d’autres sont par contre désœuvrés et sous employés.

Problème de transfert de compétence

C’est plutôt un problème de mentalité. Le manque de culture d’appartenance et du sentiment de travailler pour l’intérêt général bloque la communication horizontale. Chacun a tendance à garder pour lui les « petits secrets » de travail, et n’en font pas profiter les collègues.
Cette rétention d’information et de compétence freine toute velléité de synergie à l’intérieur du groupe et sur l’esprit d’équipe, et là, il y a beaucoup à faire en matière de communication.

PROBLEMES LIES AUX MOYENS FINANCIERS

Il faut reconnaître que la plupart des problèmes évoqués précédemment peut être expliquée par l’insuffisance des moyens financiers.
On sait que l’Administration n’a pas les moyens financiers nécessaires à ses missions, et qu’elle est obligée de s’adapter en permanence. Mais nous avons aussi vu qu’une optimisation des moyens disponibles, une hiérarchisation des besoins selon les priorités auraient pu y remédier en partie.