GUIDE METHODOLOGIQUE DE LA CONDUITE DE PROJET

A savoir où vous mettez les pieds, à connaître vos atouts et vos fai-blesses.

Il s’agit d’une étape incontournable qui peut sembler ennuyeuse mais qui vous confortera dans votre idée, la fera évoluer ou vous la fera définitivement abandonner. Pourquoi réinventer l’eau chaude ? En allant découvrir et étudier des projets similaires au vôtre, vous profiterez de l’ex-périence de vos prédécesseurs. Vous gagnerez beaucoup de temps sur la suite des opérations. Quels sont les moyens dont je dispose ? Autofinancement, compétences,disponibilité, carnet d’adresses, expérience préalable… Quels sont les moyens qui me manquent ? Matériels, humains, financiers…

Qui sont les principaux acteurs ? Services municipaux, services de l’Etat, associations locales, entreprises, professionnels… (que font-ils ? Quelles sont les ressources dont ils disposent qui pourraient servir mon projet ?). Qui sont les partenaires potentiels ? Ceux vers qui je vais aller en priorité.

Quel est l’état de la concurrence ? Qui sont mes principaux concurrents et qu’est-ce qui fait la différence ?

Grosso modo, vous devez rechercher trois grandes catégories d’information :

Qui fait quoi ? Qui sont les principaux acteurs ?

Comment ? Quels sont les méthodes, les procédures, les réglementations, les outils employés ?

Avec quoi ? Quelles sont les ressources humaines, financières et matérielles à réunir ?

Plus concrètement, vous aurez fait le tour de l’état des lieux si vous êtes en mesure de répondre aux questions suivantes :

Comment ça marche ? Moyens, coûts, compétences, procédures, réglementations, délais…

Qu’est-ce qui ne marche pas ? La localisation, la disponibilité du public, les contraintes techniques, juridiques…

Comme vous le voyez, vous avez intérêt à noter précieusement toutes les informations que vous allez collecter. Elles sont indispensables pour :

Approfondir et affiner votre projet (quelle est sa valeur ajoutée ? Qu’est-ce qui fait la différence ? Et quels sont ses « plus » ?). Construire votre budget.

Préparer l’argumentaire qui vous permettra de convaincre vos futurs interlocuteurs.

Aller à la découverte de votre environnement vous aidera à vous situer. Osez frapper aux portes, demander des rendez-vous. Vous vous habituerez aux refus et prendrez de plus en plus d’intérêt et de plaisir aux rencontres qui vous attendent.

A garder en tête :

Commencez à côté de chez vous : interrogez d’abord votre entourage, puis les services de la ville, une association que vous connaissez, le point information jeunesse le plus proche, la direction départementale de la Jeunesse et des Sports.

Demandez conseil auprès de nouveaux contacts et allez ainsi de contact en contact, du plus proche au plus loin.

N’oubliez pas Internet.

A savoir combien va coûter votre projet (les dépenses) et si vous êtes en mesure de réunir les financements nécessaires (les recettes).

Le budget prévisionnel doit refléter fidèlement l’analyse de vos besoins et les ressources que vous avez ou que vous comptez réunir pour les satisfaire. Soyez sûr d’une chose, c’est sur cet élément du dossier que vos interlocuteurs jugeront, d’un coup d’œil, du sérieux de votre motivation et de la rigueur de votre démarche.

Pas de projet sans argent, pas d’argent sans un minimum de comptabilité, pas de comptabilité sans budget prévisionnel écrit.

Vous devez considérer le budget prévisionnel (ou plan de financement) comme un outil à votre service. Il vous permet de suivre point par point l’avancement de votre projet. Il évolue avec lui. Il vous oblige à faire preuve de réalisme en identifiant toutes les dépenses que vous serez amené à faire (merci l’état des lieux).

Quelques principes à retenir impérativement :

Les recettes et les dépenses doivent toujours être présentées en colonnes équilibrées (égales). Chaque dépense (on dit poste) doit être justifiée : pas de chiffres « bidons », pas de partenaires fantaisistes…Pas d’estimation à la louche, faites faire des devis ou allez relever les prix dans les magasins.

Prévoyez une marge d’imprévus d’au moins 8 % de dépenses.

Dans la colonne des recettes, doivent apparaître les ressources dont vous disposez déjà (apport personnel ou autofinancement…). Pour les partenariats, précisez s’ils sont acquis, en cours de négociation ou à acquérir.

Distinguez les apports en financement direct ou en nature.

Parce qu’il est évolutif un budget doit toujours être daté : budget prévisionnel au « 1er avril 2004 »…

Exemple de budget prévisionnel simplifié :

Le projet : création d’un local d’initiation à l’informatique pour les jeunes du quartier. Le local est géré par des bénévoles à son démar-rage, il n’y a donc pas de frais de personnel.

Le loyer est réduit car le maire a accordé un tarif préférentiel en échange des travaux de remise en état du local. La différence apparaît dans la colonne des recettes au titre de la participation en nature de la mairie. Idem pour les ordinateurs.

Les lettres d’engagement des partenariats acquis doivent figurer en annexe du dossier. Imaginons que ce budget prévisionnel soit celui de votre projet. Il montre que vous vous investissez personnellement (auto financement et bénévolat valorisé), que vous avez su convaincre à la fois des partenaires publics

C’est l’engagement écrit (visible) de votre détermination à réaliser votre projet.

C’est une étape essentielle. Elle atteste de la réalité du projet. Cette formalisation est le préalable à la recherche de partenaires. Vous avez réuni suffisamment d’éléments pour monter le dossier de présentation de votre projet. Votre objectif maintenant est de convaincre, pas de faire de la littérature.

Concrètement vous êtes désormais en mesure de répondre aux questions suivantes :

Qui, quoi, pourquoi, pour qui, comment, où, combien ?

Qui ? Porteur et origine du projet.

Pourquoi, Pour qui ? Finalités.

Quoi, Où, Quand ? Contenu précis (description), échéance et localisation du projet.

Comment ? Approche technique (besoins, ressources, compétences…). Combien ? Approche financière.

Le dossier de présentation est bâti sur la trame de ces questions. Il intègre un volet financier et un volet communication. Il doit être :

Court : maximum 12 pages bâties sur la trame des questions.

Clair : synthétique et aéré (encore des choix à faire…).

Vivant : motivant.

Crédible : toutes les informations doivent être vérifiées et argumentées, notamment le volet financier.

Evolutif : adaptable en fonction des interlocuteurs.

Vous allez envoyer ou remettre ce dossier à vos interlocuteurs. Il vous représente et témoigne du travail que vous avez déjà effectué et de votre détermination à réussir. Soignez-le sans luxe inutile, la forme sera presque aussi importante que le contenu.

Exemple de composition de dossier :

Une couverture avec le titre et vos coordonnées (1 page). Voir plus loin la fiche communication.

Un court sommaire avec une pagination ou un système de fiches numérotées (1 page).

La présentation du ou des porteurs du projet et de son origine : QUI ? POURQUOI ? (2 pages maxi).

Le descriptif du projet : QUOI ? Où ? QUAND ? (2 pages maxi).

Les moyens à mobiliser : humains, techniques, logistiques, financiers. COMMENT ? 2 pages maxi en précisant ceux que vous avez déjà réunis.

Le budget prévisionnel : COMBIEN ? (1 page). L’argumentaire (adapté) en direction du partenaire : Pourquoi soutenir votre projet ? Pourquoi lui ? Ce que vous attendez de lui et ce qu’il peut attendre de vous en contrepartie (2 pages maxi).

Remarque : avec le budget prévisionnel, c’est l’une des fiches les plus évolutives du dossier.

La communication : ce que vous avez prévu de faire pour promouvoir votre projet et vos partenaires (1 page).

Les annexes : engagements de soutien déjà acquis, contacts en cours, articles de presse, indications techniques complémentaires, photos, dessins…

Faites le compte, nous voici déjà à 12 pages sans les annexes auxquelles il faudra ajouter une lettre d’introduction si vous envoyez le dossier par courrier. 1 page maximum pour dire qui vous êtes, ce que vous voulez faire et en quoi votre interlocuteur peut y trouver intérêt. Il est bon qu’elle se termine par une demande de rendez-vous.

A garder en tête :

Faites relire votre dossier par plusieurs personnes avant de le diffuser. Elles vous diront si tout est clair et compréhensible. Ce qui vous semble clair peut ne pas l’être pour quelqu’un qui ne connaît pas le sujet comme vous. Ces personnes relèveront les fautes que vous avez oubliées car on en oublie toujours même après relecture !.

Travaillez sur ordinateur pour pouvoir faire évoluer le dossier sans problème.

La réalisation d’un dossier de présentation et sa diffusion ont un coût : papier et timbres

notamment, prévoyez-le au budget prévisionnel.

A vous donner les moyens d’aller au bout de votre idée et de réaliser votre projet dans les meilleures conditions.

Vous voici arrivé à la grande épreuve de vérité. Vous allez confronter votre idée, donc un peu de vous-même, aux regards critiques de professionnels qui n’ont généralement pas beaucoup de temps à vous consacrer. C’est parfois douloureux et exaspérant, mais cet « effet miroir » est indispensable pour affiner et clarifier votre projet, révéler vos compétences de négociateur. Vous allez devoir argumenter et convaincre, essuyer probablement de nombreux refus avant les premiers accords qui donneront un coup d’accélérateur à votre projet.

Si l’état des lieux a été bien fait, vous devez savoir quels sont les organismes les plus à même de vous aider. Peut-être en avez-vous déjà rencontrés certains ? Commencez par ceux-là.

Les aides sont aussi diverses que les partenaires sont multiples : mairies, associations, entreprises, commerçants, directions départementales de la Jeunesse et des Sports, fondations spécialisées dans l’aide aux projets et médias locaux.

Selon l’organisme, vous pouvez obtenir :

Un soutien financier : sponsoring, mécénat, prêt, subvention, bourse, prix…

Une aide en nature : réduction sur du matériel, prêt d’un local…

Un parrainage médiatique : articles ou reportages sur votre projet.

Des conseils et des contacts : mise en relation avec d’autres partenaires potentiels.

Une caution morale : les encouragements de vos partenaires sont précieux, surtout si ce sont des personnalités reconnues.

Une approche nouvelle ou des pistes pour développer votre projet à laquelle vous n’aviez pas pensé.

La marche à suivre :

Sélectionnez vos « cibles » : une vingtaine au maximum après avoir identifié, pour chacune d’entre elles, comment elle peut vous aider et ce que vous pouvez lui apporter en contrepartie. Construisez un argumentaire court et précis.

Formulez une demande réaliste.

Envoyez un dossier adapté au partenaire et dans la mesure du possible prenez rendez-vous. Préparez soigneusement l’entretien.

Demandez à formaliser les engagements par écrit. Ce qui n’est pas écrit, n’est pas acquis. Suivez de près les décisions et assurez-vous qu’elles sont appliquées.

A garder en tête :

Analysez précisément vos besoins, sans les sous-évaluer, en distinguant le partenariat en nature du partenariat financier. Cela vous aidera à formuler une demande précise et vous rendra plus crédible. N’oubliez pas de prévoir une marge de sécurité pour prendre en compte les imprévus.

Pour amorcer la pompe et vous faire les dents, commencez par les apports en nature. Normalement, ils sont plus faciles à obtenir et vous permettront de donner corps à votre dossier en montrant que vous avez déjà convaincu des partenaires (toujours la question de la crédibilité). Construisez un argumentaire simple qui prend en compte le point de vue du partenaire que vous sollicitez et ce que vous pouvez lui apporter. Les bonnes négociations sont les négociations « gagnant-gagnant ». Mettez-vous à la place de votre interlocuteur. Présentez un dossier qui tient la route techniquement et financièrement.

Osez même ce qui vous semble impossible si vous avez foi en votre projet. Au pire vous aurez un « non ».

Préparez l’entretien : durée, contenu, expression, écoute, attitude. Quoi qu’il arrive, pensez à demander à votre interlocu-teur s’il connaît d’autres contacts pour votre projet : « A votre avis qui pourrait être intéressé par ce projet ? Si oui, est-ce que nous pouvons appeler de votre part ? » Diversifiez vos sources de financement. Il arrive que des partenaires se désistent au dernier moment. Ne prenez pas le risque de vous retr-ouver à zéro au moment de passer à l’action. Ne mettez pas tous les œufs dans le même panier. Soyez attentif aux réactions de votre interlo-cuteur. Ce sont autant d’indications utiles sur les points forts et les faiblesses de votre projet et sur la façon dont vous le présentez. Faites preuve de détermination et surtout de patience. Qui dit négociation, dit durée. Contractualisez avec les partenaires impor-tants. Les écrits restent.

Maintenez les contacts (cf. fiche de contact) durant la réalisation du projet et au-delà. Les contacts d’aujourd’hui peuvent être les parte-naires de demain si vous vous y prenez bien.